Pri odpremi odločbe stranki, glavna pisarna odtisne na izvirnik datum odpreme. Ali je to pravilno ali ne?

Vročanje je eno ključnih materialnih dejanj upravnega postopka, saj mora biti stranka postopka seznanjena s potekom postopka in z odločitvijo organa, ki je vodil postopek. Seznanitev s potekom in zaključkom postopka, kot nujen element komunikacije med upravnim organom in drugimi udeleženimi v postopku, se praviloma zagotovi z vročitvijo dokumenta (npr. odločbe) naslovniku (glej Jerovšek et. al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 290). Vročanje je določeno v ZUP (83. člen ZUP in naslednji), kjer se ureja tako načine vročanja kot tudi elektronsko vročanje.


Dokumente praviloma odpremlja glavna pisarna, lahko pa tudi notranje organizacijske enote ali javni uslužbenci sami (glej Kovač et. al, Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, 2008, str. 131). Če javni uslužbenec, ki je pripravil dokument za odpremo, pošilja ta dokument v odpremo glavni pisarni, ji mora (ne glede na to, kdo je dokument podpisal) dati natančno pisarniško odredbo (tudi o zaznamkih na izvirniku), kateremu naslovniku se dokument odpošlje, katere priloge se priložijo in kako naj se dokument odpošlje (osebno, osebno elektronsko, na oglasno desko, navadno, priporočeno, priporočeno s povratnico, navadno elektronsko idr.). Javni uslužbenec lahko odredi, da nosilec odpreme pripravi kopijo dokumenta in jo odpremi (67. člen Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) oziroma Kovač et. al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, 2008, str. 131).


Dokument (npr. odločba) se stranki vroči v fizičnem ali elektronskem izvirniku, v fizičnem ali elektronskem (skeniranem) prepisu. Izvirnik odločbe hrani organ (glej 210. člen ZUP). Pri odpremi lahko organ na svoj izvirnik označi, kdaj je bila odločba odpremljena strankam, da je v pomoč in evidenco njemu samemu. Vendar oznake, ki jih organ označi na svoj izvirnik niso zavezujoče za nikogar, zlasti ne za stranko, saj ZUP (83. člen ZUP in naslednji), natančno določa načine vročanja. Na izvirnik, ki ga organ vroča stranki, ni priporočljivo označevati datuma odpreme, čeprav to ni nikjer izrecno prepovedano.