Upravni organ je v postopku odločanja o pravici v posebnem ugotovitvenem postopku vpogledal v uradno evidenco in pridobil ustno izjavo stranke. Zaradi razjasnitve dejanskega stanja bi moral zaslišati še uradno osebo drugega organa, ki je vodila postopek, katerega rezultat je bil zaveden v uradno evidenco (npr. policista), saj poleg stranke in te uradne osebe pri tem dogodku ni bil udeležen nihče drug. Kako naj organ vabi to osebo, če ne pozna njenega imena in ali se ta oseba (policist) zasliši kot priča?

V upravnem postopku je treba ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo (načelo materialne resnice, 8. člen ZUP). Ugotavljanje in dokazovanje pravno relevantnih dejstev se izvaja z dokazovanjem v okviru posebnega oziroma skrajšanega ugotovitvenega postopka. ZUP določa, da se kot dokaz lahko uporabi vse, kar je primerno za ugotavljanje stanja stvari in kar ustreza posameznemu primeru, zlasti pa listine, priče, izjave strank, izvedence in oglede, dejansko stanje pa se lahko ugotavlja tudi na podlagi podatkov v informatiziranih evidencah (drugi in tretji odstavek 164. člena ZUP). Dokazila torej niso našteta taksativno, ampak le primeroma, kar pomeni, da lahko uradna oseba uporabi tudi dokazila, ki jih ZUP ne ureja - če pa uporabi enega od dokazil, ki jih našteva ZUP, mora pri njihovi izvedbi ravnati po pravilih ZUP.


Iz okoliščin opisanega primera izhaja, da lahko upravni organ dejansko stanje ugotovi popolno in po resnici le z uporabo treh dokazil - podatkov iz uradnih evidenc, ustne izjave stranke in zaslišanja uradne osebe drugega organa, ki je bila prisotna na kraju dogodka (priča). Priča je lahko vsaka fizična oseba, ki je sposobna zaznati dejstvo, o katerem naj priča in to zaznavo obnoviti (prvi odstavek 181. člena ZUP). Glede na to ni nobene načelne ovire, da uradna oseba drugega organa (npr. policist) ne bi mogel biti priča. ZUP namreč določa, da priča ne more biti le oseba, ki je v konkretnem upravnem postopku udeležena kot uradna oseba (kar se presoja po določbah 28. člena ZUP in naslednjih) in stranka upravnega postopka. Uradna oseba, ki vodi in/ali odloča v upravnem postopku, mora namreč varovati javni interes, stranka pa zasleduje individualni interes (drugi odstavek 181. člena ZUP; Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 358; Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 520). Ne glede na to, da stranka ne more biti priča, pa lahko za potrebe dokazovanja dejstev poda ustno izjavo, če ni na voljo dovolj drugih dokazov (188. člen ZUP), vendar je dokazna moč tega dokazila manjša zaradi zasledovanja individualnega interesa (pri tem je ustno izjavo kot obliko dokazila potrebno ločiti od izjave, ki je namenjena pojasnjevanju dejstev ali razjasnitvi nasprotij v njenih navedbah po 146. členu ZUP, saj sodi sklop načela zaslišanja stranke po 9. členu ZUP).

Pričo se povabi s pisnim vabilom (tretji odstavek 70. člena ZUP), ki ima pravno naravo poziva in se vroča po določbah 83. člena ZUP in naslednjih. Sestavni del pisnega vabila je ime in priimek osebe, ki se vabi (71. člen ZUP). V opisanem primeru upravni organ sicer ve, kateri organ je vodil postopek, katerega rezultat je bil zaveden v uradno evidenco, ne ve pa, katera uradna oseba tega organa konkretno je vodila ta postopek, da bi ga lahko povabila in zaslišala kot pričo. Ker je ime in priimek te osebe pomembno za ugotovitev dejstev, ki so pravno pomembna za odločitev v konkretni upravni zadevi, lahko upravni organ za ta podatek zaprosi organ, pri katerem je ta uradna oseba vodila postopek (pravna pomoč po 33. členu ZUP). Ko bo upravni organ te podatke pridobil, bo to osebo lahko povabil kot pričo, ta pa bo morala ravnati v skladu z določbami ZUP, ki urejajo pričanje (dolžnost odzvati se na vabilo, priti na zaslišanje, govoriti resnico; 182. in 185. člen ZUP), na določena vprašanja pa bo lahko odgovor odklonila, če bodo za to podani zakonski razlogi (183. člen ZUP).