Upravni organ vodi postopek po uradni dolžnosti, po pooblastilih področnega zakona. Ta zakon pooblašča organ, da izvaja preiskavo (a ne po zakonu o inšpekcijskem nadzoru). Zakon tudi določa, da se lahko npr. zaposlene pri gospodarski družbi kot zavezani stranki, ki niso zakoniti zastopniki le te, pozove, naj ustno ali pisno podajo izjave ali dokumente za ugotovitev dejanskega stanja. Pojavi se vprašanje, kako obravnavati te zaposlene, kot stranko ali priče? Kakšen mora biti tako pouk zaslišanim? Ali imajo ti subjekti privilegij zoper samoobtožbo? Ali se izjave teh oseb lahko snema? Koga zastopa odvetnik kot pooblaščenec zavezane stranke? Kakšne pravice imajo med zaslišanjem direktor, člani uprave, idr., kot zakoniti zastopniki zavezane stranke?

Z vidika razlik zaslišanja strank, prič in izjavo stranke na zapisnik je pomembno, da so stranki že po načelu zaslišanja stranke (9. člen ZUP), dane tri temeljne pravice: pravico udeleževati se ugotovitvenega postopka, pravico izjaviti se o vseh dejstvih in okoliščinah ter pravico izpodbijati ugotovitve in navedbe organa in nasprotnih strank ter drugih udeležencev postopka (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 86). Uradna oseba, ki vodi postopek, mora stranki na ustni obravnavi ali izven ustne obravnave pisno oziroma ustno na zapisnik omogočiti, da se izreče o vseh okoliščinah in dejstvih, ki so bila navedena v ugotovitvenem postopku, da se izreče o predlogih in ponujenih dokazih, da sodeluje pri izvedbi dokazov, da postavlja vprašanja drugim strankam, pričam in izvedencem, da se seznani z uspehom dokazovanja ter se o tem izreče (tretji odstavek 146. člena ZUP). Priča pa je tista oseba v postopku, ki so ji naložene predvsem dolžnosti: vsak, kdor je povabljen za pričo, se mora povabilu odzvati in če ni s tem zakonom drugače določeno tudi pričati (182. člen ZUP). Poudariti je potrebno, da oseba, ki je vabljena kot priča lahko izjemoma tudi zavrne pričanje po prvem in drugem odstavku 183. člena ZUP. Torej velja za priče tudi privilegij zoper samoobtožbo, medtem ko ga ZUP zaradi temeljnega načela materialne resnice stranki ne priznava, je ta dolžna govoriti popolno in pravilno resnico.

Osebe, ki so zaposlene pri zavezani stranki, pa niso njeni zakonito zastopniki, so lahko obravnavani kot predstavniki stranke ali priče. Razlika je ključna, saj se jih mora v prvem primeru poučiti, da morajo govoriti resnico, za kar so lahko tudi kazensko in materialno odgovorni, v drugem primeru pa imajo le omejene možnosti nesodelovanja v postopku, a vendar posebej privilegij zoper samoobtožbo. Ob nedorečenosti področnega zakona in podrejeni rabi ZUP glede na dejanska razmerja, naj bi se te osebe obravnavalo kot predstavnike stranke in ne (neodvisne) priče. Zato predstavniki zavezane stranke, čeprav niso njeni zakoniti zastopniki, nimajo privilegija odreči odgovorov na vprašanja po 183. členu ZUP (gl. tudi pravni pouk priči po 185. členu ZUP), vendar pa jih lahko zastopa tudi odvetnik zavezane stranke (delodajalca).

V smislu zagotavljanja verodostojnosti tretji odstavek 188. člena ZUP tako nalaga uradni osebi, da tudi upoštevaje temeljno načelo dolžnosti govoriti resnico in pošteno uporabljati pravice (11. člen), stranko in njene predstavnike izrecno opozori na kazensko in materialno (odškodninsko) odgovornost krive izpovedbe. Kazenski zakonik (KZ-1, Ur. l. RS, št. 50/12 in nasl.) obravnava krivo izpoved tudi kot posebno kaznivo dejanje (posebej prav krivo izpovedbo stranke pri dokaznem postopku v upravnem in drugih postopkih, kjer je zagrožena kazen tri leta zapora; če pa krivo izpovedbo stranka pravočasno – do dokončnosti odločbe – prizna in prekliče, se kazen lahko odpusti ali nadomesti z denarno kaznijo; po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 536).

Ob upoštevanju, da preiskovalno dejanje poteka na kraju samem, in področni zakon ne vsebuje določb snemanja, se v primeru, da se ogled snema, subsidiarno uporablja določba drugega odstavka 201. člena ZUP, ki uradni osebi omogoča, da se lahko potek izvedbe dokaza z ogledom delno ali v celoti snema. Poudariti je potrebno, da se tak posnetek, ki mora biti priloga zapisniku o preiskavi, smatra za posredno dokazilo in ne more nadomestiti zapisnika.

Podjetje oziroma gospodarska družba je pravna oseba, za katero je značilno, da že po definiciji ne more biti procesno sposobna, saj ni sposobna oblikovati lastne volje za prevzemanje pravic in obveznosti. Pravno zavezujočo voljo lahko v imenu pravne osebe oblikujejo le zakoniti zastopniki oz. statutarni zastopniki pravne osebe, ki jo zastopajo v upravnem postopku (glej komentar k 48. členu ZUP (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem , 2004, str. 195)). Procesna dejanja zato pravne osebe kot stranke izvajajo le preko zakonitega zastopnika. Zakoniti zastopnik pravne osebe je določen v zakonu ali splošnem aktu pravne osebe v skladu z zakonom. Zastopanje gospodarskih družb je urejeno v 4. poglavju Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1, Ur. l. RS, št. 65/09 in nasl.) in sicer od 32. do 38. člena. Družbo zastopajo osebe, ki so določene z zakonom ali aktom o ustanovitvi družbe na podlagi zakona (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 200). Po ZGD-1 so torej direktor in člani uprave zastopniki družbe in jim morajo med zaslišanjem biti omogočene temeljne pravice, ki jih določa 9. člen ZUP, oziroma pravice in dolžnosti, ki so dane strankam v postopku.