Prvostopenjski organ je s sklepom zavrgel vlogo, ki je bila vložena po roku, določenim v razpisni dokumentaciji. Skrajni rok za oddajo vloge je bil določen z datumom, uro ter krajem oddaje (npr. vloga je morala biti sprejeta najkasneje do 14.00 določenega dne v sprejemni pisarni upravnega organa). Stranka (kandidat na razpisu) je pri oddaji vloge opisane omejitve spregledala in je vlogo na zadnji dan oddaje poslala priporočeno po pošti z odtisom časovnega žiga na po razpisu zadnjem datumu oddaje. Upravni organ je vlogo prejel tri dni kasneje in jo zavrgel, ker ni bila oddana v okviru opisanih pogojev. Ali je takšna zavržba lahko sporna? Stranka se sklicuje na diskriminatornost tako postavljenega roka, ker so po njenem mnenju v tem primeru v prednosti tiste stranke, ki se nahajajo v kraju sedeža upravnega organa. Poleg tega bi se, meni stranka, če bi organ vlogo vseeno sprejel, ne posegalo v pravice tretjih, podelitev pravice oziroma pravne koristi stranki pa je v interesu stranke in tudi države. Ali lahko stranka uveljavlja vrnitev v prejšnje stanje?

Rok je časovno obdobje, v katerem lahko ali mora organ oziroma stranka opraviti določeno procesno dejanje (npr. vložiti vlogo, izdati odločbo, ...). Roki so lahko materialni ali procesni. Materialni roki veljajo za uveljavitev materialnih pravic oziroma za naložitev posameznih obveznosti.

V konkretnem primeru gre pri vložitvi zahtevka za materialni rok, za katerega veljajo pravila področnega zakona in teoretične omejitve glede možnosti (ne)podaljševanja tega roka. Materialni rok je tisti, ki ga določi področni predpis ali na njegovi podlagi izdan akt (npr. razpisna dokumentacija), saj se z njim opredeljuje materialnopravne pogoje uveljavitve pravice. Tako se škodljive posledice zamude materialnega roka ne dajo popraviti niti z vrnitvijo v prejšnje stanje. Vrnitev v prejšnje stanje, kar je obravnavano v 103. členu ZUP in nadaljnjih, je vselej povezana z zamudo roka za opravo določenega dejanja postopka, torej z zamudo procesnega roka in ne materialnega roka, ki velja za uveljavitev (vložitev zahteve) določene materialne pravice, o kateri se odloča v upravnem postopku. Tako tudi Sodba VS RS, št. 1 Up 338/99-2, z dne 25. 11. 1999 (Androjna, Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006). ZUP materialnih rokov ne obravnava, zato zanj ne veljajo pravila ZUP o prenosu oz. veljavi datuma (priporočene) oddaje, razen če bi sam materialni predpis tako določal. V kolikor je v področnih predpisih določen zgornji obseg, bi pristojni organ v nasprotnem primeru s podaljšanjem te meje celo kršil načelo materialne zakonitosti (6. člen ZUP).

Za materialni rok ali katerokoli drugo, tudi postopkovno vprašanje, če je s področnimi akti določeno drugače ali specifično glede na ZUP, ne veljajo pravila ZUP, saj se ZUP uporablja podrejeno (3. člen ZUP). Če je v področnih aktih izrecno določen le en način vložitve vloge, pa tudi kraj oddaje oz. časovno ne samo dan, temveč tudi ura oddaje, ne veljajo pravila ZUP o pravočasni oddaji vloge, če je ta podana na pošto priporočeno še na zadnji dan roka po drugem odstavku 68. člena ZUP,

Vpliv materialnega roka na potek postopka ureja tretja točka prvega odstavka 129. člena ZUP, ki določa, da mora biti zahteva za uveljavljanje kakšne materialne pravice vložena v predpisanem roku, ki ga določa materialni zakon.

T. i. krajevna omejitev upravnega organa glede sprejema zahtevka je lahko sporna, če nima podlage v materialnem predpisu, česar organu v danem primeru ni možno očitati, saj so bili datum, ura in kraj oddaje določeni z javno objavljeno razpisno dokumentacijo. Zato bi ugovor o neenakosti strank npr. zaradi oddaljenosti od sedeža organa po našem mnenju ne uspel, saj je ravno s (pravočasno oz. razumno dolgo) javno objavo enakih pogojev za vse zadoščeno enakosti strank pred zakonom.

Izjemoma bi se po našem mnenju stranka lahko sklicevala na tehtanje med načelom formalnosti (kot npr. pravočasnost vloge oz. zamuda zgolj 3 dni z vidika razlike med oddajo na zadnji dan poziva in prejemom pri upravnem organu) in gospodarnosti (kot npr. pomen projekta za skupnost, kompleksnost vloge in večletni čas priprave ...) v smislu prakse Ustavnega sodišča v zvezi s sorazmernostjo. Test sorazmernosti bi prišel v poštev v smislu soočenja nasprotnih načel, tu formalnosti oz. pravočasnosti in na drugi strani pomena projekta za širšo skupnost. Določeno pravico (v konkretnem primeru načelo formalnosti) lahko omeji le tedaj, kadar je to potrebno zaradi varstva drugih pravic, npr. gospodarnosti (odločbe Ustavnega sodišča št. U-I-47/94 in U-I-276/96), kar pomeni, da morajo biti izpolnjeni trije pogoji za dopustnost takih omejitev ali posegov: nujnost, primernost in sorazmernost v ožjem smislu. Torej bi morali presojati tudi škodljivost posledic kršitve formalnosti glede na koristi in cilje, ki se jih želi doseči z uresničitvijo drugega načela in ki morajo temeljiti na zakonu (projekt v skupnem interesu in oddaja vloge vsaj na zadnji dan poziva). Tako določena formalna pomanjkljivost ali kršitev ne bi nujno pomenila izločitve ponudnika iz postopka, če ta pomanjkljivost ali kršitev ne bi imela nikakršnih negativnih ali škodljivih posledic na druga načela (npr. načela enakopravnega obravnavanja ponudnikov, nediskriminacije itn.), ta spregled pa bi omogočil izbor ponudbe, ki bi pomenila izpolnitev načela gospodarnosti zaradi ekonomsko najugodnejših pogojev, ustreznega razmerja med vloženimi sredstvi in pridobljeno vrednostjo. Večinsko stališče nadzornih institucij pri konfliktu načela formalnost in načela gospodarnosti se sicer giblje v smeri doslednega upoštevanja načela formalnosti - ne glede na finančne ali ostale posledice (prim. v več prispevkih dr. Igorja Šoltesa).

Formalnost pa vendar služi enakemu varstvu pravic strank. Če bi organ presojal, kolikšna zamuda je še sprejemljiva, četudi upoštevaje težo predmeta postopka in vloge, bi arbitrarno, brez vnaprej določenih in znanih meril ustvarjal nepredvidljivost javnopravnih razmerij in posledično neenakost med strankami. Zato je breme stranke, da pravočasno in na predpisan način odda vlogo, če želi doseči vsebinsko presojo utemljenosti zasledovane pravice ali pravnega interesa v razmerju do oblasti.