Upravni organ je prejel vlogo in ugotovil, da zanjo ni pristojen. Ali je potrebno, pred odstopom vloge pristojnemu organu, o ugotovitvi napisati zapisnik? Kaj pa v primeru, da gre za inšpekcijski postopek, kjer organ prejme prijavo, za katero se po njeni proučitvi (prijava je že zavedena v sistemu kot nova upravna zadeva) izkaže, da je zanjo pristojna druga inšpekcija ter se zadeva odstopi pristojnemu organu – ali mora organ sestaviti zapisnik? Ali se evidentiranje zadeve in zapisnik štejeta za začetek postopka po uradni dolžnosti v skladu s prvim odstavkom 127. člena ZUP (»oprava kakršnegakoli dejanja v postopku«)?

65. člen ZUP različno ureja odziv organa glede na način vložitve vloge:
* če stranka pride k organu osebno, tretji odstavek 65. člena ZUP določa, da organ opozori vložnika na nepristojnost in ga napoti k pristojnemu organu;
* če obstaja možnost pritožbe in ker obstaja možnost, da vložnik zamudi z vložitvijo vloge, je nujno, da uradna oseba o opozorilu na nepristojnost in napotitvi vložnika na pristojni organ, sestavi zapisnik (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 246);
* če kljub opozorilu, vložnik vztraja pri vložitvi, jo je uradna oseba, zaradi splošne obveznosti sprejema vlog, dolžna sprejeti in vlogo zavrže s sklepom zaradi nepristojnosti.

V četrtem odstavku 65. člena ZUP je urejena situacija, ko organ prejme vlogo za katero ni pristojen, po pošti, brzojavno ali po elektronski poti – tako, da pred sabo nima vložnika. Če ni nobenega dvoma o tem, kateri organ je pristojen, jo mora brez odlašanja poslati pristojnemu organu in to sporočiti stranki. Stranka mora biti obveščena o tem, kaj se je zgodilo z njeno vlogo, napiše se sporočilo stranki, v obliki dopisa, v katerem se navede, kateremu organu je bila vloga oddana v reševanje (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 247).

V primeru, da organ ne more ugotoviti, kateri organ je za vlogo pristojen, brez odlašanja izda sklep s katerim zavrže vlogo, vendar šele, ko stori vse, da ugotovi, kateri organ je zanjo pristojen (glej tudi sodbo VS RS 1604/96).

Menimo, da v primeru četrtega odstavka 65. člena ZUP, ko organ ugotovi, da ni pristojen za reševanje in odstopi vlogo pristojnemu organu, ni potrebno pisati zapisnika ali uradnega zaznamka, je pa potrebno napisati dopis stranki o tem, kje se njena vloga nahaja in kdo je pristojen za njeno reševanje. V primeru, da organ, kljub prizadevanju, ne uspe ugotoviti, kdo je za zadevo pristojen, pa izda sklep s katerim vlogo zavrže zaradi nepristojnosti. V obeh omenjenih situacijah se bo v sistem evidentirala odprema dopisa oziroma sklepa, kar zadošča za evidenco organa in morebitno kasnejše dokazovanje.

Menimo, da četudi je nepristojni organ sestavil zapisnik, upravni postopek na zahtevo stranke ni bil uveden, ker organ za to zadevo ni pristojen. Iz namena določb 64. člen ZUP, 65. člen ZUP in 68. člena ZUP v povezavi s 127. členom ZUP lahko namreč sklepamo, da je postopek v skladu z drugim odstavkom 127. člena ZUP uveden, ko vlogo prejme pristojni organ. To torej pomeni, da ravnanje nepristojnega organa z vlogo ne pomeni, da je bil s takšnim ravnanjem uveden upravni postopek (primerjaj tudi Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2001, str. 352).

Za inšpekcijske postopke kot posebne upravne postopke, začete po uradni dolžnosti, velja poleg ZUP nadrejeno specialnejši predpis, tj. Zakon o inšpekcijskem nadzoru (ZIN, Ur. l. RS, št. 43/07 in novela), ki v tretjem odstavku 32. člena določa, da v primeru, da inšpektor pri opravljanju nalog inšpekcijskega nadzora ugotovi kršitev zakona ali drugega predpisa oziroma akta, katerega izvajanje nadzoruje druga inšpekcija, sam ugotovi dejansko stanje ter o svojih ugotovitvah sestavi zapisnik, ki ga posreduje pristojni inšpekciji. Tukaj torej velja dolžnost inšpekcijskega organa, da sestavi zapisnik o svojih ugotovitvah in zadevo odstopi pristojnemu organu.

Menimo, da četudi je nepristojen organ sestavil zapisnik, se upravni postopek po uradni dolžnosti ni začel, ker organ za to zadevo ni pristojen. Zakon namreč v prvem odstavku 127. člena ZUP kot pogoj za začetek upravnega postopka po uradni dolžnosti, določa opravo dejanj s strani pristojnega organa. To torej pomeni, da ravnanje nepristojnega organa ne pomeni, da se je s takšnim ravnanjem začel upravni postopek po uradni dolžnosti (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2001, str. 352). Ob tem je treba upoštevati, da se upravni postopek po uradni dolžnosti ne začne na podlagi vloge, ampak šele kot organ opravi kakršnokoli procesno dejanje, ki je povezano z ugotavljanjem dejanskega stanja stvari.