Ali so lahko posamezniki brez pravnega interesa v zadevi (npr. študentje na praksi) prisotni pri posameznih dejanjih v upravnih postopkih (npr. pri inšpekcijskem ogledu) in na kateri pravni podlagi oziroma s katerimi omejitvami?

Načeloma lahko v upravnem postopku sodelujejo poleg uradnih oseb le osebe s pravnim interesom v zadevi. Tretje osebe brez pravnega interesa pa so lahko prisotne le na ustni obravnavi, kadar javnost ni izključena, izjemoma pa nekatere tudi v slednjem primeru. Uvodoma kaže pri tem izpostaviti, da se ogled (tudi inšpekcijski) obvezno izvaja v obliki ustne obravnave, kot določa 154. člen ZUP. Uradna oseba mora namreč po ZUP razpisati ustno obravnavo v zadevah, v katerih sta udeleženi dve ali več strank z nasprotnimi interesi, ali v primeru, da je potrebno opraviti ogled ali pa zaslišati priče ali izvedence.

ZUP za ustno obravnavo v 155. členu ZUP določa, da je ta praviloma javna, ne samo za stranke, temveč tudi za splošno javnost, kar zagotavlja transparentnost in odgovornost dela upravnih organov in načelo pravne države v smislu varstva javnega interesa. Po Jerovšek et al. (v ZUP s komentarjem, 2004): »Transparentnost in odprtost birokratskega postopka tako prispevata k zaščiti temeljnih pravic in svoboščin posameznikov in uresničitvi načela enakosti«. Javnost se lahko torej izključi le v zakonsko določenih primerih.

Uradna oseba organa ima možnost izključiti javnost iz celotne ustne obravnave ali iz dela obravnave iz razlogov morale ali javne varnosti, v primeru, da obstaja nevarnost, da bi bila ustna obravnava ovirana, v primeru obravnave razmerij v kakšni rodbini ali v primeru, da gre za obravnavo okoliščin, ki pomenijo tajnost podatkov v skladu z zakonom, ki ureja tajnost podatkov, ali poslovno in poklicno tajnost. Pri razglasitvi odločbe pa po določbah ZUP javnost ne sme biti izključena.

Uradna oseba, ki vodi postopek, pa lahko po drugem odstavku 156. člena ZUP - kljub izključitvi javnosti! - dovoli na ustni obravnavi prisotnost posameznih uradnih oseb, znanstvenih in javnih delavcev, če ima to pomen za njihovo službo oziroma znanstveno delo. Pri tem za prisostvovanje pri ogledu ali ustni obravnavi ni pomembno, ali so te tretje osebe (npr. študenti na praksi) z organom v pogodbenem razmerju, edino pomembno je le, da sodelujejo iz nanizanih razlogov in da so seznanjene z dolžnostjo varovanja tajnosti in posledicami kršitev. Uradna oseba, ki vodi postopek, opozori take osebe, da morajo, kar zvedo na ustni obravnavi, varovati kot tajnost. Prisotnost teh oseb odredi s sklepom uradna oseba, ki vodi ogled. Na sklep se ni mogoče pritožiti s samostojno pritožbo, saj gre za procesni ustni sklep med dejanjem ozirma postopkom.

Prisotnot teh oseb se zabeleži v zapisniku o obravnavi, vključno z opozorilom, da morajo čuvati tajnost podatkov, ki jih zvedo na ustni obravnavi oziroma ogledu. Zapisnik dotične osebe tudi podpišejo, s čimer potrdijo prisotnost in seznanjenost z opozorilom varstva tajnosti.

Za študente ali dijake priporočamo, da se na praktičnem usposabljanju uvede praksa, da le ti podpišejo tudi krovno pisno izjavo, za določeno obdobje opravljanja prakse, glede varstva zaupnih in varovanih podatkov, ki jih zvedo iz dokumentarnega gradiva oziroma dokumentacije izven ustnih obravnav.