Kje je zakonska podlaga za izmenjavo podatkov iz uradnih evidenc med organi po elektronski pošti? Ali se lahko tudi odgovor na zaprosilo dobi/da po elektronski pošti ali mora biti pisno? Ali se lahko zaprosilo naslavlja na elektronski naslov uradne osebe ali le na elektronski naslov institucije?

Zakonska podlaga za izmenjavo podatkov iz uradnih evidenc med organi so določbe 66. in 139. člena ZUP in določbe Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele).

V postopku, ki se začne na zahtevo stranke, vlogi ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil. Organ v tem primeru ravna po 139. členu ZUP (tretji odstavek 66. člena ZUP).

Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje, enako pa ravna glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila (tretji odstavek 139. člena ZUP). V tem primeru je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge, zaprošeni organ pa je dolžan te podatke brezplačno posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno (četrti odstavek 139. člena ZUP).

Izmenjava podatkov iz uradnih evidenc med organi javne uprave torej poteka kot breme organov, in to tako v primerih, ko je postopek uveden na zahtevo stranke kot v primerih, ko je uveden po uradni dolžnosti, a se odloča o pravici stranke (gre namreč za postopke, ki se ne uvedejo zoper stranko, ampak v njeno korist, npr. postopki za obnavljanje pravic s področja socialnega varstva) (Jerovšek et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, 2004, str. 420).

V skladu z 90. členom UUP organ, ki vodi postopek, pridobiva podatke o dejstvih iz uradnih evidenc potrebne za odločanje v upravnih in drugih javnopravnih zadevah. Organ pridobiva podatke z elektronskim ali fizičnim vpogledom v uradno evidenco ali na podlagi zahteve, podatki pa se zahtevajo in sporočajo v pisni obliki. V primeru, da se podatki zahtevajo ali sporočijo po elektronski poti, morata biti zahteva ali sporočilo elektronsko podpisana z elektronskim podpisom oziroma mora biti nedvomno razvidno, da je zahtevo ali sporočilo poslala pooblaščena oseba (91. člen UUP).

Na podlagi zahteve se podatki iz uradnih evidenc pridobijo v primeru, ko javni uslužbenec, ki vodi postopek, nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, v kateri se vodijo potrebni podatki. V tej zahtevi se navede zadeva, za katero se pridobivajo podatki, podatki, ki se zahtevajo, in pravna podlaga, zahteva in odgovor pa sta evidentirana pri obeh organih (93. člen UUP). Zaprošene podatke po 95. členu UUP upravljavec uradne evidence, ki je zaprošen za posredovanje podatkov iz uradne evidence, posreduje brezplačno.