V upravnem postopku stranka praviloma ni zavezana postopati osebno. Tedaj lahko pooblasti pooblaščenca (ali pa to stori tudi zakoniti zastopnik za stranke, ki nimajo opravilne sposobnosti). Razmerje med pooblastiteljem, stranko v postopku in pooblaščencem temelji na medsebojnem dogovoru med njimi. Vsa dejanja v upravnem postopku torej opravlja stranka ali njen zakoniti zastopnik, ki pa lahko postavita sebi pooblaščenca. Ta zastopa stranko pri vseh dejanjih upravnega postopka, razen v primeru izjav stranke, ko je njena navzočnost potrebna.

Glede obsega pooblastila obstojijo razlike, če gre za pooblastilo odvetniku ali pa drugim pooblaščencem v postopku. Če pooblaščenec ni odvetnik in v pooblastilu ni omejitev, lahko pooblaščenec opravlja vsa procesna dejanja v postopku o tej upravni zadevi, vendar mora imeti izrecno pooblastilo za umik zahteve, za sklenitev poravnave, za prenos pooblastila na drugega ter za vložitev izrednih pravnih sredstev, kar določa četrti odstavek 59. člena ZUP.
Pooblastilo se lahko da kot splošno procesno pooblastilo, ki velja za vse vrste postopkov pred sodišči in upravnimi organi in/oziroma v vseh zadevah, v katerih pooblastitelj nastopa kot stranka, kot pooblastilo za ves upravni postopek (posebno procesno pooblastilo), ali pa je pooblastilo specialno oziroma omejeno (npr. po procesnih dejanjih, po času, po organu, glede na predmet postopka, itd.). Pooblastilo je torej lahko omejeno po upravnem organu oz. v postopkih pred organom, pri čemer je treba navesti, za kateri organ gre (npr. upravna enota), toda ne nujno poimensko (npr. Upravna enota X), če je obseg pooblastila po zadevi sicer jasno razviden. ZUP obravnava samo specialna in posebna pooblastila, ne pa tudi generalnega pooblastila. To pa ne pomeni, da stranka takega pooblastila ne more dati. Nasprotno, stranka lahko poda veljavno generalno pooblastilo ("pooblastilo za zastopanje pred vsemi upravnimi organi"), če le vsebuje vse potrebne sestavine in gre za pravo voljo pooblastitelja, kar pa mora organ preveriti na ravni posamične upravne zadeve.

Čas trajanja pooblastila je različen. V skladu z s 57. členom ZUP se pooblastilo lahko da za ves postopek ali le za posamezna procesna dejanja, lahko se tudi časovno omeji. Če organ dvomi v pristnost pisnega pooblastila, lahko s sklepom odredi, naj stranka ali priči pred organom ali notarjem potrdijo pisno pooblastilo, kot določa 55. člen ZUP.

Pooblastilo se lahko tudi prekliče s strani pooblastitelja/stranke oz. se mu pooblaščenec odpove, a ne sredi dejanja. Učinkujeta pa preklic in odpoved šele od naznanitve organu, ki vodi postopek (58. člen ZUP).