Ali lahko resorni minister pooblasti za vodenje upravnih postopkov osebo, ki je zaposlena v organu, ki je v sestavi resornega ministrstva?

Ministrstvo je v upravnem postopku (npr. v postopku izdaje integralnega gradbenega dovoljenja) v svojstvu mnenjedajalca vabljeno na tehnične preglede, katerih se udeležujejo javni uslužbenci, zaposleni na ministrstvu (za udeležbo minister podpiše pooblastilo za točno določen tehnični pregled). Ali lahko minister izda eno splošno pooblastilo za določene javne uslužbence, ki bi veljalo za zastopanje ministrstva na vseh tehničnih pregledih ali mora biti pooblastilo izdano za vsak tehnični pregled posebej?

V upravnih postopkih podeli predstojnik organa pooblastilo za odločanje na podlagi 28. člena ZUP in pooblastilo za vodenje upravnih postopkov na podlagi 30. člena ZUP tistim svojim delavcem, ki ustrezajo pogojem po zakonu in Uredbi o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 12/13 in novela).

Organ v sestavi ministrstva se na podlagi 14. člena Zakona o državni upravi (ZDU-1; Ur. l. RS, št. 113/05 in novele) šteje kot drug upravni organ in je pri svojem delu v odnosu do ministrstva na prvi stopnji samostojen, tako da minister ne more pooblastiti osebe v organu v sestavi ministrstva, to lahko stori le predstojnik organa za svoje delavce. V upravnih zadevah iz stvarne pristojnosti organa v sestavi ministrstva pooblastilo podeli predstojnik organa v sestavi (in ne minister), v zadevah iz stvarne pristojnosti ministrstva pa minister. Vsako pooblastilo, ki ni podeljeno na takšen način, je nezakonito in je hkrati to procesno dejanje oz. akte, izdane v postopku, kjer je sodeloval tako "pooblaščeni", mogoče izpodbijati, že zaradi kršitve pravil o stvarni pristojnosti (pritožba, odprava odločbe po nadzorstveni pravici).

Pooblastilo za izvedbo postopka in za odločanje ima stvarno in krajevno pristojni upravni organ, drug državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti ali druga oseba, ki ima javno pooblastilo za odločanje v upravnih zadevah; analogno za pooblaščanje uradnih oseb samo predstojnik takega organa (izjema so inšpektorji). Posamezna dejanja v postopku ali odloči v upravni zadevi lahko le fizična oseba (ena oseba pri organih z individualnim vodstvom in več oseb pri kolegijskih organih). Oseba, ki je pooblaščena v imenu organa opraviti ta dejanja in odločiti v zadevi, je uradna oseba, ki je v pravnem razmerju s tem organom (npr. zaposlena pri organu). Uradna oseba je zato izenačena z organom, lahko rečemo, da pooseblja organ. Pri državnih organih je taka oseba njen predstojnik, ker pa zaradi velikega obsega delovnega področja in številčnosti posameznih upravnih zadev v pristojnosti organa, ne bi mogel vsega opraviti sam, ima organ zaradi tega potrebno število zaposlenih z ustrezno strokovno izobrazbo, ki jih predstojnik lahko pooblasti za odločanje v vseh upravnih zadevah (generalno pooblastilo) ali le za posamezna dejanja v postopku pred izdajo odločbe (specialno pooblastilo). S tem pooblastilom enega ali več delavcev ne preneha pooblastilo predstojnika organa, ker njegovo pooblastilo izhaja iz samega zakona (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 146-147).

Akt predstojnika ministrstva, na podlagi katerega javni uslužbenec predstavlja ministrstvo v postopku pred drugim organom po vsebini ustreza pooblastilu kot enostranski izjavi volje, vendar ne v smislu pooblastilnega razmerja stranka – pooblaščenec za opravljanje procesnih dejanj (30. člen ZUP), ampak pooblastila organ/predstojnik – javni uslužbenec za opravljanje uradnih nalog organa (personalna pristojnost), v tem primeru zastopanja pristojnega mnenjodajalca v procesnem dejanju tehničnega pregleda objekta (83. člen Gradbenega zakona (GZ-1, Ur. l. RS št. 199/21 in nasl.). Zadevna komisija izvaja v postopkih pred UE vlogo izvedenca (več o tem glej v Kovač in Sodja (ur.), Komentar GZ-1, 2023, komentarja k 82. in 83. členu GZ-1).

Komisija za tehnični pregled opravlja v postopku izdaje uporabnega dovoljenja strokovne naloge in s tem upravnemu organu, pristojnemu za vodenje postopka, predstavlja pomočnika pri ugotavljanju dejanskega stanja in ni stranka oziroma stranski udeleženec (glej sklep VSRS I Up 110/2017 z dne 21. 6. 2017, točka 9 obrazložitve, enako tudi sodba UPRS I U 794/2010 z dne 21. 10. 2010 in sklep VSRS I Up 91/2010 z dne 10. 11. 2020). Temeljna funkcija komisije je kolektivno sodelovanje članov pri ugotavljanju dejanskega stanja v objektu za zadostitev načelu materialne resnice.

Pooblaščeni javni uslužbenec mora imeti pooblastilo pred imenovanjem v komisijo za tehnični pregled, pri čemer se mora organ, ki je pristojen za tehnični pregled in imenovanje komisije, obrniti na organ kot tak, da sporoči ime osebe, ki ga bo zastopala v postopku. V smislu ZUP mora imeti ta oseba pooblastilo, kjer je jasno, da gre za zastopanje mnenjedajalca, kar lahko dobi le od predstojnika mnenjedajalca. Pri tem gre lahko tudi za relativno splošno pooblastilo, vendarle pa mora biti dovolj določno, da zadosti merilom posamične zadeve (npr. pooblastilo osebi X, da zastopa ministrstvo v komisijah za tehnične preglede na območju upravnih enot A, B in C za obdobje leta Y).