Potrjevanje dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov je v skladu z 2. členom Pravilnika o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov predvideno le na zahtevo stranke ali organa. Prav tako peti odstavek 225. člena ZUP med drugim pravi, da potrdilo o dokončnosti ali pravnomočnosti izda organ na zahtevo stranke ali organa v skladu z določili 180. člena ZUP. V zvezi s tem se pojavljajo naslednja vprašanja:


1. Ali mora upravni organ od stranke zahtevati, da vloži (pisno) vlogo, s katero zahteva potrditev pravnomočnosti upravnega akta? Ali je dovolj, da upravni organ le predloži originalen upravni akt za potrditev pravnomočnosti?
2. Kdo lahko vloži zahtevo za potrditev pravnomočnosti upravnega akta? Le stranka, kateri je bil izdan in vročen upravni akt, ali katerakoli tretja oseba? Če vlaga tretja oseba, ali mora imeti pooblastilo stranke, kateri je bil izdan upravni akt?
3. Ali je treba pravnomočno potrjen akt stranki vročiti osebno?

V 3. členu Pravilnika o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov (Ur. l. RS, št. 43/05 in nasl.) je določeno, da se potrdilo o dokončnosti in/ali pravnomočnosti izda v obliki samostojne listine ali v obliki štampiljke. Potrdilo v obliki samostojne listine se izda, če stranka to zahteva, če je nastopila le delna dokončnost in/ali pravnomočnost upravnega akta, če to izrecno zahteva drug organ (v nasprotnem primeru, ko ni podana izrecna zahteva, se mu na primeren način le posredujejo podatki o nastopu dokončnosti in/ali pravnomočnosti), kot tudi če ni mogoče potrditi dokončnosti in/ali pravnomočnosti na samem upravnem aktu s potrdilom v obliki štampiljke.

Potrdilo o dokončnosti/pravnomočnosti je po pravni naravi enako potrdilom po 180. členu ZUP. Gre za potrdila o dejstvih, o katerih se ne vodijo uradne evidence, zato je taka dejstva potrebno ugotoviti v posebnem ugotovitvenem postopku. Organ ta dejstva ugotovi in jih nato potrdi v potrdilu. Menimo, da mora stranka vložiti pisno zahtevo ali jo podati pri organu ustno na zapisnik ali pa jo posredovati v elektronski obliki z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom kot to velja na splošno za vloge po ZUP (63. člen ZUP), saj zakon, za razliko od potrdil o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca (četrti odstavek 179. člena ZUP), izrecno ne določa, da se lahko stranki potrdilo izda na podlagi njene ustne zahteve.

Menimo, da lahko zahtevo za izdajo potrdila vloži tista oseba, na katero se podatki nanašajo. Če stranka želi, da tretja oseba vloži zahtevo, mora za to slednjo pooblastiti. Pooblastilo mora vsebovati podatke pooblastitelja kot tudi podatke pooblaščenca ter pooblastiteljev podpis. 55. člen ZUP tako določa, da se pooblastilo poda pisno ali ustno na zapisnik pri organu, ki je pristojen za odločanje oz. v našem primeru pri organu, ki je pristojen za izdajo posameznega potrdila.

Ker z vročitvijo potrdil ne začnejo teči roki za vložitev pravnih sredstev, prav tako pa ni bistvena fikcija vročitve, menimo, da v skladu z načelom ekonomičnosti zadošča vročanje s poštno povratnico, ki bo hkrati zadostilo tudi potrebi po dokazilu o tem, da je bilo o strankini zahtevi odločeno.