V postopku, pri katerem je stranka tuji državljan, upravni organ za dokončanje upravnega postopka (npr. pridobitev dovoljenja za prebivanje) potrebuje potrdilo iz uradne evidence (npr. o nekaznovanosti) iz matične države. Kako mora organ v tem primeru postopati? Je dovoljeno od stranke zahtevati dostavo takšnega dokumenta ali je ga je upravni organ dolžan sam pridobiti?

Novela ZUP-B iz leta 2002 je določila, da stranki vlogi v postopku, ki se je začel na njeno zahtevo, ne glede na določbe področnih zakonov in podzakonskih predpisov, ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil. V takem primeru mora organ ravnati po 139. členu ZUP (tretji odstavek 66. člena ZUP).

Ta določba v skladu z načelom varstva pravic strank (7. člen ZUP) in načelom ekonomičnosti (14. člen ZUP) preprečuje, da bi država (razumljena v širšem smislu, torej tudi samoupravne lokalne skupnosti in nosilci javnih pooblastil) stranko nerazumno obremenjevala pri uveljavljanju njihovih pravic, saj lahko te podatke zaradi informatizacije in medsebojne povezanosti uradnih evidenc hitreje in enostavneje pridobi sama (gl. sodbo Vrhovnega sodišča RS z dne 2. 12. 2005, št. I Up 25/2003). Taka določba je skladna z načelom usmerjenosti k uporabniku, ki ga določa 5. člen Zakona o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 52/2002 in novele), a je omejena zaradi varstva osebnih podatkov.

Dve omejitvi je določila že novela ZUP-B iz leta 2002, in sicer splošno (če stranka ne želi, da organ pridobi podatke o njej, mu lahko to prepove - tretji odstavek 66. člena ZUP) in posebno (davčna tajnost - peti odstavek 139. člena ZUP). Omejitve so bile z novelo ZUP-C iz leta 2004 razširjene, in sicer zaradi spoštovanja ustavnega načela enakosti pred zakonom (14. člen Ustave Republike Slovenije, Ur. l. RS, št. 33I/1991 in novele) - ena od njih se nanaša tudi na podatek o nekaznovanosti (peti odstavek 139. člena ZUP). Podatke, ki se nanašajo na te omejitve, je sicer mogoče posredovati, a le če tako določa poseben zakon ali na podlagi izrecne privolitve osebe, na katero se podatek nanaša (Jerovšek et. al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 422; enako Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 304). Iz vsebine teh pravil torej izhaja, da zakon skuša najti ravnovesje med zahtevo po učinkovitosti upravnega delovanja in varstvom pravic strank.

V našem primeru pa gre za podatek, ki ni dostopen v uradni evidenci slovenskih organov. Glede na to je treba uporabiti pravila o pravni pomoči (lat. auxilium iuris), kajti namena pravila o izmenjavi podatkov iz uradnih evidenc ne smemo širiti preko začrtanih mej - te meje pa predstavljajo evidence "domačih" organov. Temeljno pravilo mednarodne pravne pomoči je, da zanjo veljajo določbe mednarodnih pogodb, če teh ni, pa načelo vzajemnosti (peti odstavek 34. člena ZUP). Da bi torej organ lahko sam pridobival potrdila/podatke od organa druge države, bi morala praviloma obstajati neka mednarodna pogodba, ki bi določila upravičenja in obveznosti glede zaprošanja in posredovanja podatkov organom različnih držav. Če tega ni, lahko organ od stranke zahteva, da take podatke predloži sama.