Stranka je bila v upravnem postopku, začetem na njeno zahtevo in v njenem interesu, pozvana, da v določenem roku predloži manjkajoča dokazila in pri tem opozorjena na posledice, če temu ne bo sledila (npr. v postopku pridobitve denarne socialne pomoči). Stranki je bila zaradi nepredložitve zahtevanih dokazil v danem roku izdana zavrnilna odločba (po 140. členu ZUP). Odločba je bila izdana, a vročena (pooblaščencu stranke) en dan kasneje, kot pa je organ vendar prejel zahtevana dokazila, čeprav po izteku roka, a le del dokazil. Prav tako ni bilo danega pojasnila glede zamude pri predložitvi oz. nepredložitvi zahtevanih dokazil. Kako najpravilneje ravnati v takem primeru? Če je stranka dokaze predložila po izteku roka, vendar o zahtevi še ni bilo odločeno, ali je potrebno upoštevati takšen dokaz?

Nosilec dokaznega bremena v postopku je organ, ki vodi postopek, toda po razpravnem načelu, ki primarno preiskovalno načelo dopolnjuje, mora stranka, če gre za postopek v njenem interesu, pri tem sodelovati (več o tem v Androjna in Kerševan, 2006, gl. poglavje o posebnih načelih ugotovitvenega postopka). Po 140. člen ZUP mora tako stranka dejansko stanje, na katero opira svoj zahtevek, navesti natančno, po resnici in določno. V kolikor stranka tega ne stori, jo organ pozove, da predloži dodatna dokazila. Če stranka v določenem roku ne predloži zahtevana dokazila, ker ne uspe pridobiti dokazov oziroma sodelovanje zavrne, organ samo zaradi tega ne sme zavreči zahteve po drugem odstavku 67. člena ZUP, temveč mora postopek nadaljevati in v skladu s pravili postopka po materialnem predpisu meritorno odločiti o zadevi. Če prej predloženi dokazi ne zadostujejo za izdajo pozitivne odločbe o zahtevku stranke, stranka pa v roku ne odgovori na zahtevo organa in ne predloži ustreznih dokazil, izda organ nato zavrnilno, torej meritorno negativno odločbo na podlagi obstoječih dokazov (Grafenauer in Breznik, Upravno pravo, 2009, str. 431).

Organ pa mora upoštevati dejansko stanje ob izdaji odločbe, kar pomeni, da je dolžan upoštevati tudi po iztečenem roku predložena dokazila, če so podana še pred izdajo odločbe. Slednja pa se v razmerju do stranke šteje kot izdana šele z dnem vročitve.

V danem primeru je tako stranka predložila dokazila še pravočasno, čeprav po podanem roku, ker je organ evidentiral prejetje vloge z dopolnili na datum, ki je en dan pred datumom vročitve odločbe po vročilnici. Vendar pa je stranka očitno predložila le del zahtevanih dokazil. Zato je nadaljnje postopanje organa odvisno od tega, ali dopolnjena dokazila zadoščajo za priznanje pravice oz. pozitivno, ugodilno odločbo. Če tudi ta dokazila niso zadostna, je kljub preuranjeni izdaji odločbe ta, upoštevaje dejstva, zakonita. Če pa dokazila, čeprav delna, omogočajo priznanje pravice, je treba že izdano odločbo odpraviti. To je možno le s pravnimi sredstvi. Če bo stranka vložila pritožbo, mora organ preveriti, ali je možno stranki ugoditi v postopku z nadomestno odločbo po 242. členu ZUP in po 243. členu ZUP. Izrednih pravnih sredstev, po uradni dolžnosti organa, pa ZUP v tem položaju ne omogoča, niti obnove postopka, saj so dejstva, predložena pred izdajo odločbe (čeprav le dan pred vročitvijo) stara in ne nova.