Stranka v upravni zadevi poleg rešitve glavne zadeve (npr. prijava v zavarovanje) želi tudi potrdilo o tem, da je upravni organ/nosilec javnega pooblastila pregledal listino (npr. pogodbo o zaposlitvi), ki je bila dana organu na vpogled kot dokaz v tem postopku, čeprav za tako potrdilo ni izrecne podlage v področnem predpisu. Ali mora upravni organ tako potrdilo na zahtevo stranke vseeno izdati oz. na listini označiti, da jo je pregledal?

Po 179. členu ZUP so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil tisti, ki izdajajo potrdila in druge listine (izpiske, certifikate itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco, pri čemer zakon v istem členu definira uradno evidenco kot tiste podatkovne zbirke, ki so bile vzpostavljene na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. Izdana potrdila morajo seveda biti v skladu s podatki uradne evidence.
V skladu s 180. členom ZUP državni organi in organi samoupravne lokalne skupnosti izdajajo potrdila in druge listine tudi o dejstvih, o katerih ne vodijo uradne evidence, če zakon to izrecno določa.V tem primeru se dejstva ugotavljajo v posebnem ugotovitvenem postopku.


Ne glede na to, ali gre za zasebno (npr. pogodbo o zaposlitvi) ali javno listino (npr. osebna izkaznica), uradna oseba upravnega organa v celovitost take listine ne sme posegati npr. s prečrtanjem, radiranjem ipd. (le v skladu z zakonom lahko v upravni zadevi izda organ denimo popravni sklep, vendar je tudi v tem primeru izdan poseben sklep, nič pa ni v že izdani odločbi prečrtano ipd.), saj je na ta način listini (npr. javni) zmanjšana njena dokazna vrednost ali pa dokazne vrednosti sploh nima več. Tako organ na nobeni listini ne sme ničesar označevati, lahko naredi le uradni zaznamek v spisu zadeve.

Če ima stranka željo, da ji organ izda potrdilo, se mora organ na tako zahtevo odzvati. V kolikor ne gre za podatke iz uradnih evidenc ali za dejstva, za katera zakon izrecno ne opredeli, da se zanje lahko izda potrdilo, upravni organ nima pravne podlage za izdajo potrdila. V takem primeru organ zahtevo za izdajo potrdila zavrne in o tem izda odločbo. Šteje se, da je organ zahtevo zarvnil tudi v primeru, ko v zakonskem roku takega potrdila ni izdal. Ni pravilna praksa, da se o tem stranke obvešča z obvestilom (sodba VS RS U 52/94-5 z dne 28. 9. 1995) ali da se izda potrdilo, da na primer uradna evidenca tega in tega podatka ne vsebuje oz. da dejstvo ne obstaja. Odloča namreč o pravici stranke do izdaje potrdila, ki je sorazmerna z dolžnostjo organa, da potrdilo izda. (Jerovšek et al, ZUP s komentarjem, 2004, str. 517).

Če pa je namen stranke zgolj spremljanje celotnega ali pa določenega dela upravnega postopka, ji je to omogočeno po sedmi točki 82. člena ZUP, ki navaja, da imajo stranka, prizadeti državni organi in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist, pravico zahtevati obvestila o poteku postopka. O poteku postopka organ stranko obvesti z dopisom.