Po Uredbi o upravnem poslovanju se v primeru, če se dve ali več zadev združi v eno skupno zadevo, odpre nova zadeva, pridružene zadeve pa se označijo kot opuščene. Pri vodenju evidence o reševanju upravnih zadevah, ki se vnašajo v informacijski sistem, se uporabljajo različne pisarniške odredbe. V aplikaciji, ki jo uporablja občinski organ pa je možna le izbira odredbe REŠENO ali ODSTOPLJENO. Ali je to skladno z uredbo? Kaj storiti z dokumenti, ki so pomembni za odločanje v postopku in so vloženi v zadevo, katero smo opustili - ali jih naj prenesemo v novo skupno zadevo?

Po prvem odstavku 60. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) se zadeve, če so vsebinsko ali formalno povezane, v evidenci povežejo z zaznamkom na vsaki od povezanih zadev. Drugi odstavek 60. člena UUP določa, da med povezane zadeve sodi tudi primer, ko se dve ali več zadev združi v eno, novo skupno zadevo ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev, v kateri se evidentira dokument o tem, katere zadeve so se združile. V tem primeru se na novo prispeli ali nastali dokumenti evidentirajo le pri zadevi, ki se nadaljuje, in se ne evidentirajo pri drugih združenih zadevah. V evidenci se pri združenih zadevah in pri zadevi, ki se nadaljuje, evidentirajo »zveza« ter številke vseh združenih zadev in nadaljevane zadeve. Združene zadeve, ki se ne nadaljujejo, dobijo stanje »REŠENA združena«




Po drugi točki tretjega odstavka 61. člena UUP pa se za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, uporabljata stanji ROKOVNIK in REŠENO. V okviru stanja REŠENO se uporabljata odredbi "odstopljena" (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi odstopljena drugemu organu) in "združena" (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi združena).




V skladu s tem aplikacija občinskega organa ni popolnoma skladna z uredbo, saj bi morali biti na izbiro stanji ROKOVNIK in REŠENO, ne pa REŠENO in ODSTOPLJENO. Pridružene zadeve po 61. členu UUP označimo z REŠENO, saj organ v pridruženih zadevah ne bo opravil več nobenega dejanja. Dokumentov, ki so pomembni za odločanje v postopku in so vloženi v zadevo katero smo opustili, ne prenesemo v novo skupno zadevo, temveč se le tej zadevi pripiše zveza - številka nove skupne zadeve.