Upravni organ je stranki vročil pisanje za katero je določeno osebno vročanje. Ker stranka (naslovnik) v času vročanja ni bila prisotna na naslovu za vročanje, je vročevalec pustil en izvod sporočila o prispelem pismu na naslovu, in sicer v poštnem nabiralniku naslovnika. Poraja se vprašanje, zakaj je potreben drugi izvod sporočila o prispelem pismu, saj fikcija vročitve nastopi že po prvem neuspelem osebnem vročanju, ko vročevalec pusti prvi izvod sporočila o prispelem pismu in naslovnik v 15 dneh ne pride iskat pisanja k vročevalcu?

Osebno vročanje je po 87. členu ZUP obvezno za vsa pisanja, od katerih vročitve začne teči kakršenkoli rok. Za osebno vročanje je predpisana posebna večslojna ovojnica bele barve z mednarodno oznako AR. Ta ovojnica ima dva specialna dela: vročilnico in sporočilo o prejetem pismu (2 identična izvoda). Če je naslovnik prisoten na naslovu, kamor se vroča, mu mora vročevalec vročiti ovojnico z vsebino v roke, pri čemer pa naslovnik in vročevalec izpolnita vročilnico, ki se odtrga od ostale ovojnice in jo vročevalec posreduje organu pošiljatelju.

Če pa je naslovnik odsoten na naslovu za vročanje, mora vročevalec pustiti en izvod sporočila o prispelem pismu na naslovu, in sicer v poštnem nabiralniku naslovnika, če pa tega nima pa na vratih stanovanja, poslovnega prostora oz. v skrajnem primeru v poštnem predalu ali na drugem primernem mestu. Na tem sporočilu je že natisnjeno opozorilo na fikcijo vročitve. Naslovnik ima 15 dni časa, da dvigne pisanje pri vročevalcu. V primeru, da naslovnik v teh 15 dneh pride k vročevalcu, se mu pisanje izroči, pri tem pa se izpolni vročilnica, ki se posreduje organu izdajatelju. Če naslovnik v teh 15 dneh ne pride iskat pisanja, se pisanje 16. dan šteje za vročeno. Vročevalec po pretečenih 15 dneh ovojnico z vsebino pusti naslovniku v hišnem ali izpostavljenem predalčniku, organu pa vročevalec posreduje drugi izvod sporočila o prispelem pismu, kot dokaz, da je bilo naslovniku puščeno sporočilo z opozorilom za nastanek fiktivne vročitve.