Ali je lahko na prilogi, ki jo je potrebno priložiti k zahtevku za uveljavljanje določene pravice na podlagi področnega predpisa le faksimile podpisa odgovorne osebe, ki je prilogo izdala (npr. projektanta v projektni dokumentaciji kot prilogi zahteve za izdajo gradbenega dovoljenja)?

Po 63. členu ZUP velja, da se vloge lahko vložijo pisno ali ustno (slednje na zapisnik pri organu, pri katerem se vloga oddaja in je pristojen za njihovo obravnavo). To pomeni, da mora biti vloga v pisni obliki napisana, natisnjena in lastnoročno podpisana ali podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim digitalnim potrdilom, če gre za elektronsko obliko vloge. Če temu ni tako, mora organ postopati po 67. členu ZUP.

Glede podpisovanja in žigosanja vlog ZUP nima izrecnih pravil. Z vidika ZUP je važno, da se organ prepriča o resnični volji vložnika, da s podano vlogo uveljavlja pravni interes stranke. Vloga pravne osebe npr. se presoja v smislu formalne popolnosti - ali mora vsebovati žig osebe in podpis zastopnika oziroma ali zadošča samo žig ali le podpis zastopnika, pa se presoja po področnih predpisih, ki urejajo posamezni tip pravnih oseb (npr. gospodarske družbe, društva, javni zavodi itd.). Seveda pa lahko izkaz istovetnosti za potrebe upravnega postopka opredeli tudi področni zakon za določeni tip upravne zadeve (Če področni zakon tega vprašanja ne ureja, je treba upoštevati drugi odstavek 63. člena ZUP, po katerem zgolj žig vložnika ne more zadoščati, saj šele lastnoročni podpis zakonitega pooblaščenca pravne osebe izkaže status pravne osebe kot stranke v postopku, kar je ključno za uvedbo postopka).

Področni zakon pa lahko določi dodatne zahteve za priloge k zahtevi, ko pa podpis ni namenjen izkazovanju prave volje stranke, ampak verodostojnosti priloženih dokazil in s tem izkazu izpolnjevanja pogojev za pridobitev pravice.

Tako npr. Gradbeni zakon (Uradni list RS, št. 199/21 in novele) določa, npr. v četrtem odstavku 39. člena in pri sestavinah zahteve za gradbeno dovoljenje potrebno obvezno priložiti določene priloge, ki morajo biti z vidika verodostojnosti ustrezno potrjene s strani pristojnega organa oz. odgovorne osebe s podpisom, ki jamči za vsebino dokumenta, oz. žigom izdajatelja. Ker z vidika področnega predpisa podpis odgovorne osebe na prilogi ni opredeljen prav kot lastnoročni podpis, ZUP pa v zvezi s tem ne vsebuje posebnih določb, se tako lahko prizna tudi faksimile podpisa. Če pa podpisa sploh ne bi bilo, bi bila vloga formalno nepopolna. Če se naknadno morda ugotovi spornost priloge, ki ni bila lastnoročno podpisana, se vsebina le s faksimilom podpisanega dokumenta preveri v ugotovitvenem postopku.