Kakšen je postopek v primeru, ko stranka ne želi podpisati zapisnika? Kako naj ravna organ, če oseba izjavi, da se z nečim strinja, zapisnika o tem pa noče podpisati? Ali izjava o strinjanju zadošča ali mora pridobiti podpis?

Nepodpis zapisnika je urejen v tretjem odstavku 79. člena ZUP, pri čemer loči dve različni situaciji – v prvi oseba zapisnika noče podpisati, v drugi pa ga ne podpiše, ker odide pred njegovo sklenitvijo. V prvem primeru torej oseba izrazi nestrinjanje z vsebino zapisnika, v drugi pa se do vsebine zapisnika sploh ne opredeli. To izhaja tudi iz določb istega člena ZUP o tem, kako mora nato ravnati organ. V obeh primerih se nepodpis vnese v zapisnik, v primeru zavrnitve podpisa pa se navede tudi razlog zavrnitve.


Problem nastopi, če oseba ne navede razloga zavrnitve podpisa, kajti zavrnitev podpisa zbuja dvom o pravilnosti sestave in vsebine zapisnika. V takem primeru mora organ navesti, da je oseba zavrnila podpis, in kolikor ji je znano, zakaj se je to zgodilo (Jerovšek et. al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 281). Enako po našem mnenju velja tudi v primeru, če oseba predčasno odide zato, ker se ne strinja s sestavo ali z vsebino določenega dela zapisnika - osebe so z njegovo vsebino namreč seznanjene sproti, kajti uradna oseba zapisnikarju glasno narekuje, kaj naj zapiše v zapisnik oziroma če ga piše sama, glasno govori, kaj piše (75. člen ZUP).


Problem podpisovanja zapisnika je torej v tem, da oseb k podpisu ni mogoče prisiliti, nepodpis pa zbuja dvom v pravilnost sestave in / ali vsebine zapisnika. Ta dvom je toliko večji, če oseba navede razlog zavrnitve podpisa. Organ si sicer mora prizadevati, da podpis pridobi, če pa ga ne, se zapisnik sklene brez podpisa ter se to dejstvo in razlog, če je oziroma kolikor je znan, navede.


Če organ pri sestavi zapisnika ravna v skladu z ZUP, nepodpis zapisnika ne vpliva na njegovo dokazno moč (Breznik et al., ZUP s komentarjem 2004, str. 314), kar pomeni, da velja domneva resničnosti poteka dejanja in danih izjav, ne pa tudi njihove vsebine, razen če se je njihova resničnost preverjala z dokazili na podlagi načela materialne resnice (prvi odstavek 80. člena ZUP; Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 111; sodba VS RS U 1008/93-5). V takem primeru ima oseba še vedno možnost dokazovati nepravilnost zapisnika (drugi odstavek 80. člena ZUP).


To še toliko bolj velja, če oseba po branju zapisnika izjavi, da nima pripomb, nato pa ga noče podpisati, pri čemer menimo, da zavrnitve podpisa ne moremo šteti za pripombo k zapisniku, saj se pripombe podajajo pred njegovim podpisom (78. člen ZUP). Organ si mora torej prizadevati, da podpis pridobi, če pa ga ne, to navede skupaj z morebitnimi razlogi zavrnitve. Če je organ ravnal v skladu z ZUP, oseba pa ni imela pripomb, zapisnik velja za javno listino, oseba pa lahko kasneje dokazuje njegovo nepravilnost.