Upravni organ je v upravnem postopku po uradni dolžnosti (npr. davčni inšpekcijski nadzor) izdal odločbo, s katero je stranki naložil obveznost. Stranka se je na odločbo pritožila v zakonskem roku. Upravni organ je ugotovil, da v postopku niso bile uporabljene pravilne pravne podlage za naložitev obveznosti, zato je najprej dopolnil ugotovitveni postopek, v katerem je izdal dopolnilni zapisnik o ugotovitvah, ki pa za stranko pomenijo višjo obveznost kot z izpodbijano določbo s pritožbo. Stranka je podala pripombe na zapisnik - med drugim z utemeljitvijo, da v pritožbenem postopku organ ne more odločiti v škodo stranke. Ali se v dopolnjenem ugotovitvenem postopku na drugi stopnji lahko ugotovi dodatno dejansko stanje po pravilnih materialnih podlagah in dejansko ugotovljene obveznosti, čeprav so te v škodo stranki? Ali se v tem primeru lahko izda nova prvostopenjska nadomestna odločba (o pritožbi) z določitvijo večjih obveznosti kot v prvotni odločbi?

Bistvo upravnega postopka je ne le varstvo pravic strank, ampak tudi varstvo javne koristi. To pomeni, da se upravni potopek - tudi na drugi stopnji, čeprav omejeno!- lahko zaključi v breme stranke glede na njen predhodni pravni položaj, če je po veljavnih predpisih dolžna izpolniti (več) obveznosti (ali ji pripada manj oz. nič pravic).

V načelu pa se v upravni zadevi odloča na podlagi dejanskega stanja in veljave predpisov v času izdaje odločbe prve stopnje (prim. 238. člen ZUP in 251. člen ZUP), zato se v pritožbenem postopku lahko in celo mora dopolniti ugotovitveni postopek, a le glede merodajnih dejstev do časa izdaje prvostopenjskega akta.

Pri tem pa drugi odstavek 253. člena ZUP izrecno določa, da sme organ spremeniti odločbo tudi v škodo pritožnika, če gre za napake v postopku opredeljene pri odpravi in razveljavitvi odločbe po nadzorstveni pravici, pri izredni razveljavitvi ali ničnosti odločbe (čeprav se stranka v pritožbi na njih ni sklicevala). To velja tako za organ prve stopnje, ki rešuje pritožbo po pravilih o nadomestni določbi, kakor tudi za organ druge stopnje.

Organ je v opisanem primeru uporabil na prvi stopnji očitno napačno materialno pravo glede na pravo dejansko stanje, zato je najprej potrebno uporabiti določbe 243. člena ZUP, ki določa, da organ dopolni postopek, če ob reševanju pritožbe spozna, da je bil izvedeni postopek nepopoln in da je to utegnilo vplivati na odločitev o zadevi. Po ugotovitvi dodatnih dejstev, ki so obstajala že ob izdaji prve odločbe, glede na prave pravne podlage, pa se smiselno uporabijo tudi določbe drugih področnih predpisov. (npr. v danem primeru je organ ravnal pravilno in uporabil 140. in 84. člen Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2, Ur. l. RS, št. 13/11 in novele) ter s tem dal stranki možnost vpogleda in pripomb na dodatni zapisnik.)

Organ prve stopnje torej ob izdaji nadomestne odločbe, glede na nova ugotovljena dejstva izda novo odločbo, v kateri določi lahko tudi višjo obveznost, v obrazložitvi odločbe pa zavrne navedbe iz pripomb na zapisnik v skladu z drugim odstavkom 253. člena ZUP, saj je bistvo zapisnika predvsem možnost, da se da izjavo o vseh dejstvih in okoliščinah pomembnih za odločitev stranke, da uveljavlja svoje pravice oziroma brani svoje koristi ter da se seznani s celotnim potekom in rezultatom ugotovitvenega postopka (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010 str. 47, 48) in ne izpodbijanje pravnih podlag; za to so na voljo pravna sredstva zoper odločbo.

Navedeno utemeljuje predvsem drugi odstavek 274. člena ZUP, saj očitno napačno materialno pravo predstavlja podlago tudi za bremenilno določitev stranki po vložitvi pritožbe v primerjavi s prvotno odločitvijo.