Kako naj organ vodi evidenco o upravnem postopku, če razvid, ki ga je pripravilo ministrstvo oziroma vladna služba, ne vsebuje vseh postopkov (npr. inšpekcijskih postopkov v samoupravnih lokalnih skupnostih)? Ali je tak razvid zgolj delovni pripomoček, na katerega organ pri priravi poročila ni vezan? Kako naj se v takem primeru določa zahtevnost inšpekcijskih postopkov? Ali se za prekrškovne postopke evidenca vodi posebej?

Spremljanje izvrševanja ZUP je urejeno s Pravilnikom o vodenju evidence o upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 18/03 in 7/06) (glej 322. člen ZUP). V skladu s pravilnikom pristojna ministrstva za potrebe poenotenja podatkov, ki se vnašajo v evidenco o reševanju upravnih stvari na prvi stopnji, pripravijo številčno označene razvide odločanja o upravnih stvareh po materialnopravni zakonodaji, v katerih označijo stopnjo zahtevnosti posameznega odločanja. Za samoupravne lokalne skupnosti je koordinirala in pripravila številčno označene razvide z zahtevnostjo odločanja pristojna vladna služba v sodelovanju z zunanjim izvajalcem. Ta razvid je tudi objavila na spletu, tako kot določa novela pravilnika (11. člen pravilnika).


Če razvid ne vsebuje vseh upravnih postopkov, ki jih vodi organ, mora organ pozvati pristojno ministrstvo oziroma vladno službo, da ga dopolni in nato nadgradi informacijski sistem, ki daje podporo vodenju evidenc. Razvid, ki je javno objavljen, ne more biti zgolj neobvezen delovni pripomoček, ki bi ga organ upošteval ali ne po lastni presoji, saj sicer ne bi mogli pravilno spremljati izvrševanja ZUP - to je namreč mogoče le, če so podlage, na katerih se pripravljajo letna poročila, enotne.


Uradna oseba, ki v organu določi zahtevnost upravnega postopka sicer ima nekaj prostora za lastno odločanje, a le v okviru vsebine razvida. Iz pravilnika npr. izhaja, da se sme oznaka zahtevnosti postopka spremeniti do konca postopka na prvi stopnji, a le če se izkaže za potrebno in je kot možnost izbire predvidena v razvidu (13. člen pravilnika). Če te možnosti v razvidu ni, tega ne more narediti. Še toliko manj lahko določi in morebiti kasneje spremeni zahtevnost postopka, ki ga v razvidu sploh ni - kot že povedano, to ne bi zagotavljajo enakih podlag za poročanje in bi onemogočilo pravilno spremljanje izvajanja ZUP.

Upravni postopki so lahko povezani s prekrškovnimi, vendar jih ne smemo enačiti, saj gre za dva različna postopka (čeprav je npr. zanju pristojen isti organ). Cilj inšpekcijskega upravnega postopka je ugotavljanje kršitev predpisov in izdaje odločb in drugih aktov, da bi preprečili napake in pomanjkljivosti, medtem ko je cilj prekrškovnega postopka sankcija oziroma kazen za kršitelja (Jerovšek in Kovač, Posebni upravni postopki, 2008, str. 177). V veliki večini primerov se ta dva postopka vodita hkrati, vendar je upravni postopek okvir prekrškovnega. Prekrškovni postopek se ne sme začeti pred ali hkrati – inšpektor ga lahko uvede za upravnim postopkom, ko pa sta uvedena, ima vsak svojo pot (sicer v isti zadevi, vendar se vodi vzporedno).


Prekrškovne postopke vodijo prekrškovni organi (kar je npr. tudi občinsko redarstvo) po Zakonu o prekrških (ZP-1, Ur. l. RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo, 21/13, 111/13, 74/14 – odl. US, 92/14 – odl. US, 32/16, 15/17 – odl. US, 73/19 – odl. US, 175/20 – ZIUOPDVE in 5/21 – odl. US), ki umešča prekrške v kaznovalno pravo, kljub temu se med kazensko-pravnimi elementi pojavljajo upravno-pravne prvine, ki izvirajo iz pretežne narave upravnih organov in organizacij kot novih prekrškovnih organov (zato se v nekaterih zadevah smiselno uporablja tudi ZUP). Zakon o prekrških v 203. členu določa tudi, da morajo prekrškovni organi voditi evidenco o izdanih odločbah o prekrških, način vodenja evidence pa predpiše minister, pristojen za pravosodje. Iz te določbe torej izhaja, da se evidence v prekrškovnih postopkih vodijo ločeno, in sicer po Pravilniku o obliki in vsebini vpisnikov in pomožnih knjig pri prekrškovnih organih (Ur. l. RS, št. 33/11, 69/13 in 55/17)).