Upravni organ je v uvedenem upravnem postopku s sklepom imenoval izvedenca. Ta zahteva od organa predložitev spisne dokumentacije. Na kateri pravni podlagi to upravni organ sme oz. mora storiti, saj bi se lahko poseglo v varstvo osebnih podatkov?

Kadar v postopku pride do potrebe po postavitvi izvedenca, se organ ravna po določbah ZUP, gl. 190. člen ZUP in nadaljnje, do 197. člena ZUP. Izvedenca se postavi s pisnim sklepom, v katerem se opredeli njegove naloge (o čem naj pripravi poročilo, tj. izvid in mnenje, ter v kakšni obliki, npr. pisno ali ustno) in določi rok za izvedbo nalog. Kot izvedenca se postavi fizično osebo - strokovnjaka, lahko pa je to tudi pooblaščena organizacija - v tem primeru so izvedenci pooblaščenci te pravne osebe.

Morebitni pomislek pri posredovanju spisne dokumentacije se pojavlja glede varstva osebnih in drugih občutljivih podatkov udeležencev v postopku, vendar z imenovanjem izvedenca postane le ta podaljšana roka organa (t.i. amicus curiae). Posledično izvedenec nastopa med udeleženci v ugotovitvenem in dokaznem postopku v razmerju do stranke analogno kot uradna oseba organa. Izvedenec nastopa v upravnem postopku na strani organa, ki vodi postopek, saj pomaga pooblaščenim uradnim osebam ugotoviti in presoditi dejansko stanje, od katerega bo odvisna odločitev v upravni zadevi (več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 172). Nenazadnje mora izvedenec poznati vse navedbe stranke in nasprotnih udeležencev, da lahko verodostojno preuči naloženo, sicer njegovo delo ne more biti učinkovito ali pa je lahko celo strokovno sporno ali ne upošteva vseh relevantnih vidikov. Izvid in mnenje izvedenca je posledica seznanjenja izvedenca z dejstvi, kar do česar lahko pride le i vpogledom v spisno dokumentacijo. Pravna podlaga za posredovanje dokumentacije v zadevi izvedencu je sklep o imenovanju izvedenca v konkretnem postopku in za določen nabor dejstev, izdan na podlagi ZUP oz. področne zakonodaje.

Izvedencu pa se posreduje samo kopija dokumentacije, saj morajo izvirni dokumenti ostati v zadevi oz. zbirki dokumentarnega gradiva pri organu (več Stare v Kovač et al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, 2008).

Da postopek teče ekonomično, čim hitreje in učinkoviteje, mora organ (kopijo) dokumentacijo posredovati izvedencu že samoiniciativno, ne šele na podlagi izvedenčeve zahteve. Organ izroči izvedencu (kopijo) dokumentacije torej skupaj s sklepom o imenovanju izvedenca, saj je to pogoj za izvedbo njegovega dela.

Za izvedenca glede dostopa do spisne dokumentacije veljajo enaka pravila o dostopu in razkritju podatkov kot za uradne osebe organa (tudi sicer za izvedenca veljajo enaki pogoji kot za uradno osebo, gl. prvi odstavek 192. člen ZUP), seveda v delu, ki se nanaša na naloge izvedenca. Običajno bo tako organ izvedencu posredoval kopijo celotne dokumentacije, razen če je njegova naloga preučitev zgolj dela dejanskega stanu in je moč spisno dokumentacijo ločiti glede na več delov predmeta postopka.

Recipročno pooblastilom oz. dostopu do podatkov je izvedenec torej dolžan podatke varovati in čuvati enako kot organ oz. uradna oseba, ki vodi postopek. ZUP ne ureja, kako se postopa z dokumentacijo (oz. kopijami le te) po zaključku izvedenčevega dela, vendar priporočamo, da organ od izvedenca po predaji mnenja oz. predložitvi tega na ustni obravnavi zahteva vračilo (kopij) dokumentacije, da se možnost nepooblaščenega razkritja zmanjša.