Upravni organ vodi postopek odločanja o pravici. Kdaj in kolikokrat mora preverjati neko dejstvo, ki je po področnem zakonu pogoj za priznanje pravice in se praviloma dokazuje z vpisom v uradno evidenco drugega organa, če to dejstvo še ni vpisano (npr. podatek o zaposlitvi pri izdaji dovoljenja za bivanje tujca)?

V ugotovitvenem postopku, ki sledi uvedbi oziroma začetku postopka, je treba ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, pomembne za odločitev in stranki omogočiti, da uveljavi in zavaruje svoje pravice in pravne koristi (8. člen ZUP, 138. člen ZUP). Ne glede na to, na kakšen način se je postopek začel, mora upravni organ v skladu s preiskovalnim načelom ugotavljati pravno pomembna dejstva vse do izdaje odločbe, torej ves čas postopka, tudi po že opravljenem ugotovitvenem postopku in ustni obravnavi (gl. Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 302).

Odločitev v upravni zadevi se mora torej opirati na vsa pravno pomembna dejstva, ki obstojijo v času odločanja, saj je odločitev le na tak način skladna z načelom materialne resnice. Zato mora biti čas med ugotovitvijo vseh pravno pomembnih dejstev in odločitvijo čim krajši. V opisanem primeru to pomeni, da mora biti organ ob izdaji odločbe z gotovostjo prepričan, da je dejansko stanje, ki ga je ugotovil ob začetku ugotovitvenega postopka, še vedno takšno, sicer mora ponovno zaprositi za podatke iz uradne evidence. Drugače povedano - tik pred izdajo odločbe mora še enkrat preveriti stanje v uradni evidenci, ki jo vodi drug organ, ne glede na to, kolikorat je to storil že prej.

Ker torej organ ne more odločiti, dokler pravno pomembna dejstva niso ugotovljena z gotovostjo, pride do napetosti z načelom zakonitosti, v skladu s katerim mora organ odločiti v zakonsko določenem roku (222. člen ZUP). Vprašanje torej je, kako naj ravna organ v primeru, ko pričakuje, da bo pravno pomembno dejstvo vpisano v uradno evidenco drugega organa, ne ve pa kdaj, rok za izdajo odločbe pa je že ali bo kmalu potekel? Ali naj torej izda negativno odločbo ali pa prekorači rok in izda pozitivno odločbo?

Materialna resnica ima prednost pred zakonsko določenim rokom odločanja, dokler se odločanje giblje v okviru razumnega časa odločanja. Rok za odločitev je sicer instrukcijski, a če je prekomerno in neutemeljeno prekoračen, predstavlja kršitev pravice do odločanja v razumenem roku in s tem 6. člena Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin(o tem gl. Sever, Izbrani vidiki pravice do odločanja v razumnem roku v upravnih zadevah, 2009).

Če se pravno pomembnega dejstva ne da ugotoviti zaradi pomanjkljive uradne evidence, ga je treba ugotoviti z drugimi dokazili, kajti uradna evidenca je le eno od dokazil, ki se lahko uporabi (164. člen ZUP). Ugotavljanje pravno pomembnih dejstev je sicer primarno naloga organa (preiskovalno načelo), če pa mu ne uspe, lahko to naloži tudi stranki, kajti ker gre za pravico in interes stranke, se dokazno breme deli (razpravno načelo). Tudi sicer ZUP ne prepoveduje stranki, da bi organu sama predložila dejstva, o katerih se vodi uradna evidenca, če se tako odloči, npr. zato da bi pospešila odločanje v postopku (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 304; tretji odstavek 66. člena ZUP). Če torej organu ne bi uspelo ugotoviti pravno pomembnega dejstva in ga stranka ne bi priskrbela sama od sebe, bi moral organ v skladu z načelom varstva pravic strank (7. člen ZUP) stranko pozvati, naj sama predloži dokaze, saj jih organ očitno sam ne more priskrbeti hitreje in lažje (drugi odstavek 140. člena).

Če stranka takih dejstev in dokazov ne predloži, čeprav ji je organ za to dal možnost, poleg tega pa jih kljub prizadevanju ni mogel pridobiti niti organ, rok za odločitev pa je že potekel in se približuje meji razumnega časa odločanja, potem mora organ izdati negativno odločbo - v takem primeru je za stranko namreč pravno gledano ugodneje, da dobi negativno odločitev kot da je za nedoločen čas v negotovem položaju.