Če nastajajo v upravni zadevi (na prvi stopnji) stroški, jih je treba zaznamovati v spisu. Če evidence ni (ker posebni stroški po ZUP niso nastali), potem ni osnove, da se v izrek odločbe napiše, da bo o stroških izdan poseben sklep, pač pa se napiše npr. da stroškov ni bilo?

Po ZUP se obračunavajo le stroški, ki sodijo v kategorijo posebnih stroškov postopka. Stroški, ki nastanejo organu ali stranki ali drugim udeležencem postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu, ipd.) gredo praviloma v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel (prvi odstavek 113. člena ZUP).

Sklep o posebnih stroških postopka se izda le v primeru, če so takšni stroški nastali in o njih ni bilo odločeno v odločbi oz. sklepu, če se je postopek z njim končal. Če organ ne odloči o stroških v odločbi oz. sklepu, mora v odločbi oz. sklepu navesti, da bo izdal o stroških poseben sklep (tretji in četrti odstavek 118. člena ZUP).

Peti odstavek 213. člena ZUP določa, da se v izreku odločbe odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. Če posebni stroški v postopku niso nastali, je treba torej v izreku odločbe navesti tudi to. Zavede se tako, da se v posebni točki izreka zapiše denimo:»Posebni stroški postopka niso nastali.« Če je že vnaprej znano, da stroški v postopku niso nastali, je nesmiselno, pa tudi v nasprotju z ekonomičnostjo postopka, da se glede tega izdaja poseben sklep.