Upravni organ je prejel zahtevek stranke (vlogo) za priznanje pravice, ki je po področnem predpisu vezana na rok oz. je na rok zahtevka vezan datum priznanja pravice (npr. otroški dodatek).

Vloga je bila sicer poslana pravočasno, še pred iztekom že priznane pravice (npr. 30. 7., kar bi pomenilo, če bi to šteli za dan vložitve zahtevka, po področnem zakonu in ob izpolnitvi pogojev priznavanje pravice od 1. 8.), a po navadni pošti, organ pa jo je prejel že po izteku roka (npr. 1. 8., kar bi pomenilo priznavanje te pravice šele od 1. 9. dalje). Ali se stranki lahko prizna pravočasnost vloge (npr. za priznavanje pravice že od 1. 8.), torej se kot datum vložitve zahteve šteje dan oddaje, čeprav je vloga poslana navadno ali in ne kot priporočeno?

Kaj pa, če je vlogo stranka (zavezanec) poslala po hitri pošti in sicer na pošto zadnji dan roka za vložitev vloge, pristojni organ pa jo je prejel naslednji dan. Na pošiljki je oznaka "EE" (torej ne "AR" oz. "RR", ki naj bi označevali priporočene pošiljke). Ali je tako vlogo šteti za poslano priporočeno po pošti, upoštevaje drugi odstavek 68. člena ZUP, ali pa je šteti rok za zamujen?

Če je vloga dana priporočeno na pošto v Republiki Srbiji, ali jo je potrebno šteti za pravočasno? Je v katerem predpisu urejen takšen primer?

Kako pa je v takšnem primeru s časom vloge, ki jo stranka pošlje po elektronski pošti? Kdaj oz. s katerim datumom se elektronska vloga evidentira v informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom, sploh če je npr. poslana izven poslovnega časa organa (npr. v petek zvečer)?

Pogosto komunikacija organa in strank poteka prek pisnih vlog. Vloge pa lahko stranka osebno izroči organu, pošlje po pošti ali elektronski pošti. Z več možnostmi oddaje vlog uprava skuša delovati čim bolj usmerjeno k uporabnikom, pri tem pa je v ospredju temeljno načelo varstva pravic strank. Pogosto pa se zgodi, da stranke lovijo zadnji dan roka za vložitev svojega zahtevka, zato je treba biti glede vlog, poslanih po pošti v tem smislu, še posebej pozoren.

Načeloma velja za upoštevanja časa vložitve vlog prejemna teorija, kot jo povzame prvi odstavek 68. člena ZUP, ki določa, da je vloga vložena pravočasno, če jo organ prejme pred iztekom roka.

Določa pa ZUP tudi izjeme, ko velja oddajna teorija (glej drugi, tretji in četrti odstavek 68. člena ZUP). Med te izjeme sodi tudi pošiljanje priporočeno po pošti in v določenem pogledu tudi pošiljanje po elektronski pošti. V drugem odstavku 68. člena ZUP je določeno, da se za vlogo, poslano priporočeno po pošti, šteje dan prejema vloge pri organu dan oddaje vloge. Če stranka vlogo odda na pošti torej "priporočeno", je vloga pravočasna oz. se šteje datum oddaje in ne šele prejema.

Področni predpis, tj. Zakon o poštnih storitvah (ZPSto-2, Ur. l. RS, št. 51/2009) v 21. točki 2. člena določa, da je priporočena poštna pošiljka tista poštna storitev, ki v skladu z ZPSto-2 po enotni tarifi zagotavlja jamstvo za izplačilo odškodnine ob izgubi, kraji ali poškodbi in omogoča, da lahko pošiljatelj na svojo zahtevo pridobi dokaz o dostavi te pošiljke. Vendar pa je ZUP glede navedenega vprašanja specialnejši predpis (lex specialis). Zato, da se šteje vloga za vloženo na dan oddaje le-te, zadošča jasno in nedvoumno označen poštni žig oddaje (čeprav ne priporočeno). Ker se izjeme od prejemne teorije nanašajo le na čas oddaje vloge na pošto, tako sam način oddaje glede na ZPSto-2 ne sme ustvarjati razlik v razumevanju pravočasnosti po ZUP (tako tudi v Grmek, gl. članek v Pravni praksi, št. 9, marec 2011). Ker ZUP določa kot pogoj za štetje dneva oddaje, da je oddano »priporočeno«, tega ne tolmačimo po standardih Pošte Slovenije, ampak je odločilen jasno označen datum oddaje.

