Na kakšen način mora biti stranka seznanjena z novimi dejstvi med (davčnim) postopkom, ki se razlikujejo od tistih, ki jih je navedla v vlogi? Ali je treba ravnati po področnem predpisu (npr. ZDavP-2), ki določa, da se napiše zapisnik in stranki da rok za podajo pripomb, ali po ZUP, ki določa, da se zapisnik piše v navzočnosti stranke, ki se ji mora dati možnost, da nanj takoj poda pripombe? Kako naj organ ravna v primeru, ko zapisnika ni mogoče pisati v navzočnosti stranke?

Če organ ne sledi navedbam stranke v vlogi, potem mora izvesti posebni ugotovitveni postopek. Značilnost tega postopka je v tem, da uradna oseba odreja vrsto, kraj, način, roke in čas ugotovitvenih in dokaznih dejanj (145. člen ZUP; Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 158). Pri tem pa mora uradna oseba stranki omogočiti, da se udeležuje ugotovitvenega postopka in da v postopku nenehno dopolnjuje svoj zahtevek oziroma se brani, če postopek teče zoper njo.

S tem se uresničuje eno izmed temeljnih načel ZUP - zaslišanje stranke, ki je urejeno v 9. členu ZUP. Ta določa, da je pred izdajo odločbe stranki treba dati možnost, da se izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah pomembnih za odločbo. Načelo zaslišanja stranke ima svoj temelj v 1. členu Ustave RS(URS, Ur. l. RS, št. 33I/1991-I in novele), ki govori o demokratični državi, kar pomeni, da mora volja ljudstva vsebinsko določati in nadzorovati katero koli izvrševanje državne oblasti. Pravica do zaslišanja je tudi ustavna pravica, ki izhaja iz 22. člena Ustave o enakem varstvu pravic. Možnost stranke izjaviti se o vseh relevantnih dejstvih pred odločitvijo in tako nadzirati delovanje organa v postopkum je pokazatelj teh ustavnih načel. Pristojni organ ne sme izdati odločbe, preden ne da stranki možnosti, da se izreče o dejstvih in okoliščinah, na katere se mora opirati odločba (146. člen ZUP). Ta možnost se lahko da stranki na obravnavi ali zunaj nje ustno na zapisnik ali v pisni obliki. Bistvo tega torej ni samo "navzočnost stranke" na obravnavi (oziroma obveščanje stranke), pač pa predvsem možnost, da se da izjavo o vseh dejstvih in okoliščinah pomembnih za odločitev stranke, da uveljavlja svoje pravice oziroma brani svoje koristi ter da se seznani s celotnim potekom in rezultatom ugotovitvenega postopka (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019 str. 47, 48).

Če je bila odločba v posebnem ugotovitvenem postopku izdana, brez da bi se stranki dala možnost, da se izjavi, oziroma če je kršeno temeljno načelo zaslišanje stranke, potem to pomeni bistveno kršitev pravil postopka in tudi kršitev 22. člena Ustave RS o enakem varstvu pravic, razen če je organ po zakonu lahko odločil brez zaslišanja (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 47, 48).

Način, kako mora dati organ stranki možnost, da se izjavi o pravno pomembnih dejstvih in okoliščinah, v zakonu ni na splošno predpisan. Če za posamezna dejanja v postopku ni z zakonom določeno, v kakšni obliki se lahko opravijo, jih opravijo stranke zunaj ustne obravnave pisno ali ustno na zapisnik, na obravnavi pa ustno (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2004, str.95). Bistveno je, da se stranki da možnost izjaviti se še pred izdajo prvostopenjske odločbe, ni pa toliko pomembno, na kakšen način se to naredi (zapisnik ali obvestilo, pisano takoj ali kasneje). To velja za vse posebne ugotovitvene postopke (tudi za davčne postopke, kjer pa je rok za pripombe stranke daljši).

Če stranki ni mogoče dati možnost izjaviti se takoj na licu mesta (ustno na zapisnik), potem se stranko o tem obvesti z obvestilom (dopisom, zapisnikom), ki mora vsebovati tudi obrazložitev, saj ima le tako stranka res možnost izjaviti se. To obvestilo mora biti mora biti vročeno osebno, saj se s takšno vročitvijo vročajo vsi akti oziroma dokumenti, glede katerih začne z vročitvijo teči rok (87. člen ZUP). Rok za pripombe pa mora biti tudi primerno dolg, da to omogoči, saj 99. člen ZUP določa, da če roki niso določeni z zakonom, ali drugim predpisom, jih glede na okoliščine primera določi (samostojno) uradna oseba, ki vodi postopek.