Kakšen je način vročanja (uporaba tretjega odstavka 83. člena ZUP), v primeru pisanja upravnega organa, pri katerem ni določenega roka za odziv ali na nespoštovanje roka niso vezane nobene pravne posledice (ni pravnega sredstva, ni sankcij za zamudo), se pravi, da organ naslovniku posreduje poziv ali vabilo (najprej) brez zagroženih sankcij za neodziv, le vljudnostno. Ali se v takšnem primeru pisanje lahko pošlje v obliki navadnega dopisa oziroma z navadnim vročanjem?

Kdaj nastopijo pravni učinki izdanih aktov? Kako vpliva javnost sej kolegijskega organa, ki je določena s področnimi predpisi oz. internim poslovnikom, na pravne učinke aktov kolegijskega organa?

Vročanje je eno pomembnejših dejanj upravnega postopka, saj morajo biti stranke postopka in morebitni stranski udeleženci seznanjeni s potekom in z odločitvijo upravnega organa (zaključkom postopka). Seznanitev s potekom in zaključkom postopka se zagotavlja z vročitvijo upravnih aktov tistemu, ki ga akt zadeva. Namen vročitve je seznanitev naslovnikov s potekom postopka in pravicami in obveznostmi, o katerih je odločal upravni organ (bodisi predstojnik individualno vodenega organa ali kolegijski organ). Vročitev je izročitev upravnega dokumenta od organa k naslovniku, ki mu je dokument namenjen, sama vročitev pa ima pomembne pravne posledice za dokument, ki se mora vročiti, za organ, ki je dokument izdal, in za tistega, ki mu je dokument vročen. S praktičnega vidika se pomen vročanja kaže predvsem kot dejstvo, da dokler upravni akt (odločba ali sklep) ni vročen stranki, tudi ne more postati izvršljiv; z dnem vročitve prične teči rok za vložitev pravnega sredstva (npr. pritožba in tožba v upravnem sporu). Dokler upravni akt strankam ni vročen, ne povzroči nobenega pravnega učinka - nima pravnih posledic in ne zavezuje niti strank postopka niti upravnega organa, ki ga je izdal. Do vročitve je odločitev možno spreminjati, pri tem pa ni razloga, da se tudi odločitev, ki je lahko tudi protokolirana (v pisnem osnutku odločbe ali zapisniku o glasovanju) ne bi spremenila, če bi se ugotovila drugačna dejstva ali če bi se ugotovilo, da je bil nepravilno uporabljen (materialni ali procesni) predpis. Takšno postopanje je celo dolžnost vsakega organa, ne glede na to, ali odločitev sprejme predstojnik individualno vodenega organa ali kolegijski organ. V obeh primerih je nevročena odločitev le pravno nezavezujoč osnutek (tudi zato izjema v 82. členu ZUP glede pregleda dokumentov v delu, ki se nanaša na osnutke odločb in sklepov). Predstojnik oziroma kolegij za spremembo svoje odločitve, ki pravno še ne učinkuje, tudi ne potrebuje pravne podlage, saj gre še vedno le za presojo dejanskega in abstraktnega stanja stvari. V primeru kolegija bi v zapisniku o glasovanju morali dodatno navesti, da se spreminja predhodna odločitev v zapisniku št. x., sprejeta na seji ipd.

Javnost sej kolegija bi na zapisano lahko vplivala v smislu, da javno glasovanje štejemo kot tudi javno razglasitev odločbe (gl. tretji odstavek 155. člena ZUP in četrti odstavek 210. člena ZUP). V tem primeru bi bila razglasitev, nasprotno kot zgoraj, zavezujoča in revotacija oziroma ponovno glasovanje ne bi bila mogoča/dopustna, saj bi bila odločitev že razglašena, čeprav pravni učinki do strank še niso nastali. Torej, če je odločitev javna, revotacija ni dopustna, v nasprotnem pa do vročitve odločbe. Vročanje je torej nedvomno eno ključnih postopkovnih vprašanj, saj ga ZUP opredeljuje kot pogoj za nastanek pravnih učinkov pisanja, ki se vroča.

