Za dodelitev pravice mora pristojni upravni organ preveriti podatke iz evidence, za katero pa zakon, ki ureja to evidenco, določa dostop le drugim organom, ne tem, ki vodijo upravni postopek. Na kom - organu ali stranki - je breme pridobitve teh podatkov?

(Primer: Občinska uprava kot upravni organ vodi upravne postopke dodelitve neprofitnih stanovanj prosilcem, pri čemer je za odločitev pomembno tudi premoženje prosilcev (strank) v obliki vrednostnih papirjev. Zakon, ki ureja nematerializirane vrednostne papirje, pa izrecno določa, da imajo dostop do registra o teh papirjih le organi državne uprave oz. drugi organi, med katerimi ni navedenih organov samoupravnih lokalnih skupnosti, pri čemer zakon sicer določa, da drugi organi vpogledujejo v register za potrebe vodenja upravnih postopkov.)

Organ, ki vodi postopek, mora po načelu materialne resnice ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za pravilno in zakonito odločitev (8. člen ZUP). Po ZUP je načeloma pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc kot izkaz relevantnih dejstev za odločitev v skladu z resničnimi dejstvi breme organa, ki postopek vodi, kot določa 139. člen ZUP. To velja tudi v postopkih na zahtevo strank. Le če gre za davčne tajnosti ali diskriminatorne občutljive podatke ali pa stranka izrecno izjavi, da ne želi, da organ pridobiva podatke v njenem imenu, je ta razrešen tega bremena in stranka sama pridobi ustrezna dokazila (glej Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 417-423).

Seveda pa so določbe področnih predpisov lahko specifične in praviloma kot take nadrejene ZUP. Če področni predpis ne določa pooblastila dostopa do evidence organu, ki vodi postopek, organ lahko ustrezne podake oz. izpisek zahteva od stranke, zlasti če gre za uveljavljanje njene pravice (postopek na zahtevo stranke). Za področni predpis pa se praviloma šteje zakonodaja, ki ureja pravico, pravno korist ali obveznost, ki je predmet upravnega postopka, ne pa predpisi, ki določajo vodenje določene evidence.

V konkretnem primeru nastopi dilema, ker velja poleg (stanovanjske) področne zakonodaje, ki ureja predmet upravnega postopka, in ZUP še o nematerializiranih vrednostnih papirjih (ZNVP-1, Ur. l. RS, št. 75/15 in novele), ki opredeljuje vodenje zadevne evidence, tj. registra nematerializiranih vrednostnih papirjev in izrecno določa, da imajo dostop do registra le državni organi, kamor občinski ne sodijo. Toda ZUP je v razmerju do ZNVP-1 specialnejši, zato bi veljalo, da je breme pridobitve podatkov na (občinskemu) organu in ne stranki. To velja tudi zato, ker ZNVP-1 našteva organe, ki imajo dostop do registra z dodanim navedenim namenom dostopnosti, tj. zaradi potreb teh organov, ko vodijo upravne postopke! Z ekstenzivno razlago tako ZNVP-1 v namene vodenje upravnih postopkov omogoča dostop tudi občinski upravi in tako pridobitev podatkov iz registra kot njeno breme in ne breme prosilcev/strank. Toda hkrati velja v teh upravnih postopkih specialnejši področni predpis glede dodeljevanja neprofitnih stanovanj v povezavi z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22), po katerem se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Stanovanjska zakonodaja pa po posebnem pravilniku na podlagi stanovanjskega zakona določa, da mora stranka pisno pooblastiti organ za vpogled v določene evidence. Zato torej velja, da bi po ZUP in tudi ZVNP-1 organ (občinska uprava) moral sam pridobiti podatke od KDD kot upravljavcev evidenc zadevnih vrednostnih papirjev, toda po stanovanjskih predpisih mora te podatke pridobiti oz. izpiske predložiti stranka sama ali pa s pisnim pooblastilom občinski organ za to pooblastiti. Če slednjega ne stori, je torej breme predložitve podatkov kljub določbam ZUP na stranki, a ne zaradi omejitev v ZNVP-1, ampak področne (stanovanjske) zakonodaje.