Stranka poda organu formalno nepopolno vlogo. Organ jo v skladu s 67. členom ZUP pozove k dopolnitvi vloge, stranka pa namesto tega poda izjavo, da zahtevek umika. Kdaj se je upravni postopek začel oziroma uvedel (in ali je pri teh izrazih kaka pomenska razlika) in kako uradna oseba postopa, kadar stranko pozove k dopolnitvi vloge, ki jo je vložila za pridobitev ali dodelitev pravic, pri tem pa je stranka po pozivu k dopolnitvi zahtevala umik svoje vloge (npr. stranka zahteva izročitev celotne vloge skupaj z dokazili nazaj in organ pozove, naj smatra njeno vlogo za brezpredmetno)?

Nepopolne ali nerazumljive vloge obravnava ZUP v 67. členu ZUP, kjer določa, da četudi je vloga nepopolna ali nerazumljiva, je ni dovoljeno zavreči, temveč mora organ v roku petih delovnih dni zahtevati v obliki dopisa odpravo pomanjkljivosti in določiti vložniku nov rok, v katerem mora vlogo dopolniti. V drugem odstavku istega člena ZUP šteje, da je vloga vložena takrat, ko so pomanjkljivosti v roku odpravljene. V nasprotnem primeru organ vlogo zavrže s sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba. Vendar pa mora biti vsaka vloga razumljiva in mora obsegati vse, kar je potrebno, da se jo obravnava, torej vse formalne sestavine, ki jih kot obvezne za posamično vlogo določa ZUP ali drug zakon, ki ureja odločanje v posamezni upravni zadevi (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 205 – 206).

V primeru, ko organ stranko pozove k dopolnitvi formalno pomanjkljive vloge in stranka namesto dopolnitve vloge poda izjavo, s katero umakne svoj zahtevek, organ ne bo ustavljal postopka, ker ta niti ni bil uveden. Zato se kljub izjavi o umiku zahtevka, ki jo stranka poda, osnovni zahtevek s sklepom zavrže v skladu z drugim odstavkom 67. člena ZUP kot formalno nepopoln, ker stranka v predpisanem roku ni odpravila pomanjkljivosti. Postopek je namreč lahko začet ali uveden šele, ko so izpolnjene vse procesne predpostavke (poleg pristojnosti organa in popolnosti vloge tudi vsi pogoji po 129. členu ZUP za meritorno ugotavljanje, dokazovanje in odločanje v zadevi). Organ mora tako izdati sklep o zavrženju (prvotne) vloge, saj ni bila dopolnjena, kot je bilo zahtevano. V obrazložitvi sklepa se navede, da je bil poslan poziv k dopolnitvi vloge, ki pa ga stranka ni upoštevala in je namesto tega zahtevala umik prvotne vloge oziroma njeno izročitev. V primeru, da uradna oseba ne postopa po postopku, opredeljenem zgoraj, se lahko zoper njo na podlagi revizije uvede disciplinski postopek oziroma drug nadzorni postopek, kajti vloga je bila dejansko vložena in je potrebno postopek speljati formalno zakonito. Le tak način namreč zavaruje položaj uradne osebe in ne nazadnje položaj stranke, če bi katerakoli, verjetno predvsem stranka, kasneje (lažno) navajala dejstva oz. izpodbijala postopanje uradne osebe, ki je vodila postopek.

Na podlagi ustne zahteve stranke, da se vlogo umakne in šteje za brezpredmetno po pozivu pristojnega organa k dopolnitvi vloge, uradna oseba, ki vodi ta postopek, sestavi zapisnik (gl. 74. člen ZUP in nadaljnje člene), v katerem navede in opiše dano situacijo in okoliščine dogajanja od dne, ko je stranka vložila vlogo, do njene zahteve za umik vloge in razlogov za njeno zahtevo, če je navedla dejanski vzrok umika. Po možnosti naj stranka podpiše zapisnik, če pa to ni mogoče oziroma se stranka ne želi podpisati, uradna oseba zavede v zapisniku, da stranka ni želela podpisati, oziroma navede druge vzroke za odsotnost podpisa. Če stranka zahteva izročitev vloge skupaj z dokazili (dane s strani stranke ali pridobljene iz uradnih evidenc organa, ki vodi postopek, oziroma uradnih evidenc drugih organov), uradna oseba ne sme izročiti vloge, ne da bi predhodno ohranila in obdržala kopijo celotne zadeve za organ (za zbirko dokumentarnega gradiva), če pa uradna oseba vseeno izroči vlogo stranki, ne da bi pri tem poskrbela za fotokopijo, v zapisniku navede povzetek navedb in pomanjkljivosti vloge, zaradi katerih je pozvala stranko k dopolnitvi. Tako zapisnik pridobi status nadomestila vloge.

Glede dileme o pomenu izrazov »začet« in »uveden«, češ da gre pri tem za razliko v pomenu, menimo, da to ne drži. V obeh primerih gre v procesnem smislu za enak pomen obeh pojmov. Pri branju 125. člena ZUP, 126. člena ZUP, 127. člena ZUP (gl. zlasti drugi odstavek, iz katerega izhaja, da ob zavrženju zahteve zaradi neizpolnjene procesne predpostavke postopek sploh ni (bil) uveden) in 128. člena ZUP vidimo, da zakon uporablja oba pojma kot sinonima, ki oba označujeta začetek ugotovitvenega in dokaznega postopka, v katerem se presodi utemeljenost zahteve oziroma izpolnjevanje normativnih obveznosti, ki se zaključi z meritorno odločitvijo (tudi sklep o ustavitvi postopka po uradni dolžnosti je vsebinska odločitev, gl. Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 182).


Zadevno procesne situacijo pa bi bilo moč zakonito rešiti tudi drugače. Procesna pravica do razpolaganja s svojim zahtevkom, ki temelji na absolutni procesni predpostavki izražene volje za pridobitev pravice, omogoča tudi izdajo sklepa o ustavitvi postopka, saj sledi volji stranke, da določene pravice ne bo uveljavljala. Omenjene pravice do umika ne gre omejevati z začetkom ugotovitvenega postopka oziroma začetkom meritornega odločanja o upravni zadevi, saj je del postopka tudi formalni preizkus vloge. Kolikor se vloga nemudoma ne zavrže (prim. drugi odstavek 127. člena in 129. člena ZUP), stranka ves čas razpolaga s svojim zahtevkom, zato bi lahko odstopila od vloge oziroma umaknila zahtevek tudi v fazi formalnega razjasnjevanja ali dopolnjevanja neustreznega zahtevka.

Ker je v objavljenem primeru izpostavljena disciplinska odgovornost, gre dodati, da se opozorilo nanaša na primere, če uradna oseba zaradi ravnanja stranke, ki je vlogo umaknila po predhodnem pozivanju k odpravi pomanjkljivosti, ne bi storila ničesar, ne bi izdala sklepa o zavrženju ali ustavitvi, in bi postopek sploh ne bil zaključen na formalno pravilen način. Zavrženje ali ustavitev postopka v takih okoliščinah ne more biti razlog za disciplinsko obravnavo uradne osebe.