Prvostopenjski upravni organ v času od odpreme odločbe in še pred vročitvijo stranki od le-te prejme dopolnitev zahteve, in sicer pooblastilo za zastopanje. Odločba je bila kljub temu vročena stranki. Pritožbo zoper to odločbo vloži pooblaščenec, ki med drugim izpodbija vročitev - zatrjuje, da bi morala biti odločba vročena njemu. Ali je potrebno odločbo še enkrat vročiti pooblaščencu ali jo obravnavati kot vročeno?

Vročanje je ključno dejanje v postopku, saj je pravilna vročitev pogoj za nastanek pravnih učinkov pisanja, ki se vroča. Dokler akt ni vročen, z vidika nastopa pravnih posledic tako v razmerju do strank oziroma drugih naslovnikov kot organa izdajatelja akt sploh ni izdan (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 114).

Kadar ima stranka pooblaščenca, se vroča njemu, in sicer tako, kot je predpisano v členih od 88. do 90. ZUP (prvi odstavek 88. člena ZUP). ZUP vzpostavlja domnevo, da je dokument vročen stranki tedaj, ko je vročen njenemu pooblaščencu (četrti odstavek 88. člena ZUP). Zahteva, da se dokumenti vročajo pooblaščencu, izhaja iz domneve, da stranka pooblaščenca praviloma imenuje tedaj, ko bodisi nima dovolj znanja za nastopanje v postopku, bodisi zaradi svoje odsotnosti ne more v zadostni meri spremljati postopka. Če bi organ dokumente vročal stranki, bi s tem onemogočil njeno pravico do sodelovanja v postopku in do uporabe pravnega sredstva oziroma sodnega varstva. Z vročitvijo odločbe pooblaščencu se namreč varuje rok za vložitev morebitnega pravnega sredstva (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 310-311).


V opisanem primeru je organ izvedel, da je stranka imenovala pooblaščenca šele tedaj, ko je odločbo že odpremil, pri čemer sta se oba dogodka zgodila na isti dan. Odpremljanje dokumentov natančneje ureja Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele), in sicer v 8. delu III. poglavja (Upravljanje z dokumentarnim gradivom, Odprema dokumentarnega gradiva, členi 66 - 68). V skladu z njimi dokumente praviloma odpremlja glavna pisarna (66. člen UUP), lahko pa tudi notranje organizacijske enote ali javni uslužbenci sami, če organ razpolaga z ustrezno informacijsko-telekomunikacijsko opremo (drugi odstavek 66. člena UUP). Javni uslužbenec, ki je pripravil dokument za odpremo, je ne glede na to, kdo je dokument podpisal, dolžan dati glavni pisarni natančno pisarniško odredbo, na kateri naslov ali naslove je treba dokument odposlati, katere priloge je treba priložiti in kako naj se dokument odpošlje (67. člen UUP). Naloga glavne pisarne je torej odpremljanje, naloga uslužbenca, ki zadevo rešuje, pa je priprava dokumenta za odpremo (Kovač et al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 131). Odprava pošte mora biti organizirana tako, da je pošta odpravljena še istega dne, ko je bila pripravljena za odpravo, lahko tudi po rednem delovnem času (67. člen UUP).


Ker je organ za pooblastilo izvedel isti dan, ko je odločbo odpremil, bi izvajalcu poštnih storitev lahko sporočil, da dokument vrne. Dokler namreč izvajalec poštnih storitev prejetih pošiljk ne pošlje v dostavo, jih je mogoče vrniti pošiljatelju. Ker se pošiljke naslovnikom pošiljajo v dostavo naslednji dan po njihovem prejemu (razen če gre za hitro pošto), je imel organ dovolj časa, da bi izvajalcu poštnih storitev lahko sporočil, naj se odločba vrne. Vprašanje pa je, ali bi to glede na okoliščine konkretnega primera moral storiti. Drugače povedano - vročitev je bila opravljena napačno, vprašanje pa je, ali so bile s tem prizadete procesne pravice stranke in je to vplivalo na zakonitost in pravilnost postopka.

Čeprav je namen vročanja odločbe pooblaščencu varovanje roka za vložitev pravnega sredstva in čeprav je v konkretnem primeru pooblaščenec pravno sredstvo vložil pravočasno glede na datum vročitve odločbe stranki in čeprav po stališču sodne prakse tak primer ne predstavlja bistvene kršitve pravil postopka in ne more biti samostojen razlog za uspešno izpodbijanje odločbe (sodba Upravnega sodišča RS št. Up-679/2000-12 z dne 5. 10. 2000;povzeto po Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 339, 340), je organ storil procesno napako, ki bi jo lahko saniral, saj je zanjo izvedel pravočasno. Odprema pošte namreč ni procesno dejanje, ki bi imelo kakršnekoli pravne posledice - v tem primeru je pravno pomembno le to, da je organ izvedel za pooblastilo, preden je bila odločba vročena stranki, odločbo pa je kljub temu vročil stranki. Z vidika procesnega prava tudi ni pomembno, ali je bila pošta odpremljena prej ali kasneje istega dne, kot je organ izvedel za pooblastilo, kajti procesnopravno gledano je dan nedeljiva celota. Glede na to bi bilo treba v opisanem primeru odločbo vročiti pooblaščencu, vendar ob dejstvu, da je pravno sredstvo pravočasno vloženo, ponovna vročitev ni potrebna oziroma ne bi imela pravnih učinkov.