Če je torej izkazan datum oddaje vloge v okviru roka, se vlogi prizna pravočasnost - ne glede na datum dejanskega prejema pošiljke pri organu. Izjema od tega bi bila le, če bi področni predpis izrecno določal obliko pošiljke, saj bi nadredil ZUP in bi bilo tako potrebno upoštevati poseben predpis.

Pri oddaji vlogi je torej pomembno, da se vlogo odda pravočasno in je datum lahko jasno razbrati s pošiljke, kraj oddaje pošiljke pa ni relevanten oz. ni izrecno opredeljeno v predpisih, da mora biti pošiljka odposlana na ozemlju Republike Slovenije, zato enako velja za npr. odpremo iz Srbije ali katerekoli države. Tako vloge ne moremo šteti za prepozno zgolj zato, ker denimo nima oznake "AR", če iz vloge (ovojnice) izhaja, da je bila pravočasno oddana, tako da je 'datum oddaje nesporen, tj. potrjen s strani pooblaščene pošte kot izvajalca javne službe. Pri vlogah, oddanih na pošti, npr. zadnji dan s pošiljko, ki nima oznake RR ali AR, če je na ovojnici žig (ali nalepka), iz katerega jasno izhaja datum oddaje, tudi velja, da so vložene že na dan oddaje in torej pravočasne oz. se ob izpolnjenih pogojih po področnih predpisih pravica prizna, kot da je zahteva vložena na dan oddaje (tako v prvem primeru že 30. 7., zato priznanje pravice lahko brez prekinitve od 1. 8. dalje).

Če je vloga poslana zadnji dan roka, pa iz nje ne izhaja, kdaj je bila poslana in jo organ prejme po roku, pa je prepozna in se zavrže (gl. 3. točko prvega odstavka 129. člena ZUP).

Rok za vložitev zahtevka, kot ga določa področni predpis, je sicer materialni rok, zato sicer zanj glede ne/možnosti podaljšanja ne veljajo pravila ZUP (npr. vrnitev v prejšnje stanje).

Če je vloga poslana '''po elektronski pošti''', po prvem odstavku 68. člena ZUP šteje za '''pravočasno, če jo je pred iztekom roka prejel informacijski sistem''' organa ali informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Enako trenutek oddaje elektronske vloge opredeli Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, Ur. l. RS, št. 98/2004 in novele), ki v prvem odstavku 10. člena določa, da za čas prejema elektronskega sporočila šteje tisti čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v prejemnikov informacijski sistem. '''Pri elektronskem poslovanju zato velja prejemna teorija''', saj se pravočasnost vloge presoja izključno glede na trenutek, ko jo prejme informacijski sistem (organa ali centralni informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje).

Pošto v elektronski obliki lahko organ prejme neposredno v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva (35. člen UUP). '''Informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva organa samodejno beleži podatek o času prejema in samodejno potrdi prejem dokumenta''' na uradni elektronski naslov organa s povratnim sporočilom v elektronski obliki, ki vsebuje navedbo prejetega sporočila ali njegovo celotno vsebino, datum in čas prejema (glej 42. člen UUP). Pri ugotavljanju pravočasnosti vlog, ki so poslane po pošti ali po elektronski poti, zato '''ne vpliva, kdaj je bila vloga vnešena '''v informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom. Pravočasnost fizične vloge poslane po pošti se vedno ugotavlja na podlagi datuma na ovojnici - zato se mora ta obvezno priložiti vlogi, pravočasnost elektronske vloge pa na podlagi podatka, ki ga samodejno zabeleži informacijski sistem. Slednji vloge tudi sprejema ves čas oziroma 24 ur na dan, vse dni v tednu, pošiljatelju pa mora potrditi prejem s samodejnim povratnim sporočilo o datumu prejema. V informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom se praviloma evidentirata dejanski datum prejema (oziroma fiktivni pri poslovanju s fizično vlogo poslano po pošti) in datum, ko je bila vloga vnešena v sistem, vendar pa ponovno poudarjamo, da je pri ugotavljanju datuma vložitve odločilno, kdaj je bila fizična vloga oddana na pošti oziroma kdaj je elektronsko vlogo prejel informacijski sistem organa.