Uradna oseba je pri vodenju upravnega postopka povabila stranko na razgovor. Stranka se je na vabilo odzvala in se oglasila pri organu na dan razgovora, vendar je bila uradna oseba takrat odsotna zaradi bolezni. Druga uradna oseba pri organu je stranko sprejela ter jo obvestila o odsotnosti uradne osebe, ki postopek vodi, ter ji dejala, da jo bo uradna oseba po telefonu obvestila o novem datumu razgovora. Nadalje pa je stranka podala zahtevek za povrnitev stroškov, češ da ji je organ zaradi nagajivosti povzročil škodo, ker naj bi tisti dan imela pomembno obveznost, o resničnosti le-te pa je predložila dokaz (ki navaja tako potne stroške, kot tudi izgubljeni zaslužek zaradi obveznosti pri organu). Kako naj organ postopa s takšnim zahtevkom in ali je stranka resnično upravičena do povrnitve stroškov?

Zahtevo za povrnitev stroškov, ki jih je stranka imela zaradi upravnega postopka, mora vložiti pravočasno, tako da organ, ki vodi postopek, lahko o njih odloči v odločbi. Sicer stranka izgubi pravico do povrnitve stroškov. Po izdaji odločbe stranka torej ne more več zahtevati povrnitev stroškov (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 263). V danem primeru je torej prav, da je stranka zahtevo vložila pred izdajo odločbe, uradna oseba pa ni dolžna stranko predčasno obveščati o tem, da bo o stroških postopka odločeno na koncu postopka, torej v izdani odločbi o glavni stvari, saj to izrecno navaja prvi odstavek 118. člena ZUP. Poleg tega pa prvi odstavek 115. člena ZUP navaja, da pred izdajo odločbe trpi vsaka stranka stroške, ki ji nastanejo zaradi postopka. Osebne stroške krije stranka sama. Ti stroški obsegajo izdatke, ki jih ima stranka za prihod in odhod, za upravne takse (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 261).

Medtem ko pa posebni stroški postopka, ki nastanejo v postopku o upravni zadevi organu, gredo praviloma v breme tistega, ki je povzročil ves postopek s tem, da je vložil zahtevo za začetek postopka. Izjema od omenjenega pravila velja za posebne stroške v zvezi s posameznimi dejanji upravnega postopka, ki so bili povzročeni po krivdi ali iz nagajivosti kakšnega udeleženca upravnega postopka. Posebni stroški za ta dejanja torej ne bremenijo tistega, ki je povzročil ves postopek – trpi jih tisti, ki jih je povzročil po svoji krivdi ali nagajivosti, kot navaja tretji odstavek 113. člena ZUP (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 260).


Če je kakšen udeleženec postopka po svoji krivdi ali iz nagajivosti povzročil določene stroške, jih krije sam, ne glede na to, kdo je zahteval uvedbo postopka in ne glede na načelo uspeha. Kot je navedeno zgoraj mora stranka za povrnitev tako nastalih stroškov podati zahtevo v skladu s prvim odstavkom 116. člena ZUP (po Breznik et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, 2004, str. 396). Zakon ne opredeljuje povrnitev stroškov, ki jih organ (po svoji krivdi) povzroči stranki. Predvideva se, da bo organ korektno vodil postopek, kar bi pomenilo tudi da o preklicu naroka za ustno obravnavo takoj obvesti vabljenega (v skrajnem primeru po telefonu, s telegramom ipd.) in s tem prepreči nastanek nepotrebnih stroškov. Ne glede na to, da organ v obravnavanem primeru tega ni storil, pa stranka ni upravičena do povračila stroškov prihoda in odhoda ter izgube zaslužka, ki jih je imela zaradi preklica naroka, saj gre za osebne stroške, ki jih vedno nosi stranka sama. Če stranka kljub drugačni zakonski določbi uveljavlja povračilo teh stroškov, je o zahtevku potrebno odločiti, ko bo ob zaključku postopka odločeno tudi o ostalih stroških postopka.