Kdaj je ustno obravnavo treba sklicati in kateri so potrebni koraki oz. ključna vodila pri načinu vodenja ustne obravnave?

Ustna obravnava je dejanje postopka, na katerem se pretrese in doseže tisto, kar je predmet ugotovitvenega postopka (prvi odstavek 163. člena ZUP). Cilj ustne obravnave je razjasnitev merodajnih dejstev v zadevi in uresničitev pravic do obrambe stranke, zato predstavlja koncentracijo (posebnega) ugotovitvenega postopka v enem samem dejanju postopka (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 326).

Ustna obravnava je lahko obvezna ali neobvezna. Neobvezna obravnava se lahko razpiše po lastnem preudarku uradne osebe ali na predlog stranke (pri čemer na predlog stranke uradna oseba ni vezana, niti stranka ne more izpodbijati sklica obravnave), vselej pa, kadar je to koristno za razjasnitev upravne zadeve. Po zakonu pa je ustno obravnavo treba vedno razpisati, če so izpolnjeni pogoji iz 154. člena ZUP:
- v zadevah, v katerih je udeleženih dvoje ali več strank z nasprotujočimi interesi;
- kadar se opravi ogled ali pa zaslišanje prič ali izvedencev.

Ustna obravnava je institut, v okviru katerega še posebej pride do izraza temeljno načelo zaslišanja stranke. Če stranki ali stranskemu udeležencu ni bila dana možnost, da se izjavi o dejstvih ali okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, bodisi na ustani obravnavi, lahko pa tudi izven nje, je to bistvena kršitev pravil upravnega postopka, predpisana v 3. točki drugega odstavka 237. člena ZUP (Grafenauer in Breznik, Upravno pravo - procesni del, str. 451). Po drugi strani so vabljeni na obravnavo prekludirani pri uveljavljanju svojih pravic in pravnih interesov, če so imeli možnost podaje npr. izjav ali predložitve dejstev na obravnavi, a tega niso izkoristili (prim. 238. člen ZUP, skupaj s 146. členom ZUP). Kolikor se ustne obravnave neupravičeno ne udeleži aktivna stranka, se celo domneva umik njene zahteve (tretji odstavek 161. člena ZUP).

Ključna vodila pri načinu vodenja ustne obravnave so:

*Ustna obravnava je javna (prvi odstavek 155. člena ZUP), kar pomeni, da so na njej lahko navzoče tudi osebe, ki sicer niso udeleženci konkretnega upravnega postopka. Javnost ustne obravnave izhaja neposredno iz javnega interesa. Vendar se javnost lahko vseeno izključi (iz celotne ustne obravnave ali samo njenega dela), če so podani za to zakonski pogoji (2. odstavek 155. člena ZUP), predvsem pa takrat, ko je treba obravnavati družinska razmerja, zaradi varnosti ali če to terjajo razlogi morale ali če se obravnavajo tajni podatki.
*Ustna obravnava mora biti dobro pripravljena in vodena: uradna oseba mora storiti vse, da se opravi brez zavlačevanja in po možnosti brez prekinitve in preložitve. Uradna oseba, ki vodi obravnavo, naj bo gospodar postopka, naj vodi zaslišanja in drugo komunikacijo med udeleženci.
*Tudi tistim, ki so povabljeni na ustno obravnavo, je treba dati dovolj časa, da se pripravijo (praviloma 8 dni od vročitve vabila do ustne obravnave, čeprav po sodni praksi tudi dejanska ali fiktivna vročitev vabila npr. le en dan pred obravnavo vabljenega ne odvezuje dolžnosti odziva oz. posledice neopravičenega neodziva na vabilo).
*Ustna obravnava se praviloma opravi na sedežu organa, ki vodi postopek, lahko pa tudi na kraju ogleda ali na kakšnem drugem kraju, če se s tem občutno zmanjšajo stroški in zadeva temeljiteje, hitreje ali lažje obravnava.
*Uradna oseba, ki vodi postopek, mora na začetku ugotoviti, kdo od vabljenih je navzoč, glede odsotnih pa se prepričati, ali so jim bila vabila pravilno vročena (prvi odstavek 161. člena ZUP).
*Na ustni obravnavi je treba ugotoviti in pretresti to, kar je predmet ugotovitvenega postopka, to pa so dejstva in okoliščine, ki so pomembne za odločitev v upravni zadevi (1. odst 163. člena ZUP), kot jih opredeljujejo področni predpisi. Obenem pa je treba strankam omogočiti, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi.
*Preprečiti je potrebno nepotrebno zavlačevanje obravnave in obravnavanje vprašanj, ki niso bistvena. Le v primeru, če predmeta ugotovitvenega postopka ni mogoče obravnavati na eni obravnavi, uradna oseba, ki vodi postopek, obravnavo prekine in čim prej določi, kdaj se bo nadaljevala.
*O ustni obravnavi se vodi zapisnik (prvi odstavek 74. člena ZUP) na način, da je iz njega mogoče razbrati celotni potek ustne obravnave.