Stranka je vložila zahtevo za pridobitev pravice s popolno vlogo v zakonitem (materialnem) roku iz področnega predpisa, a je organ njeno zahtevo zavrnil (npr. za pridobitev državne štipendije). Stranka se je pritožila, češ da je organ odločil na podlagi nepopolnega dejanskega stanja, ker je upošteval le njeno prvotno vlogo, ne pa še pred izdajo odločbe, a po izteku materialnega roka za vložitev temeljne zahteve, poslane vloge, s katero je dopolnila svoje prvotne navedbe. Pritožbeni organ je pritožbo zavrnil, češ da je bila druga vloga podana prepozno, poleg tega pa naj navedbe ne bi predstavljale novih dejstev, saj stranka ni izkazala, da tega dokazila upravičeno ni mogla predložiti že v osnovnem roku.

Ali sta organa odločila pravilno ali pa bi morala dodatno predložene navedbe stranke upoštevati pri odločitvi?

Stranka je skladno s prvim odstavkom 68. člena ZUP zahtevo vložila pravočasno, saj je organ prejel popolno vlogo v odprtem (materialnem) roku. Vendar pa je stranka svoj dejanski stan dodatno pojasnila v naknadni vlogi, a še preden je organ izdal odločbo na prvi stopnji. Praviloma mora organ v upravnem postopku upoštevati dejansko stanje v času izdaje odločbe, saj ima stranka po drugem odstavku 146. člena ZUP izrecno pravico svoje navedbe dopolnjevati še kadarkoli v ugotovitvenem postopku. Tretji odstavek 238. člena ZUP celo daje stranki možnost, da v pritožbi lahko navaja nova dejstva in nove dokaze, vendar pa mora obrazložiti, zakaj jih ni navedla že v postopku na prvi stopnji. Torej navedbe organov, češ da je stranka predložila dodatne navedbe prepozno, ne držijo, prav tako ne navedba, da bi morala obrazložiti, zakaj teh dejstev ni podala že v osnovni vlogi. Slednje, torej obveza stranke, da pojasni, zakaj ni predložila določenih dejstev že predhodno, velja le po že izvedeni ustni obravnavi oz. v pritožbenem postopku, kar pa ni položaj v danem primeru.

Organa bi torej morala v smislu 8. člena ZUP ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, se pravi dodatne navedbe stranke preveriti in upoštevati. Odločba, ki je bila izdana na podlagi napačno ali nepopolno ugotovljenega dejanskega stanja, je nezakonita in se lahko po dokončnosti izpodbija v upravnem sporu. Prav tako lahko stranka ob pogojih (predvsem rokih) ZUP vloži predlog za obnovo postopka (po 260. členu ZUP).

Organa bi ravnala pravilno, torej ne upoštevala naknadne vloge stranke, samo v primeru, če bi stranka v vlogi, vloženi po izteku materialnega roka za zahtevo, uveljavljala nove ali večje ali drugačne pravice kot s prvotno zahtevo oz. bi to izhajalo posredno iz opisa dejstev.