Kako naj ravna organ v primeru, ko stranka želi pridobiti dovoljenje, ki ga po zakonu ni treba pridobiti? Kako pa naj ravna organ v primeru, ko stranki ni več potrebno pridobiti dovoljenja zaradi spremembe predpisa, do katere je prišlo po vložitvi zahteve stranke in pred odločitvijo organa, vendar organ o tej zadevi ni odločil v predpisanem roku?

Oseba mora imeti tri pravno pomembne lastnosti, da bi se lahko udeleževala postopka kot stranka, in sicer sposobnost biti stranka, procesno sposobnost in procesno legitimacijo (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 172). Sposobnost biti stranka ima vsak, ki je lahko imetnik ali nosilec (subjekt) lastnih pravic in obveznosti, o katerih se odloča v upravnem postopku. Na to, ali ima oseba sposobnost biti stranka oziroma pravno sposobnost, mora organ paziti ves čas postopka po uradni dolžnosti (49. člen ZUP).

Procesna sposobnost, ki vselej predpostavlja obstoj pravne sposobnosti, pomeni sposobnost samostojnega nastopanja in opravljanja dejanj v postopku. Takšno sposobnost ima v upravnem postopku samo stranka, ki je popolnoma poslovno sposobna (46. člen ZUP; podrobneje v Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 174-175).

Procesna legitimacija pa se navezuje na zatrjevanje upravičenosti sodelovanja v postopku zaradi varstva lastnih interesov - to legitimacijo pridobi oseba z zatrjevanjem stvarne legitimacije, ki pomeni določeno zvezo oziroma razmerje posameznika do konkretne upravne zadeve, po kateri mu pripadajo določene pravice, obveznosti ali pravne koristi, o katerih se odloča v upravnem postopku. Stvarna legitimacija izhaja iz materialnega prava, o njenem obstoju pa odloči organ z izdajo meritorne odločitve v upravni zadevi - ker tega organ ob začetku postopka ne more z gotovostjo presoditi, je za pridobitev položaja stranke dovolj, da oseba zatrjuje svojo stvarno legitimacijo oziroma da organ v primeru postopka, uvedenega po uradni dolžnosti, verjetno ugotovi možnost obstoja stvarne legitimacije. Procesna legitimacija zahteva obstoj sposobnosti biti stranka v postopku, ni pa odvisna od procesne sposobnosti (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 175-176).

Če oseba na podlagi materialnega prava ne more izkazati svoje procesne legitimacije, ne more biti stranka v upravnem postopku, zato je treba njeno zahtevo zavreči (prvi in drugi odstavek 129. člena ZUP). Sodna praksa je sicer neenotna in v nekaterih primerih to procesno vprašanje obravnava kot vsebinsko in zahteva od organa, da se do tega vprašanja opredeli v odločbi. Teorija ne glede na to meni, da bi bilo potrebno v primerih, ko iz popolne vloge osebe očitno izhaja, da ji neka pravica ali pravna korist ne pripada, tako vlogo zavreči na podlagi druge točke prvega odstavka 129. člena ZUP, v nasprotnem primeru, kot torej to ne bi bilo na prvi pogled očitno, pa bi se morala izdati zavrnilna odločba. Taka rešitev bi bila skladna z načelom ekonomičnosti upravnega postopka (14. člen ZUP), saj se v tem primeru sploh ne bi opravila podrobnejša vsebinska obravnava, ampak bi se vloga zavrgla že v okviru predhodnega preizkusa (ad limine) (gl. npr. Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 397).

Vprašanje spremembe materialnega prava med tekom upravnega postopka sodi v okvir načela zakonitosti delovanja uprave (6. člen ZUP). Temelj odločanja v upravni zadevi je predpis, ki velja v času odločanja organa prve stopnje. Če se predpis med postopkom spremeni, se uporabi spremenjeni predpis. To pa ne velja, če organ ne odloči v roku za izdajo odločbe (222. člen ZUP). V takem primeru mora uporabiti predpis, ki je veljal v času, ko bi moral odločiti - to izhaja iz načela enakosti pred zakonom (14. člen Ustave RS) (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 58; Grafenauer in Breznik, 2009, str. 167).