Organ vodi postopke, v katerih sodelujejo osebe z bivališčem le v tujini, osebe, ki niso znane, ali osebe, ki so v zemljiški knjigi ali drugi evidenci vpisane z imenom in priimkom, a brez kontaktnega naslova, tega pa tudi v drugem državnem registru ni. Kdo je v takih primerih stranka v postopku oz. kdo jo zastopa? Kako se vsem tem osebam pravilno vroča, da lahko štejemo tek in iztek rokov ter dokočen zaključek zadeve?

Po 42. členu ZUP je lahko stranka v upravnem postopku vsaka fizična oseba in pravna oseba, na katere zahtevo je začet postopek (oseba, ki je nosilec pravic) ali zoper katero teče postopek (oseba, ki se ji nalaga obveznost), stranke pa so lahko tudi drugi (skupina oseb itd.), če so lahko nosilci pravic in obveznosti, o katerih se odloča v upravnem postopku.

V kolikor je potrebno opraviti kakšno procesno dejanje zoper osebo, katere prebivališče je neznano in nima pooblaščenca, ji organ ki vodi postopek, po 51. členu ZUP postavi začasnega zastopnika, a zgolj za posamezno procesno dejanje v postopku in če to narekuje nujnost zadeve ali interes stranke ter je treba izvesti postopek v določenem delu brez odlašanja. Če se postavi začasnega zastopnika komu, čigar prebivališče je neznano, razglasi organ svoj sklep na oglasni deski in na enotnem državnem portalu e-uprava z javnim naznanilom (gl. 96.a člena ZUP), po potrebi pa tudi na drug primeren način. Po šestem odstavku 51. člena ZUP ima začasni zastopnik v postopku oziroma pri dejanju, za katerega je postavljen, vse pravice in dolžnosti zakonitega zastopnika (varuje interese stranke).

V vseh ostalih primerih, če stranka sploh ni znana ali ni mogoč stik ali komunikacija s stranko celoten postopek, sploh če gre za poseg v strankin položaj (npr. postopki, uvedeni po uradni dolžnosti), je po Družinskem zakoniku (DZ, Uradni list RS, št. 15/17 in novele) potrebno upoštevati druge oblike varstva pravic strank, in sicer je to zagotavljeno preko skrbnika za posebne primere (ali za določena opravila), ki se ga postavi z odločbo tudi za (cel) konkreten upravni postopek s strani organa, ki vodi ta postopek. To velja posebej, če organ stranki nalaga določene obveznosti oz. dolžnosti, saj lahko pravni položaj stranke po vročitvi obveznostne odločbe varuje le tak skrbnik. Le skrbnik bo lahko zastopal stranko prek pravnih sredstev v zvezi z odločitvami organa. Po 267. členu DZ je organ dolžan ob pogojih, ki jih določa zakon, torej postaviti skrbnika. Po 270. členu DZ, za primere tujih državljanov v neodložljivih primerih varstva osebnosti, pravic in koristi tujega državljana, mora organ o postavitvi skrbnika obvestiti pristojni center za socialno delo, ki mora ukreniti vse, kar je potrebno za zaščito pravic teh državljanov.

Med zastopniki ZUP določa tudi obvezno postavitev pooblaščenca z bivališčem ali sedežem v Sloveniji, kadar gre za aktivne stranke, ki pa nimajo bivališča v RS in je zato otežena komunikacija z organom (glej peti odstavek 53. člena ZUP).

V teh primerih, ko je ključen status stranke kot take oz. zastopstva njenih pravic in pravnih interesov, torej ni pravilno postopanje organov, da bi odredili postavitev le pooblaščenca za vročanje po 89. členu ZUP. Če je stranka poimensko ali z naslovom neznana in tako nedoslegljiva, mora organ omogočiti varstvo njenih pravic prek skrbnika po DZ ali za posamezna dejanja v postopku začasnega zastopnika, ne pa da neposredno postavi samo pooblaščenca za vročitve in akt vroči njemu oz. da zgolj javno vroči nek akt.

Kadar pa gre res le za vprašanje vročanja posameznih dokumentov, ne torej za celostni pravni položaj osebe, ki se ji vroča, se uporabi pravila ZUP o vročanju. Če je bil postopek začet po uradni dolžnosti ali če se organ v postopku obrača na osebo, ki še ni sodelovala v postopku, se vroča na naslov za vročanje, ki ga mora fizična oseba prijaviti po Zakonu o prijavi prebivališča (ZPPreb-1, Uradni list RS, št. 52/16 in novele), in po potrebi tudi na drugem naslovu, če je verjetno, da oseba tam dejansko prebiva. Če se je zvedelo, da na naslovu za vročanje naslovnika dejansko ni, tedaj se mora opraviti vročanje z javnim naznanilom. V tem primeru ne nastopi fikcija vročitve po 87. členu ZUP zgolj s tem, da vročevalec pusti sporočilo o prispelem pismu (po četrtem odstavku 87. člena ZUP), saj naslovnikom je treba vročati še enkrat in to na pravilen način, torej z javnim naznanilom. Javno naznanilo pa mora biti izvedeno na oglasni deski organa in na enotnem državnem portalu e-uprava. Vendar uporaba 96.a člena ZUP (javno naznanilo), če tujec nima veljavnega naslova za vročanje v RS, ni dovoljena, saj se zakonski dejanski stan omejuje le na primere, ko stranke imajo stalno ali začasno prebivališče in s tem naslov za vročanje. Torej se pisanje vroči postavljenemu skrbniku za poseben primer oz. v nujnih primerih za posamezno dejanje postopka, kot je že bilo prej omenjeno, začasnemu zastopniku.