Ali je v skladu s predpisi, da upravni organ pri glavnem vhodu v svoje poslovne prostore namesti nabiralnik (skrinjico oziroma "lastni poštni nabiralnik"), v katerega bi lahko stranke oddajale vloge (zahteve, dokumente za dopolnitev svojih zahtev, potrdila, soglasja ...) v času, ko upravni organ nima uradnih ur oziroma ne posluje sprejemna pisarna (npr. pozno popoldne ali zvečer)?

Zamisel, da bi organ namestil nabiralnik za oddajo vlog strank, je predvidoma namenjena olajšanju komunikacije strank in drugih udeležencev postopkov z organom v smislu programa odprave administrativnih ovir. Pri tem pa je treba biti zaradi možnih škodljivih posledic, ki lahko presežejo želen namen, pazljiv. Niti ZUP niti Uredba o upravnem poslovanju sicer ne določata namestitve (lastnega "poštnega") nabiralnika (predalčnika) za sprejem vlog, zato takšne oddaje vlog ni mogoče enačiti s tam določenim pravno veljavnim načinom oddaje vloge. Res pa se temu ni mogoče v celoti izogniti, saj stranke lahko kljub temu oddajajo vloge v poštni predalčnik organa, ki je sicer namenjen oddaji pisemskih pošiljk. Kljub temu, da postavitev predalčnika ni neposredno prepovedana, pa to ne sme predstavljati pravila, da bi organ vloge sprejemal v poslovnem času (ne le v času uradnih ur!) le na ta način. Takšno postopanje bi bilo v nasprotju z ZUP in UUP, saj je ves poslovni čas treba zagotavljati možnost oddaje vloge.

Problematičnost oddaje vlog preko predalčnika je sporna z vidika štetja roka. Po ZUP namreč velja, da se šteje za datum vložitve vloge datum, ko je organ vlogo prejel. V primeru zadevnega nabiralnika bi bilo to tisti dan, ko se vlogo vzame iz nabiralnika in označi kot prejeto s sprejemno štampiljko, kar je lahko tudi nekaj dni po dnevu dejanske oddaje s strani vložnika (npr. v petek popoldne oddano, prevzeto in šteto kot vloženo šele v ponedeljek zjutraj), pri čemer pa niti vložnik niti organ nimata nobenega dokazila o (dejanskem) datumu oddaje, kot je na voljo pri podobni oddaji prek Pošte (priporočeno ali s kako drugače odtisnjenim datumom oddaje; prim. drugi odstavek 68. člena ZUP, ki določa, da se dan, ko je vložnik oddal vlogo na pošto, šteje za dan, ko je organ prejel vlogo). To pomeni, da lahko vložnik živi v veri, da je določen dokument pravočasno oddal, organ pa ga prevzame kasneje (ali celo založi ali izgubi), kar lahko za stranko pomeni nepovratne posledice. Zlasti glede temeljnega zahtevka, od katerega vložitve teče rok za odločitev, če organ tako zahtevo založi, vložnik ne bo imel nobenega potrdila o sprejemu vloge, ki pa je pomembno dokazno sredstvo, s katerim lahko vložnik dokaže, da je vlogo izročil. Pri molku organa je lahko potrdilo o sprejemu vloge dokaz, da odločba ni bila izdana v predpisanem roku (glej Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 203).

Namestitev opisanega nabiralnika je sicer teoretično mogoča pod zgoraj navedenimi pogoji glede obveznosti organov v poslovnem času, čeprav Ministrstvo za javno upravo takšno prakso odsvetuje zaradi poslabšanja pravne varnosti strank. Kolikor se organ za to možnost vendarle odloči, priporočamo, da se na nabiralnik namesti (nalepi) opozorilo, da se bodo vložene vloge dvigovale in štele kot prejete v določenem času (npr. za vloge vložene izven poslovnega časa prvi naslednji delovni dan) oziroma da se priporoča, da vložniki prvi delavnik preverijo pri organu, ali in kdaj je bila vloga šteta za prevzeto. Hkrati je treba zagotoviti ustrezno organizacijo znotraj organa, da bo uslužbenec sprejemne pisarne vloge dvigoval sproti, kot zapisano v opozorilu za stranke/vložnike.