Upravni organ je vročil pisanje, pri čemer pa ni jasno, kdaj je bilo to vročeno, ker vročilnice ni v spisu. Kako se lahko dokaže vročitev dokumenta in datum vročitve, če se vročilnica izgubi?

Ali so poleg poizvedbe, ki jo opravi organ na pošto, možna še kakšna druga sredstva za dokazovanje vročitve? Ali organ lahko zavrne potrditev pravnomočnosti akta samo zato, ker ni prejel vročilnice, razpolaga pa z izjavo stranke, da je akt prejela?

Vročitev je zelo pomembno procesno dejanje, saj od vročitve dalje šele nastopijo pravni učinki pisanja. Pri odločbah in sklepih je vročitev posebej pomembna, saj je datum vročitve podlaga za izračun izvršljivosti, dokončnosti in pravnomočnosti akta.

Če vročilnice ni v spisu, kot naj bi bila glede na predpisan način vročanja, in na ta način ni mogoče dokazati vročitve in datuma vročitve, pride v poštev ugotavljanje vročitve z drugimi dokazi po drugem odstavku 98. člena ZUP. Če se vročilnica izgubi, organ torej izvede poseben ugotovitveni in dokazni postopek glede vprašanj:

* ali je bilo pisanje vročeno naslovniku/om in
*točno kateri dan.

Po drugem odstavku 164. člena ZUP se za dokaz uporabi vse, kar je primerno za ugotavljanje stanja in kar ustreza posameznemu primeru. Kot dokaz se lahko uporabijo listine, priče, izjave strank, izvedenci in ogledi. Dovoljeno pa je tudi uporabiti druge dokaze, ki bi pripomogli k ugotovitvi objektivnega stanja stvari, glede na to, ali to dejstvo utegne vplivati na odločitev. Vsa dokazna sredstva imajo enako dokazno moč in je stvar organa, ki izvaja in presoja dokaze, katere dokaze bo štel za utemeljene in verodostojne. 10. člen ZUP navaja, da dejstva, ki jih je moč šteti za dokazna, presodi uradna oseba po načelu proste presoje dokazov. To načelo pa je tudi tesno povezano z načelom materialne resnice (8. člen ZUP), saj le-te ni mogoče zanesljivo in pravilno ugotoviti, če bi bila uradna oseba pooblaščena za vodenje postopka oziroma odločanja pri presoji dokazov vezana na kakršnakoli formalna dokazna pravila (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 99-102). Pri ugotavljanju vročitve se tako poleg dokazovanja s poizvednico lahko kot dokaz uporabi tudi npr. zaslišanje naslovnika ali izjava prejemnika dokument (kot izjava stranke) ali zaslišanje vročevalca (izjava priče).

V dvomu, če z vsemi navedenimi dokazili ni mogoče ugotoviti in dokazati, ali in kdaj je bilo pisanje vročeno, se šteje, kar je stranki/naslovniku v korist (temeljno načelo varstva pravic strank, 7. člen ZUP). Če organ ugotovi, da tisti, ki mu je bil dokument namenjen, le-tega sploh ni dobil, se dokument mora ponovno vročiti, za (vsakega posameznega) naslovnika je to namreč prvič. To mora storiti zato, ker je pomembno, da je bila vročitev dejansko izvedena in da je oseba ta dokument res prejela, sicer ni pravnih učinkov pisanja (tek rokov za pridobitev pravice ali izpolnitev obveznosti ali pravna sredstva).

Potem, ko organ v skladu z 98. členom ZUP ugotovi, da je bil akt vročen (čeprav nepravilno, a z nebistvenimi napakmi, torej je naslovnik pisanje prejel), je v skladu z 225. členom ZUP (po preteku rokov za upravni spor) dolžan potrditi pravnomočnost upravnega akta. Na podlagi zahteve stranke je upravni organ dolžan izdati tudi potrdilo o pravnomočnosti posameznega upravnega akta v skladu s 180. členom ZUP in Pravilnikom o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti, izdanim na podlagi ZUP.

Upravni organ ne more in ne sme v nedogled čakati na vrnitev vročilnice, pač pa mora storiti vse potrebno, da ugotovi ali je bil akt pravilno vročen in na podlagi ugotovitev potrditi dokončnost oz. pravnomočnost upravnega akt. Če vročitve ni mogoče ugotoviti, vendar je stranka zahtevala potrditev le te, pa mora upravni organ po 180. in nadaljnjih členih ZUP izdati zavrnilno odločbo, s čimer stranka pridobi pravno varstvo.