Ali se lahko pri preverjanju identitete stranke ali pooblaščenca skopira in skenira kopija osebne izkaznice ali potnega lista te osebe, ki se vloži v dokumentacijo upravne zadeve?

Z ZUP je uradna oseba organa pooblaščena, da ugotovi istovetnost vlagatelja vloge (glej 65. člen). To se nanaša tako na primere, ko se pisna vloga odda neposredno pri organu, kot tudi če se odda ustno na zapisnik. V prvem primeru se istovetnost evidentira v obliki uradnega zaznamka v zadevi, v drugem pa neposredno v zapisnik. Omenjeni listini služita kot dokaz o izpolnitvi procesne obveznosti in ugotovljene istovetnosti, zato kopiranje osebnih izkaznic ali drugih osebnih dokumentov sploh ni potrebno. Odgovor na vprašanje, ali in kdaj je kopiranje osebne izkaznice normativno dopustno, je dosegljiv na tej povezavi. Glede na 4.a člen Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (ZPLD, Ur.l. RS, št. 65/2000 in novele), ki določa enake omejitve tudi za potne liste, velja navedeno tudi za slednje. Ker je po Zakonu o osebni izkaznici in Zakonu o potnih listinah državljanov Republike Slovenije eksplicitno prepovedano hranjenje kopij osebnih izkaznic in potnil listin v elektronski obliki, morebitnih kopij ni dovoljeno skenirati, ne glede na drugačna pravila upravljanja z dokumentarnim gradivom.