Upravni organ vodi postopek za izdajo uporabnega dovoljenja. Stranka v postopku (npr. investitor) mora zahtevi za uporabno dovoljenje med drugim predložiti potrdilo iz evidence (npr. potrdilo iz evidence kurilnih naprav) kot sestavni del vloge, ki jo vodi pristojno ministrstvo, vendar ministrstvo take evidence (še) ni vzpostavilo. Podlaga za vpis (npr. kurilne naprave) v evidenco je prvi pregled, ki ga izvede koncesionar (npr. dimnikar). Kako naj postopa upravni organ glede na to, da evidenca (kurilnih naprav) ni vzpostavljena, koncesionar pa ne izda pozitivnega poročila zaradi zatrjevano neupravičenih zahtev koncesionarja? Ali je pravilno stališče organa, da kot ustrezno šteje mnenje pristojnih inšpektoratov, ki je pozitivno in izda uporabno dovoljenje?

Državni organi (npr. ministrstva) izdajajo potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco (prvi odstavek 179. člena ZUP).

Poleg tega četrti odstavek 66. člena ZUP določa, da v primeru, ko se postopek začne na zahtevo stranke, vlogi ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni (pa tudi nekateri drugi) organi oz. nosilci javnih pooblastil, temveč si mora uradna oseba, ki vodi postopek, le-te po 139. členu ZUP pridobiti sama (tako tudi v konkretnem primeru). Strogo formalno gledano je vloga, vložena brez ene izmed v predpisu določenih sestavin, nepopolna.

Gradbeni zakon (GZ-1, Ur. l. RS, št. 199/21 in novela) v osemintrideseti točki prvega odstavka 3. člena določa, da je uporabno dovoljenje odločba, s katero se dovoljuje uporaba objekta. V konkretnem primeru gre za objekt, za začetek uporabe katerega je potrebno uporabno dovoljenje. V 80. in 81. členu GZ-1 določa postopek pridobitve za izdajo uporabnega dovoljenja in predpisuje kot procesni pogoj vložitev zahteve za izdajo uporabnega dovoljenja. Če gradbeno dovoljenje ali zakon določata, da je potrebno zahtevi priložiti tudi potrdilo iz evidence kurilnih naprav, je potrebno storiti tudi to.

Uredba o načinu, predmetu in pogojih izvajanja obvezne državne gospodarske javne službe izvajanja meritev, pregledovanja in čiščenja kurilnih naprav, dimnih vodov in zračnikov zaradi varstva okolja in učinkovite rabe energije, varstva človekovega zdravja in varstva pred požarom (Ur. l. RS, št. 129/2004 in novele) v 33. členu določa, da mora investitor (če gre za stavbo, v kateri je nameščena ena ali več kurilnih naprav) k dokumentaciji za pridobitev uporabnega dovoljenja v skladu s predpisi, ki urejajo graditev objektov, priložiti potrdilo o vpisu v evidenco kurilnih naprav ali potrdilo o začasnem vpisu v evidenco kurilnih naprav za vsako od malih kurilnih naprav v stavbi.

Toda ker v konkretnem primeru vloge z navedenim potrdilom sploh ni mogoče dopolniti, saj takega potrdila ni moč pridobiti (evidenca namreč de facto ne obstaja), to ne sme iti na račun stranke oz. zaradi tega ne morejo nastati nobene posledice za stranko (npr. investitorja). V konkretnem primeru zaradi splošno znanega dejstva, da evidenca ni vzpostavljena, organ ne more zahtevati predložitve potrdila, saj to objektivno ni mogoče, prav tako ne dopolnitve formalno pomanjkljive vloge s takim potrdilom. Kolikor podzakonski akt eksplicitno zahteva potrdilo iz določene evidence (kot v konkretnem primeru), ne pa denimo dokazila o ustreznosti naprave, organ prav tako ni upravičen zahtevati poročila koncesionarja ali odločitve inšpektorja. Tako v primeru, ko in dokler resorno ministrstvo ne vzpostavi evidence, izpolnjevanje takega pogoja sploh ni moč preverjati.