Upravni organ je s svojim aktom določil, da se dokumenti, ki nastanejo po notranji pobudi v organu, evidentirajo kot lastni dokumenti. To pomeni, da se vsa pošta, ki se pošilja med oddelki znotraj organa, evidentira kot lastni dokumenti in ne kot izhodni dokumenti in v nadaljevanju vhodni dokumenti. Ali je to pravilno? Ali se skladno z Uredbo o upravnem poslovanju šteje za organ »mestna oz. občinska uprava«? Ali se lahko kot organ šteje tudi Inšpektorat znotraj mestne oz. občinske uprave?

Pravne osebe vstopajo v pravna razmerja z drugimi pravnimi subjekti preko svojih organov. Organe glede na število članov delimo na enoosebne in večosebne, večosebne organe pa glede na način sprejemanja odločitev delimo na monokratične in kolegijske.


ZUP pojem "organ" opredeli kot organ državne uprave ali drug državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti in nosilec javnih pooblastil, ki mu zakon daje pristojnost za odločanje v upravni zadevi (prvi odstavek 5. člena ZUP). Organe državne uprave določa Zakon o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 52/2002 in novele; glej 14. člen ZDU-1), druge državne organe pa npr. za potrebe urejanja položaja v teh organih zaposlenih oseb, tj. javnih uslužbencev, določa Zakon o javnih uslužbencih (ZJU, Ur. l. RS, št. 56/2002 in novele; glej 6. člen ZJU). Zakon o lokalni samoupravi (ZLS, Ur. l. RS, št. 72/1993 in novele) določa, da so organi občin občinski svet, župan in nadzorni odbor (28. člen ZLS). Ne glede na to ZLS občinsko upravo ureja v posebnem poglavju, v katerem med drugim določa, da jo ustanovi in notranjo organizacijo določi občinski svet na predlog župana (49. člen ZLS).

Notranja organiziranost organov je določena z aktom o notranji organizaciji v skladu z Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih (Ur. l. RS, št. 58/2003 in novele).


Upravno poslovanje organov državne uprave, uprav samoupravnih lokalnih skupnosti ter drugih pravnih in fizičnih oseb, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, ureja Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele), če ni s to uredbo in z drugimi predpisi določeno drugače. UUP določa, da je dokument izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje (6. člen UUP). Lastni dokument je dokument, ki je nastal pri delu organa in ga organ ni poslal drugemu naslovniku, izhodni dokument je dokument, ki je nastal pri delu organa in ga je organ poslal drugemu naslovniku, vhodni dokument pa je dokument, ki ga je organ prejel (6. člen UUP). Kdo je naslovnik, UUP ne določa, iz smisla določb pa izhaja, da je to bodisi drug organ bodisi drug pravni subjekt (fizična ali pravna oseba), ne pa druga notranja organizacijska enota istega organa. Glede na to je prav, da se dokumenti, ki nastanejo po notranji pobudi v organu in se pošiljajo med notranjimi organizacijskimi enotami istega organa, evidentirajo kot lastni dokumenti.


Iz ZUP izhaja, da ima občinska uprava status organa, ki mora v primeru odločanja o upravnih zadevah ravnati po ZUP, saj določa njeno stvarno pristojnost za odločanje v upravnih zadevah iz izvirne in prenesenih pristojnosti občin na prvi stopnji, če seveda zakon ne določa drugače (17. člen ZUP; glej tudi 1. člen ZUP in 5. člen ZUP).

S stališča stvarne pristojnosti nastopi problem v primeru, če občinska uprava ni organizirana kot enovit organ, ampak jo tvori več organov (da občinsko upravo lahko tvori več organov izhaja iz ZLS posredno preko določbe, da spore o pristojnosti med organi občinske uprave rešuje župan - glej 49. člen ZLS). Gre za vprašanje, ali je v takem primeru stvarno pristojen posamezni organ občinske uprave ali uprava kot celota? Teorija meni, da uprava kot celota, pri čemer se opira na besedilo 17. člena ZUP, ki govori o pristojnosti uprave in ne upravnih organov (sklicuje se tudi na določbo 49. člena ZLS, ki pa je bila v vmesnem času spremenjena z novelo ZLS-N). V skladu s je mogoče o samostojnih organih občinske uprave govoriti le pogojno, saj je položaj bolj podoben enovitemu organu z notranjimi organizacijskimi enotami - o stvarni pristojnosti posameznih organov občinske uprave torej ni mogoče govoriti (Jerovšek et al., 2004, ZUP s komentarjem, str. 123-124; prim. z Vlaj, Lokalna samouprava, 2006, str. 195-197).


Glede na zgoraj navedeno mestna oziroma občinska uprava šteje za organ v smislu ZUP in UUP, inšpektorat pa ne.


Ker gre v konkretnem primeru za pošiljanje pošte znotraj organa, je označba dokumentov kot lastnih ustrezna. Organ pošte namreč ne pošilja drugemu naslovniku, temveč pošta oz. dokumenti ostanejo znotraj istega organa.