Uredba o upravnem poslovanju navaja dolžnost organa, da mora le-ta posredovati v centralni informacijski sistem seznam oseb, ki so pooblaščene za pridobivanje posameznih vrst podatkov. Zanima nas, kje se nahaja tak centralni informacijski sistem in kateri organi smejo biti navedeni v njem?

V skladu s tretjim odstavkom 139. člena ZUP si mora uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti priskrbeti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje ali kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila. Hkrati lahko pri reševanju zadev za potrebe odločanja o zadevi javni uslužbenec pridobiva podatke tudi z elektronskim ali fizičnim vpogledom v uradno evidenco ali pa na podlagi zahteve (1. odstavek 91. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP; Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). Če se podatki zahtevajo ali sporočijo po elektronski poti, morata biti zahteva ali sporočilo elektronsko podpisana z elektronskim podpisom oziroma mora biti nedvomno razvidno, da je zahtevo ali sporočilo poslala pooblaščena oseba (3. odstavek 91. člena UUP).

V primeru, da javni uslužbenec nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, pridobi podatke na podlagi zahteve. V zahtevi mora biti navedena zahteva, za katero se pridobivajo podatki, podatki, ki se zahtevajo, in pravna podlaga. Zahteva in odgovor sta evidentirana pri obeh organih (93. člen UUP).

Pri vpogledu v uradno evidenco organ, ki evidenco vodi potrebuje dokaz, da je uradna oseba res upravičena do vpogleda, torej ima ustrezna pooblastila. To pooblastilo oziroma pravico do vpogleda dodeli upravljavec uradne evidence na podlagi prejete zahteve, v kateri mora biti naveden seznam teh javnih uslužbencev. Organ je dolžan seznam pooblaščenih oseb za pridobivanje posameznih vrst podatkov posredovati v centralni informacijski sistem, upravljavec evidence pa je v centralnem informacijskem sistemu dolžan preveriti ali je na njem oseba, ki v določenem trenutku zahteva vpogled v uradno evidenco.

Trenutno funkcionalnost centralnega informacijskega sistema, ki naj bi omogočil posredovanje takega seznama s strani organa in preverjanje seznama s strani upravljavca evidence še ni implementirana. Zato organi le fizično ali elektronsko izmenjujejo seznam uradnih oseb, ki imajo pooblastilo za dostop do določenih podatkov, prav tako pa tak seznam objavijo na spletnih straneh organa.