Po Uredbi o upravnem poslovanju (UUP) lahko poleg glavne pisarne sprejemajo in evidentirajo pošto in e-pošto tudi drugi javni uslužbenci, ki imajo za to ustrezno pooblastilo. Koliko takih pooblastil organ lahko podeli in ali morajo imeti za sprejem (e-) pošte pooblaščeni javni uslužbenci izpit iz ZUP ali kakšno drugo izobrazbo, da lahko opravijo sprejem in evidentiranje (e-) pošte?

Pošta je vsakršen dokument, ki ga na kakršenkoli način prejmejo organi in izpolnjuje zahteve glede zagotavljanja prepoznavanja sporočila po prejemu. Če gre za pošto, prejeto v fizični obliki, mora kot takšna omogočati neposredno reproduciranje, elektronska pošta pa mora biti skladna z določenimi tehnološkimi zahtevami, ki so predpisane v Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (Ur.l. RS, št. 118/20). Takšna pošta, ki se mora tudi evidentirati, je opredeljena kot uradna. Organi morajo zagotavljati sprejemanje pošte v elektronski obliki ves čas, sprejemanje pošte v fizični obliki pa ves poslovni čas. Za sprejem pošte v imenu organa mora predstojnik pooblastiti določenega javnega uslužbenca. Glede na to, da pošto sprejemajo javni uslužbenci v glavni pisarni, pri katerih so takšne naloge že opredeljene s sistemizacijo delovnih mest, le - ti za sprejemanje pošte ne potrebujejo posebnih pooblastil. Po 19. členu Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) pa lahko predstojnik organa pooblasti tudi enega ali več javnih uslužbencev, pri katerih posamezne naloge niso določene s sistemizacijo delovnih mest, da izvajajo posamezna pooblastila po UUP, med katerimi je tudi pooblastilo za sprejemanje pošte v fizični ali v elektronski obliki. Vendar pa se UUP ne opredeljuje glede tega koliko tovrstnih pooblastil organ lahko podeli. UUP pravzaprav ne opredeljuje zgolj vrste pooblastil, ki jih predstojnik lahko podeli, temveč se navezuje predvsem na dolžnost predstojnika, da izvajanje nalog organa po UUP tudi zagotovi. Iz tega izhaja, da lahko predstojnik podeli toliko pooblastil, da se nemoteno zagotavlja izvajanje nalog organa, ki jih določa UUP, pri čemer je seveda potrebno upoštevati izpolnjevanje pogojev, pomembno pa je tudi, da imajo javni uslužbenci sposobnosti in veščine za delo z ljudmi. (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 31, 32, 64)

Glede na 31. člen ZUP lahko upravni postopek vodi in v njem odloča samo oseba, ki ima predpisano izobrazbo in opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka, razen kadar gre za vodenje in odločanje v enostavnih upravnih zadevah. Iz Uredbe o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Ur.l. RS, št. 12/13 in nasl.) izhaja, da naloge javnih uslužbencev v glavni pisarni in pooblaščencev, ki opravljajo naloge glavne pisarne ne spadajo med enostavne upravne zadeve. Zato velja, da morajo strokovni izpit opraviti tisti uslužbenci glavne pisarne, ki sprejemajo vloge vezane na uveljavljanje pravic ali pravnih koristi v upravnem postopku, ne pa tudi za sprejemanje ostale pošte.

Vse do leta 2008 pa je za javne uslužbence, ki opravljajo naloge, vezane na glavno pisarno, in tiste, ki so pooblaščeni za sprejem pošte, bilo predpisano, da morajo opraviti še poseben strokovni izpit iz upravnega poslovanja. Izpit se je nanašal zgolj na določena področja oziroma vsebine UUP, na primer upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva, vročanje in druga uradna dejanja, odvisno od zahtevnosti in narave dela. Omenjeni izpit pa je Uredba o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 31/2008, trenutna št. 14/20) iz leta 2008 ukinila. Iz tega izhaja, da obstoječa usposabljanja zadoščajo za pridobitev potrebnih znanj in jih ni potrebno ugotavljati s posebnih strokovnim izpitom. (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 147)