Ali je dokument, npr. potrdilo o prejemu vloge, izdano s strani uradne osebe veljaven, če je datum na dokumentu pisan s številko namesto z besedami?

ZUP opredeljuje pisanje datuma s številko oziroma z besedami izrecno le v 97. členu ZUP v zvezi z vročilnico kot potrdilom naslovnika, da je na določen dan prejel dokument, ki ga organ vroča. Analogno bi lahko oznako relevantnega datuma s strani uradne osebe z besedo in ne le številko predpisal kak področni predpis. Zato lahko pravila posplošimo na celotno komunikacijo, tako izdajo potrdil idr. aktov s strani upravnega organa kot vlog strank, torej bodisi akte stranke bodisi uradnih oseb bodisi drugih udeležencev v postopku.

Določba 97. člena ZUP določa, da mora prejemnik sam napisati na vročilnico datum prejema z besedami, kar pa po ustaljenem stališču komentarjev ZUP oz. teorije (npr. gl. Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, str. 133 in povezane) ter sodne prakse izhaja iz potrebe po čim lažjem dokazovanju oz. enoznačni ugotovitvi za pravne učinke merodajnega dejstva (datuma vročitve in posledično teka rokov oz. uveljavljanja pravic strank oz. javnega interesa po 7. členu ZUP). Če naslovnik oz. prejemnik pisanja ne označi datuma vročitve z besedami, zgolj zato vročitev ni neveljavna. Prav tako vročilnica kot potrdilo velja, čeprav je zapis datuma s številko. Le v dvomu, če iz zapisa datuma s številkami ni povsem nedvoumno, ali gre za en ali drug datum, tako potrdilo oz. dokument ne velja kot (edini) dokaz, temveč je treba dejstvo (datuma vročitve) preverjati po posebnem ugotovitvenem postopku po 98. členu ZUP.

Če torej posplošimo, glede na 10. člen ZUP oziroma po načelu proste presoje dokazov lahko sklepamo, da je katerikoli dokument veljaven, četudi je datum v nasprotju s predpisanim pisan s številko namesto z besedami, če le ni dvoma v vrednost podatka, saj (naj bi) se piše datum z besedami (le) zato, da se zmanjša dvom, za katero vrednost (dan/mesec) gre. Določitev forme oz. načina oznake ni namenjena sama sebi, ampak je orodje za realizacijo materialne resnice oz. ugotovitve in potrditve resničnosti relevantnih dejstev v postopku.

Vendar Zakon o debirokratizaciji (ZDeb, Ur. l. RS, št. 3/22), veljaven od 22. 1. 2022, v svojem 24. členu določa, da se v 97. členu ZUP v prvem in tretjem odstavku črta besedilo »z besedami«. Torej prejemnik na vročilnico ne piše več datuma z besedami, ampak le s številko. Po novem 97. člen ZUP določa v prvem odstavku, da vročilnico podpišeta prejemnik in vročevalec, prejemnik pa še sam napiše datum prejema s številko. Dodatna pravila določa tudi 5. člen Pravilnika o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 89/22), ki v svojem drugem odstavku določa, da naslovnik ob vročitvi izpolni izjavo o prevzemu tako, da s številkami vpiše dan, mesec in leto prevzema ter se lastnoročno podpiše.