Če organ izda zavrnilno odločbo, v kateri opiše dejstva v obrazložitvi, dejansko stanje se kasneje ne spremeni, niti materialna pravila, ali se potem nova zahteva zavrže ali ne? ZUP namreč določa zavrženje tudi v primeru negativne odločbe (129. člen), toda materialna pravnomočnost in prepoved odločanja dvakrat v istem nastopi le pri pozitivnih odločbah (ne pa pri zavržbah zahtevkov in negativnih odločbah), poleg tega pridobi učinek pravnomočnosti le izrek odločbe in ne obrazložitev? Če upravni organ izda stranki zavrnilno odločbo, ali naj torej za ohranitev svoje pravice in ob nestrinjanju s kvalifikacijo dejstev s strani organa raje vloži pritožbo zoper odločbo ali kar nov zahtevek, pri čemer v slednjem primeru najprej pridobi dodatna dokazila v podporo kvalifikaciji dejstev po razumevanje stranke?

V zadevah, v katerih je mogoče začeti postopek samo na zahtevo stranke, mora biti materialnopravni zahtevek, ki izhaja iz strankine zahteve, takšen, da ga je mogoče obravnavati in reševati v upravnem postopku. V upravnem postopku se zato opravi predhodni preizkus zahteve stranke za uvedbo upravnega postopka z namenom, da se preveri, če so izpolnjene vse procesne predpostavke za začetek postopka. Če procesne predpostavke niso izpolnjene, se upravni organ ne bo spuščal v meritorno presojo o utemeljenosti postavljene zahteve, temveč bo zaradi dejstva, da take vloge sploh ni mogoče obravnavati, to a limine zavrgel (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 281).

Upravni organ lahko torej med samim postopkom, če ugotovi, da so podani razlogi za zavrženje zadeve, le-to zavrže upoštevajoč pogoje iz prvega odstavka 129. člena ZUP. Skladno z omenjenim odstavkom se zahtevek zavrže tudi v primeru, če je bila predhodno izdana zavrnilna odločba in se dejansko stanje ali pravna podlaga ni spremenila. Organ bo torej zahtevek stranke, če o isti zadevi postopek še teče ali je že odločeno, zavrgel, saj o isti zadevi ne moreta sočasno teči dva postopka. Enako bo ravnal v primeru, da je bilo o isti zadevi že pravnomočno odločeno.

Pri tem teorija in zakonodaja res razlikujeta med različnima primeroma pravnomočnosti: materialno in formalno pravnomočnostjo (gl. 225. člen ZUP, pa tudi povezane določbe npr. 224. člena ZUP o dokončnosti in izvršljivosti). Če je odločba postala materialno pravnomočna, ker so bile stranki z njo podeljene določene pravice ali pravne koristi (res iudicata), potem postopka v nobenem primeru ni mogoče začeti, saj gre za vzpostavljeno javnopravno razmerje, v katerega bi bilo mogoče seči samo v primeru uporabe izrednih pravnih sredstev. Če pa je bil zahtevek stranke zavrnjen in je zato odločba postala zgolj formalno pravnomočna, med stranko in državo ni nastalo nobeno pravno razmerje, je zato o istem vprašanju mogoče še enkrat odločati. Zaradi načela ekonomičnosti pa tudi v tem primeru obstaja omejitev možnosti uvedbe novega postopka, in sicer se bo vloga stranke zavrgla tudi, če se relevantno dejansko stanje in ustrezna pravna podlaga nista spremenila od trenutka izdaje prvostopenjske odločbe v prejšnjem postopku, tako da organ ne bi imel nobenega razloga za sprejem drugačne odločitve, kot v že končanem postopku (ne bis in idem; prim. sodba Vrhovnega sodišča RS z dne 12. 5. 2005, I Up 1311/2004, sodba Vrhovnega sodišča RS z dne 17. 4. 2003, I Up 810/2002, sodba in sklep Upravnega sodišča RS z dne 10. 2. 2004, U 134/2002).

Na osnovi obrazloženega lahko zaključimo, da bi v tem primeru organ nov zahtevek po vsej verjetnosti zavrgel, saj se dejansko stanje ali pravna podlaga nista spremenili. Morebitne dodatne argumentacije bi bilo bolj smiselno uveljavljati v okviru pritožbenega postopka, da z dokončnostjo odločbe ne bi nastopil učinek prepoved odločanja dvakrat o istem po 4. točki prvega odstavka 129. člena ZUP. Slednji namreč kljub splošnemu pravilu, da se s pravnimi sredstvi izpodbija le izrek in le ta dobi status dokončnosti, pravnomočnosti in izvršljivosti, daje pomen opisu relevantnih dejstev po obrazložitvi odločbe zaradi skladnosti izreka in obrazložitve. Zato nespremenjena dejstva, kot opisana v obrazložitvi negativne odločbe, zavezujejo organ in stranko, če ta odločba oz. njen izrek postane dokončen v smislu formalne pravnomočnosti (ne bis in idem). V nasprotnem lahko stranka vloži novo zahtevo torej samo, če izkaže vsaj delno drugačno dejansko stanje, kot je bilo v času izdaje negativne odločbe na prvi stopnji. Za isto zadevo gre namreč le, če je izpolnjenih več kazalnikov: ista stranka, isti organ, isto materialno pravo (ista določba), v celoti isti dejanski stan in isti namen postopka; kolikor pa je katerikoli element drugačen, prepovedi odločanja ni (več), saj ne gre za isto stvar.