Stranka je po pošti posredovala zahtevek s prenizko frankirano poštnino, zato je pošta od organa prejemnika zahtevala doplačilo poštnine. Navedeno je predstojnik organa odklonil, vendar je pošta vseeno dostavila pošiljko, vendar z nekaj dnevi zamika, pri čemer organ zahtevano pravico priznava po področni zakonodaji vezano na datum vložitve zahtevka. Ali je organ v takem primeru, ko organ prejme pošto z neplačano (celotno) poštnino, dolžan pričeti postopek ali lahko zavrne prevzem pošiljke, in od kdaj se šteje začetek postopka?

Organ mora zagotavljati sprejem vse pošte v fizični obliki, ki jo k organu prinesejo poštne ali kurirske službe oziroma posamezniki, ves poslovni čas, pri čemer to velja za vse dokumente, ki se nanašajo na organ, ne glede na plačilo poštnine s strani vložnika (glej Kovač et. al., UUP z uvodnimi pojasnili, 2008, str. 64). ZUP določa obveznost sprejema vloge v vsakem primeru, če se vlaga pristojnemu organu, za dodatne procesne predpostavke pa ne daje podlage. Po 63. členu ZUP se pisna vloga izroči neposredno organu oziroma pošlje po pošti, po elektronski poti ali preko osebe, ki opravlja posredovanje vlog kot svojo dejavnost. Tako je nezakonito, če organ zavrne sprejem premalo frankirane pošiljke z zahtevkom oz. pogojuje prevzem s plačilom poštnine. Prav tako poštna ali druga kurirska služba ne more zahtevati od organa, da doplača morebitno neplačano ali premalo plačano poštnino za vlogo, ki je naslovljena nanj; to vprašanje se mora reševati izključno v poslovnem odnosu med pošiljateljem in poštno ali kurirsko službo.

Navedeno je ključno tudi za štetje roka vložitve zahtevka in posledično priznavanja pravice za določeno obdobje. Po določbah ZUP o vlogah velja, da je zahteva vložena in se istočasno postopek ob izpolnitvi procesnih predpostavk začne z dnem prejema vloge pri organu (oz. oddaje, če je ta priporočena oz. z razvidnim datumom). Torej je treba stranki, če se ugotovi, da izpolnjuje pogoje, priznati pravico od dneva vložitve zahteve (oz. prvega dne v naslednjem mesecu), se pravi od prvotnega poskusa pošte izročiti pošiljko organu, saj je bila odklonitev nezakonita.

Od navedenega pa je treba ločiti breme stroškov, ki nastanejo v postopku. Stroške postopka se ugotavlja pred izdajo odločbe in sicer so stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom (tudi pri vložitvi vloge), breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel (113. člen ZUP). Ob izdaji odločbe organ odloči tudi o stroških postopka in naloži stranki, da te stroške poravna v določenem roku.