Ali mora vsak dopis sestavljen v konkretni zadevi, imeti citiran identičen opis (naslov) zadeve, kot je naveden na ovoju zadeve?

V primeru, ko javni uslužbenec pripravlja dopis v slehernem upravnem postopku je pomembno, da je dopis pripravljen strokovno in v skladu s predpisi ter vsebinsko natančno. Pri pripravi dopisa je potrebno upoštevati tudi oblikovni vidik, ki pa ga Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) posebej ne določa, ampak je opredeljen v Uredbi o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave (Ur. l. RS, št. 58/10 in novele).

UUP pa določa vsebinsko oziroma oblikovno zgradbo ovoja zadeve. Tako je v 55. členu UUP opredeljeno, da se na ovoj zadeve zapišejo številka zadeve, signirni znak, subjekt, kratka vsebina zadeve, rok hrambe in stopnja tajnosti. Pri zapisovanju obveznih sestavin ovoja zadeve je pomembno, da so določene in zapisane natančno ter tehnično in vsebinsko korektno. To pomeni, da je »v zgornjem levem kotu ovoja zadeve navedena številka zadeve, pod to številko pa se napiše signirni znak. Če se zadeva vodi skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku, se pod signirni znak navede še številko in zahtevnost upravnega postopka po upravni statistiki. V zgornjem desnem kotu ovoja zadeve se navaja morebitne pisarniške odredbe za rokovnik. Na sredini ovoja zadeve se navede subjekt, na katerega se zadeva nanaša, v naslednji vrstici pa je kratka vsebina zadeve (opis). Če se zadeva (ali dosje) ne nanaša na subjekt, ampak ima splošno vsebino (temo), se na sredini ovoja navede samo taka splošna vsebina, na primer: Urejanje gredice. Tehnično se taka splošna vsebina razume kot subjekt zadeve. V spodnji levi kot ovoja se lahko navede rok rešitve zadeve, ta rok se zapiše tudi na prvi dokument v zadevi, lahko pa se zapiše tudi na kateri drugi dokument v zadevi, če je bil ta rok določen naknadno. V spodnjem desnem kotu ovoja se označi rok hrambe. Pri zadevah z določenim rokom se rok hrambe zapiše šele ob rešitvi« (Stare, 2009, str. 71).

Pri pripravi dopisa v konkretni zadevi upravnega postopka je pomembno, da se nekatere sestavine (npr. številka zadeve), ki so zapisane na ovoju zadeve, identično zapišejo tudi v konkretnem dopisu v okviru zadeve. Zelo pomembno je, da je identična predvsem številka zadeve, saj je »številka zadeve evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka (številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvršča zadeve po vsebini), zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala« (Stare, 2009, str. 71). V primeru, da se v dopisu uporablja tudi opis (naslov) zadeve je smiselno in priporočljivo, da se uporabi identični opis (naslov) zadeve kot je opredeljen na ovoju zadeve, čeprav to ni posebej določeno. To pa ne pomeni, da je lahko opis (naslov) zadeve vsebinsko zapisan popolnoma drugače kot na ovoju zadeve. Poudarjamo pa, da uporaba opisa (naslova) zadeve v dopisu ni nujno potrebna – bolj pomembno je, da se uporablja predvsem identična številka zadeve.