UUP določa, da se v vsaki upravni zadevi vodi popis zadeve; dokumente je potrebno vpisati v popis zadeve najkasneje pred odstopom zadeve drugemu organu.
Ali določajo predpisi še kake standarde pisarniškega poslovanja (glede zadeve)?
• ali obstaja generalna klavzula (na primer, da se mora zadeva voditi v redu)?
• da se mora uradni zaznamek, zapisnik pisati čitljivo (če se piše na roko)?
• da morajo biti posamezne strani enega dokumenta med seboj speti?
• da morajo biti dokumenti vloženi v zadevi v določenem vrstnem redu?
• da mora biti vlogi (prejeti po pošti) pripeta kuverta?
• da se mora vrnjena povratnica pripeti na ustrezni dokument (ne na primer na ovoj zadeve)?
• kaj vse mora zadeva vsebovati? (kaj vse mora biti vloženo v ovoj?)

Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) v 56. členu ureja popis zadeve, ki mora vsebovati zaporedno številko vsakega dokumenta v zadevi, kratko vsebino dokumenta, datum dokumenta, navedbo, ali je dokument v fizični obliki, in morebitno stopnjo tajnosti. Popis zadeve se natisne v primeru, če obstajajo dokumenti v fizični obliki, in vloži v ovoj zadeve najpozneje pred odstopom zadeve drugemu organu ali pred vložitvijo v tekočo zbirko. Praksa kaže, da je najprimernejši izpis na posebnem listu in pri tem je potrebno upoštevati, da popis zadeve vsebuje zaporedno številko dokumenta, kratko vsebino posameznega dokumenta ter datum prejema in nastanka dokumenta. Posebej opozarjamo, da se pri popisu zadeve (dokumentov in prilog v zadevi) uporablja kronološki način razvrščanja dokumentarnega gradiva (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 123). Kronološki način razvrščanja pomeni, da je potrebno gradivo razvrstiti po nekem časovnem roku (na primer čas nastanka ali rok rešitve) (glej Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 78). Iz tega vidika priporočamo oziroma svetujemo, da se popis zadeve naredi na način, da se dokumente in priloge zabeleži od najstarejših (na dnu) do najmlajših (na vrhu) - temu mora ustrezati tudi razvrstitev dokumentov in prilog v zadevi. S tem se omogoča dobra preglednost nad potekom vodenja oziroma reševanjem zadeve in se odpravlja dvom glede vrstnega reda dokumentov in prilog v ovoju zadeve oziroma beleženja le teh na popisu zadeve. Opozarjamo pa, da dileme (vprašanja) kako urediti popis zadeve UUP izrecno nikjer ne ureja in zaradi tega drugačno oblikovanje popisa ni v nasprotju z UUP.


Popisu zadeve je potrebno nameniti posebno pozornost, saj popis zadeve omogoča pregled nad vsebino in reševanjem zadeve. Zato ni vseeno kako je popis zadeve narejen, ampak je potrebno pri tem upoštevati natančnost, jasnost in zanesljivost zapisanega v popisu zadeve. V splošnem velja, da mora biti popis zadeve izoblikovan najkasneje pred odstopom zadeve drugemu organu ali pred njeno vložitvijo v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 123).

Splošna generalna klavzula o popisu zadeve, razen tega, da 56. člen UUP določa sestavne dele popisa zadeve, ne obstaja. Vsekakor pa je potrebno upoštevati, da se morajo vsi dokumenti in priloge, ki so zabeleženi na popisu zadeve ustrezno zapisati in vložiti v ovoj zadeve. Tako morata biti uradni zaznamek in zapisnik napisana čitljivo v skladu z navodili in sestavnimi deli, ki jih vsebujeta. Prvi odstavek 77. člena ZUP natančno določa, da mora biti zapisnik sestavljen pravilno in čitljivo, 80. člen ZUP pa določa, da zapisnik ni samo tehnični instrument, ampak je tudi javna listina, če je sestavljen v skladu z določbami tega zakona. To torej pomeni, da v kolikor je zapisnik (tudi uradni zaznamek) napisan ročno mora biti napisan čitljivo in razločno. Stranka namreč lahko zahteva, da se ročno pisani zapisnik prepiše in opremi z žigom in podpisom.

Tako kot popis zadeve mora biti tudi zadeva v vsakem trenutku popolna, kar pomeni, da mora vsebovati vse dokumente s prilogami, ki se nanašajo na zadevo, ne glede na to, ali se vodi v elektronski obliki ali v fizičnem ovoju. Zelo pomemben vidik zagotavljanja preglednosti in urejenosti dokumentarnega gradiva je zahteva, da imata zadeva in vsak dokument v njej vselej isto številko zadeve, številka zadeve pa se ne more spremeniti (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 116-117).

Tudi v primeru, ko se zadeva vodi v »fizičnem ovoju zadeve« mora glavna pisarna oziroma javni uslužbenec, ki zadevo rešuje, poskrbeti, da se vsak (na novo prejet ali v organu nastali) dokument vloži v ustrezno zadevo oziroma ovoj zadeve. Če gre za novo zadevo, vloži dokument v ovoj zadeve glavna pisarna, če pa se z dokumentom prispelim v glavno pisarno, zadeva nadaljuje, ga glavna pisarna skladno z načinom dodeljevanja pošlje pristojnemu uslužbencu. To pomeni, da dokument v zadevo oziroma ovoj zadeve vloži tisti javni uslužbenec, ki zadevo rešuje (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 119-123). V primeru prilog dokumentu, ki se nanašajo na zadevo veljajo enaka pravila.

Ker je v ovoju zadeve več različnih dokumentov in prilog se lahko pojavi problem, da se kakšen dokument tudi izgubi v kolikor vsebuje več strani – enako vsekakor velja tudi za priloge. Zato svetujemo, da v kolikor je potrebno kakšen dokument ali prilogo, ki vsebuje več strani »speti« med seboj, da se to zaradi nanašanja na enako vsebino, ločenja od ostalih dokumentov in prilog, ne izgube dokumentov in prilog ter boljše preglednosti, tudi naredi. Vsekakor pa je potrebno upoštevati dejstva, da v kolikor kakšen predpis določa, da se posamezni dokument ali priloga ne sme »speti«, da to tudi upoštevamo in uporabimo drug način, da preprečimo oziroma zmanjšamo možnost napak, izgube, itd. Pri spenjanju dokumentov ali posameznih prilog je to potrebno narediti na način, da se s tem ne poškoduje posameznih dokumentov in prilog.

Posamezni vlogi (dokumentu), ki je prispela po pošti in je vložena v ovoj zadeve se pripne kuverta kadar je pomemben datum odpošiljanja (v zvezi s tem glej "tukaj")in to ni nikjer drugje razvidno. S povratnicami pa je potrebno ravnati zelo skrbno in jih na takšen način tudi vložiti v ovoj zadeve in z njimi ravnati na tako, da se ne izgubijo. Pri tem si lahko pomagamo na način, da jih pripnemo na ovoj zadeve ali k dokumentu. Moramo pa ravnati skrbno oziroma pazljivo, da se povratnic ne poškoduje. Način ali je potrebno povratnice pripenjati na ovoj zadeve ali k posameznemu dokumentu ni posebej nikjer definiran.