Upravni organ je prejel pritožbo, ker je vročevalec vročil pošiljko po drugem odstavku 89. člena ZUP osebi, ki je podpisala izjavo o pooblastilu stranke za vročanje, stranka pa trdi, da takšnega pooblastila ni dala. Kako naj upravni organ ravna v takšnem primeru?

Prvi odstavek 89. člena ZUP določa, da lahko stranka pooblasti določeno osebo (pooblaščenca za vročitve), ki naj se ji vročajo vsi dokumenti zanjo. O tem mora obvestiti organ, ki vodi postopek, ta pa mora od prejema pooblastila dalje pisemske ovojnice z dokumenti za stranko naslavljati na pooblaščenca. Če stranka na takšen način postavi pooblaščenca je ta upravičen in zavezan prevzemati dokumente za stranko.

Drugi odstavek 89. člena ZUP določa, da lahko stranka o obstoju pooblastila ne obvesti organa, ki vodi postopek (osebo lahko pooblasti le ustno), vročevalec pa lahko pooblaščencu vroča vse dokumente za stranko, če pooblaščenec podpiše izjavo, da ga je stranka za to pooblastila. Vročitev pooblaščencu (iz drugega odstavka 89. člena ZUP) je veljavno opravljena le ob izpolnitvi predpisanih pogojev: ugotovitvi njegove istovetnosti z uradnim osebnim dokumentom s fotografijo in podpisu izjave, da ga je stranka za prevzem dokumentov pooblastila. Vročevalec na vročilnico ob tovrstnem vročanju čitljivo napiše osebno ime in številko osebnega dokumenta pooblaščenca in jo skupaj z izjavo pooblaščenca vrne organu (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 293). Z vročitvijo dokumentov pooblaščencu iz drugega odstavka 89. člena ZUP začnejo teči roki in nastopijo posledice za stranko.

V primeru, da oseba govori neresnico, da je pooblaščenec določene stranke, lahko odgovarja odškodninsko in kazensko.

Vročevalec mora vročiti dokument osebi, ki izjavi, da je pooblaščenec stranke (in izpolnjuje ostale že zgoraj omenjene pogoje: podpis izjave, dokaz istovetnosti z osebnim dokumentom itd.), kljub morebitnemu dvomu o obstoju pooblastila (glej Kovač, Vročanje v upravnem postopku (od vročitve upravne odločbe do njene izvršitve), Podjetje in delo 6-7, 2008, str. 1310-1311). Čeprav nekateri menijo, da v takšnih primerih vročevalec lahko ponovno pride k naslovniku, ko je ta doma (Grafenauer v Upravno pravo, procesni del, 2008, str. 368), po našem mnenju ni ni zakonskih razlogov za zavrnitev vročitve, na katere bi se lahko vročevalec uprl, če bi oseba zatrjevala, da jo je naslovnik pooblastil za prevzem.

Bistvene napake pri vročanju se odpravijo s ponovnim vročanjem. Napaka je bistvena, če se vroča osebi, ki ga ni opravičena in dolžna prevzeti (npr. družinskemu članu pri osebni vročitvi, neposredno stranki, ki ima pooblaščenca ipd.) Šteje se, da je bila vročitev opravljena tisti dan, za katerega se ugotovi, da je oseba, kateri je bil dokument namenjen, slednjega dejansko prejela. Če ni dokazano, da je oseba dokument dejansko dobila, se šteje, da ji dokument ni bil vročen (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 306-307).