Stranka je pri organu vložila vlogo za izdajo potrdila o dejstvu iz uradne evidence (npr. da ji ni odvzeta poslovna sposobnost). Kako naj ravna organ, ki te evidence ne vodi?

Predpisi pogosto določajo, da mora oseba za uveljavitev pravic izkazati, da ji ni odvzeta poslovna sposobnost (npr. pri skrbništvu, posvojitvah, pa tudi kot pogoj za pristop k različnim strokovnim izpitom, npr. državni pravniški izpit, strokovni izpit za izvršitelje).
Poslovno sposobnost osebi odvzame sodišče v nepravdnem postopku (44. člen in naslednji Zakona o nepravdnem postopku (ZNP-1, Uradni list RS, št. 16/19). O začetem postopku mora sodišče obvestiti center za socialno delo, ki tej osebi lahko postavi začasnega zastopnika, ko je postopek pravnomočno končan, pa mora centru za socialno delo poslati sodno odločbo.

Odvzem in vrnitev poslovne sposobnosti se vpiše v matični register, ki je centralizirana računalniško vodena baza podatkov, ki jo za celo območje Republike Slovenije vodi in vzdržuje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve (2 in 19. člen Zakona o matičnem registru (ZMatR, Uradni list RS, št. 37/2003). Ta baza, v katero se vpisujejo matična dejstva, je uradna evidenca v smislu 179. člena ZUP. Za vpis matičnega dejstva v matični register je pristojna upravna enota, na območju katere je matično dejstvo nastalo ali se ga mora po določbah tega zakona vpisati v matični register (3. člen ZMatR). Za izdajo izpiskov iz te uradne evidence je pristojna vsaka upravna enota.

Kako je treba ravnati v primeru, ko stranka z vlogo zahteva izdajo potrdila o dejstvu, o katerem se vodi uradna evidenca, od organa, ki te evidence ne vodi, ZUP v podpoglavju, ki ureja potrdila, ne določa. Glede na to je treba uporabiti določbe prvega dela ZUP, ki se nanašajo na občevanje med organi in strankami, in sicer o vlogi (63. člen ZUP in naslednji). Če organ ni pristojen za sprejem vloge v fizični obliki, za sprejem ustne vloge na zapisnik oziroma na predpisan ali drugače pripravljen obrazec, uradna oseba na to opozori vložnika in ga napoti k pristojnemu organu, torej upravni enoti. Če vložnik kljub temu zahteva, da se njegova vloga ali ustno sporočilo sprejme, je uradna oseba dolžna to storiti, a nato tako vlogo s sklepom zavrže zaradi nepristojnosti (tretji odstavek 65. člena ZUP). Če organ dobi tako vlogo po pošti, brzojavno ali po elektronski poti, pa ni nobenega dvoma o tem, kateri organ jo je pristojen sprejeti, jo pošlje brez odlašanja pristojnemu organu, v našem primeru upravni enoti, in to sporoči stranki (četrti odstavek 65. člena ZUP).

Pri tem pa je treba opozoriti, da mora organ ravnati tako le v primeru, če stranka tega potrdila ne rabi za uveljavitev neke pravice, o kateri bi odločal ta organ sam. V tem primeru bi namreč moral organ tako potrdilo od upravne enote pridobiti sam, razen če bi mu stranka to prepovedala (66. člen ZUP in 139. člen ZUP).