Po ZUP je zapisnik lahko javna listina (prvi odstavek 80. člena ZUP), pri tem pa se zapisniku lahko priložijo načrti, skice, risbe, itd. (sedmi odstavek 76. člena ZUP). V zvezi s slednjim se postavlja vprašanje, ali (npr. v gradbenem inšpekcijskem postopku) se bo skica objektov, ki je priložena zapisniku, štela kot verodostojen dokaz po 10. členu in drugem odstavku 164. člena ZUP, če je izdelana le z navadnim grafitnim svinčnikom? Ali bi bila dokazna moč skice večja, če bi bila izdelana npr. s kemičnim svinčnikom ali tušem, tako da ni lahko brisljiva? Ali je sodišče v upravnem sporu sprejelo že kak judikat na to temo?

V upravnem postopku velja načelo proste presoje dokazov (10. člen ZUP). To pomeni, da se dokazna moč posamezne listine, tudi skice kot priloge zapisnika, presoja po ZUP (če področni zakon ne določa drugače), od primera do primera, upoštevaje več okoliščin.

Praviloma bo dokazna vrednost listine nesporna, če je ta pristna oz. avtentična. To pomeni, da jo je izdal resnično pristojni izdajatelj, da od njega izvira, in da je v celoti taka, kot jo je oz. bi jo izdal izdajatelj. Kadar je listina na prvi pogled oporečna (deloma ali v celoti prečrtana, izbrisana, dopisana, raztrgana, prelepljena, ožgana in podobno), je dolžnost uradne osebe, da stanje upošteva (glej 172. člen ZUP). Po zadevni določbi ima uradna oseba možnost potvorjeno listino sploh ne upoštevati ali pa jo upošteva z zmanjšano dokazno vrednostjo v skladu z načelom proste presoje dokazov. Pri tem listina, ki vsebuje katero od sprememb, navedenih v 172. členu ZUP, ali kako drugo pomanjkljivost, zaradi tega sicer ni avtomatično brez dokazne vrednosti, lahko pa je njena dokazna vrednost zmanjšana, kolikor se z drugimi dokazili ne dokaže, da je listina pristna oziroma da je njena bistvena vsebina nespremenjena. Določbe tega člena se nanašajo na listine, ki so bile izdane v fizični obliki. Analogno je treba te določbe uporabljati tudi glede listin, ki so organu posredovane po elektronski poti (npr. skenirane listine) (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2004 str. 554).

Spremembe podpisanega zapisnika niso dovoljene, saj bi njegovo spreminjanje in dopolnjevanje pomenilo zmanjšanje vrednosti zapisnika kot javne listine. Zato zakon v drugem odstavku 77. člena ZUP določa, da se namesto dodajanja in spreminjanja zapisnika dopolnitve že sklenjenega zapisnika zapiše v dodatku ter po prvem odstavku 79. člena ZUP podpiše in overi. Predvsem za primer ročno sestavljenega zapisnika je pomembna tudi določba, da se v zapisniku ne sme nič izbrisati (gl. prvi odstavek 77. člena ZUP). Če se besedilo zapisnika - analogno velja tudi za priložene k zapisniku skice, risbe, načrte, itd. - na določenih mestih zapisnika črta, mora biti čitljivo, katero besedilo je prečrtano. Kako to zagotoviti v primeru, da se prečrta nečitljivo besedilo, zakon ne določa. Vsekakor pa mora črtana mesta s svojim podpisom overiti uradna oseba, ki vodi postopek.

Sodna praksa v zvezi z vprašanjem dokazne moči listin, zlasti zapisnikov, je bogata, toda prav v zvezi z neposrednim vprašanjem verodostojnosti listine glede na vrsto svinčnika, s katerim je zapisana, judikatur v javni bazi ni najti. V podobnih primerih pa je stališče sodišča, da se dokazna moč presoja odvisno od konkretnega primera. Torej vnaprej ni nujno, da bi se z grafitnim svinčnikom spisano ali narisano zgolj zaradi lažje brisljivosti v primerjavi z zapisom npr. s kemičnim svinčnikom štelo kot manj verodostojno. Dokazno moč skice ali druge listine mora pač preveriti organ v posamičnem postopku, upoštevaje celoto okoliščin primera.

Kadar javno listino izpodbija stranka ali drug udeleženec postopka, glede resničnosti vsebine ali glede izvirnosti v zvezi z zakonom določenim izdajateljem po 171. členu ZUP, bo dokazno breme v položaju potvorb toliko bolj umestno in lažje. Ne sme pa se uradna oseba zanašati na izpodbijanje s strani strank, temveč je sama dolžna presoditi, kaj taka listina pomeni za uspeh dokaznega postopka. O pristnosti ali oporečnosti listine včasih ni enostavno presoditi, zato lahko uradna oseba preveri verodostojnost listine bodisi pri domnevnem izdajatelju bodisi prek izvedenca. Dejstvo, ki naj bi ga listina dokazala, se lahko oz. glede na tek postopka v javnem interesu mora dokazovati z drugimi dokaznimi sredstvi (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 494-495).

Tistega, ki je listino ponaredil, poskusil ponarediti, ponarejeno listino zavestno uporabil ali hranil, se po Kazenskem zakoniku (KZ-1, Ur. l. RS, št. 55/2008 (66/2008 popr.) in novele) šteje za storilca kaznivega dejanja ponarejanja listin (251. člen) z zagroženo kaznijo zapora do dveh let oz. do treh let, če gre za javno listino. Glej tudi 253. člen KZ-1 glede overitve lažne vsebine (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 495).