Vročanje je torej v temelju opravilo v postopku, prek katerega organ kot adresant izroči dopise, pozive, vabila, sklepe, odločbe in druge dokumente oziroma pisanja naslovniku (stranki, zastopniku, priči, izvedencu, itd.). V tehničnem pogledu vročanje sestavljata dve dejanji: vročitev pisanja in potrditev tega dejanja s sestavo posebne vročilnice; to sta materialna akta. Večina določb v ZUP o vročanju operacionalizira temeljna načela varstva pravic na eni strani ter ekonomičnosti na drugi strani. Prenos uradnih upravnih dokumentov od organa k stranki je tako nujna komponenta v komunikaciji med izvršilno vejo oblasti na eni strani, ter posamezniki in pravnimi osebami na drugi strani; dosledno spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe. Zato ni presenetljivo, da so zlasti določbe o učinkovitem vročanju z nastankom fikcije vročitve ob odsotnosti naslovnika po 87. členu ZUP, eden ključnih razlogov, čemu se vsaj smiselna raba ZUP uvaja tudi v neupravnih zadevah. Vročanje po ZUP je v ožjem smislu opredeljeno kot posebno poglavje (83.–98. člen), v širšem smislu pa ga umeščamo med oblike občevanja med organom in drugimi udeleženci postopka. Glede načina, časa in kraja vročitve kaže poudariti, da so določbe ZUP in UUP spisane s poglavitnim ciljem, da naslovnik pošiljko prejme. Konkretne določbe je zato treba tolmačiti v tem okviru (Kovač, Vročanje v upravnem postopku (od vročitve upravne odločbe do njene izvršitve), 2008, str. 1303).

Dokumente, s katerimi je treba seznaniti osebe (naslovnike), organi vročajo po fizični ali elektronski poti. Vzporedno s sprejemom odločitve o vročanju dokumentov po fizični ali elektronski poti morajo organi oziroma javni uslužbenci odločati tudi, ali je potrebna osebna ali navadna vročitev dokumenta. Osnovno merilo ali bo organ vročal osebno po ZUP ali navadno po poštnih ali področnih (npr. davčnih) predpisih, je vsebina dokumenta, ki se vroča in želene posledice, ki naj izhajajo iz vročitve. Če vsebina ne zahteva posebnega varovanja, kar pomeni, da se vsebina eventualno lahko razkrije tudi na primer drugim članom gospodinjstva, in vročitev za naslovnika ne ustvarja pravnih posledic, ni potrebno, da bi se dokumenti vročali osebno po ZUP, temveč zadostuje da se vročitev opravi po poštnih predpisih (Kovač et al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 74, 75). Vročanje se mora opraviti v predpisani obliki, način vročitve, ki je odvisen od vrste in oblike (fizične, elektronske) dokumenta, pa določi (v skladu z zakonom) uradna oseba. Načeloma se je pri vročanju treba zavzemati za neposredno – osebno vročitev, po kateri se dokument vroči v roke naslovniku. Sicer pa mora uradna oseba (po določilih UUP) dati tistim, ki odpravljajo pošto (glavni pisarni), natančno pisarniško odredbo, na kateri naslov ali naslove je treba dokument odposlati, katere priloge je treba priložiti in kako naj se dokument odpošlje (Grafenauer, Upravno pravo - procesni del, 2009, str. 353).

Določba tretjega odstavka 83. člena, da način vročitve določi organ, katerega dokument je treba vročiti, pomeni obveznost za uradno osebo, ki je zadevo reševala in je odgovorna za odpremo odločbe, da na dokumentu navede odredbo "Vročiti", nato pa z zaporedno številko določi, komu in kako je treba dokument vročiti. V primeru, da je uresničevanje pravic ali dolžnosti vezano na rok, zaveden v pisanju, ki se vroča (zlasti če gre za prekluzivne ali nepodaljšljive roke), je obvezna osebna vročitev. V ostalih primerih je dopustna tudi druga oblika vročitve. Poudarjamo pa , da upravno pravo ne pozna t. i. vljudnostnih pisanj. To pomeni, da so v okviru konkretnega upravnega postopka vsa pisanja upravnega organa vezana na določila materialnega ali procesnega zakona. Torej so vsa pisanja poslana z namenom, da se bodisi:
- sporoči takšno ali drugačno odločitev upravnega organa;
- zahteva kakršnokoli dopolnitev, predložitev dokumentov, izjavo, udeležbo vabljenega ipd., kar je potrebno za (zakonito in ekonomično) izvedbo upravnega postopka.

V vseh tovrstnih primerih mora biti vedno določen tudi rok in navedba posledic morebitnega neodziva. To pa pomeni, da se praktično vsa pisanja upravnega organa vroča osebno, skladno z določbami ZUP in UUP. Kolikor pisanja upravnega organa niso v okviru zgoraj navedenega, je to že od samega začetka priprave pisanja, napačno.