Ali lahko uradna oseba, za katero je stranka zahtevala izločitev, pripravi sklep o izločitvi (zlasti če gre za razloge po 35. členu ZUP, ko mora nemudoma prenehati z opravljanjem dejanj v konkretnem upravnem postopku)?

Takoj ko uradna oseba ugotovi, da je podan katerikoli od navedenih razlogov, zaradi katerega se lahko dvomi o njenem nepristranskem odločanju, mora prenehati z reševanjem konkretne upravne zadeve in o tem obvestiti organ, ki je pristojen za
odločitev o izločitvi. Lahko pa so v konkretnem primeru podane tudi druge okoliščine, zaradi katerih bi lahko nastal dvom o nepristranskem odločanju (prijateljske vezi, sovraštva …). V takem primeru sicer uradna oseba ne prekine z vodenjem postopka, vendar tudi o tem takoj obvesti pristojni organ za odločanje o izločitvi.

Izločitev lahko predlaga tudi stranka sama iz katerihkoli razlogov, pri tem pa mora navesti razloge in okoliščine, zaradi katerih je podan dvom o nepristranosti uradne osebe. Če so našteti razlogi stranke takšni, da že po zakonu zahtevajo izločitev uradne osebe, potem ta ne sme več nadaljevati postopka, razen nujnih dejanj, ki jih ni mogoče odložiti. Zoper sklep o izločitvi na predlog stranke je dovoljena pritožba.

Razlogi za izločitev predstojnika oz. uradne osebe iz postopka so po 35. členu ZUP naslednji:
* če je v zadevi, o kateri teče postopek, stranka, soupravičenec oziroma sozavezanec, priča, izvedenec, pooblaščenec ali zakoniti zastopnik stranke;
* če je stranka ali njen zakoniti zastopnik ali pooblaščenec z njo v krvnem sorodstvu v ravni vrsti ali v stranski vrsti do vštetega četrtega kolena ali če je z njo v zakonski zvezi, ali v svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska zveza prenehala, ali če z njo živi ali je živela v izvenzakonski skupnosti;
* če je skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik stranke, njenega zakonitega zastopnika ali pooblaščenca;
* če je bila udeležena v postopku na prvi stopnji ali je sodelovala pri odločanju.

Obstoj kakšnega od zakonsko naštetih izločitvenih razlogov ali drugih okoliščin (37. člen ZUP) izključuje uradno osebo od nadaljnjega dela v tem postopku (iudex inhabilis ali iudex suspectus). Uradna oseba mora zato takoj opustiti kakršnokoli nadaljnje delo in ne sme opravljati nobenih dejanj v tej upravni zadevi (tudi priprave sklepa) do izdaje sklepa o strankini zahtevi. Izjemo predstavljajo le dejanja, ki se ne morejo odlašati (npr.: nujni ukrepi v javnem interesu po 4. točki 1. odstavka 144. člena ZUP).

Podrobneje, so pristojni organi za odločanje o izločitvi naslednji po 38. členu ZUP:
* resorno ministrstvo odloča o izločitvi uradnih oseb lokalne skupnosti, kadar ti vodijo postopek v zadevah iz prenesene državne pristojnosti;
* predstojnik organa ali organizacije v sestavi ministrstva odloča o izločitvi uradnih oseb organa ali organizacije;
* načelnik upravne enote odloča o izločitvi uradnih oseb upravne enote;
* predstojnik nosilca javnega pooblastila odloča o izločitvi uradne osebe te organizacije v primerih, ko ti odločajo v zadevah, v katerih lahko predstojnik rešuje tudi pritožbo na odločbe take organizacije;
* tajnik občine oz. direktor uprave odloča o izločitvi uradnih oseb uprave samoupravne lokalne skupnosti;
* predstavniški organ samoupravne lokalne skupnosti odloča o izločitvi župana;
* župan odloča o izločitvi tajnika oz. direktorja uprave;
* uradna oseba pa lahko izda sklep o izločitvi za zapisnikarja postopka.

Za izdajo in tudi pripravo sklepa o izločitvi je po 38. členu ZUP praviloma pristojen predstojnik uradne osebe (ne organ). Predvsem zaradi izrecne pristojnosti druge uradne osebe ta oseba, za katero naj bi obstajal izločitveni razlog, nikakor ne sme (niti po pooblastilu odločujočega) voditi postopek ugotavljanja pristranskosti in pripravljati sklep o ne/izločitvi. Navedeno je tudi povsem logično z vidika smisla instituta izločitve uradne osebe kot (potencialno) pristranske, saj bi sodelovanje take osebe pomenilo formalno nezakonitost.

O izločitvi se odloči s sklepom. Pred samo izdajo sklepa na strankino zahtevo mora pristojni organ zaslišati uradno osebo in po potrebi opraviti še druge poizvedbe. V kolikor izločitev predlaga sama uradna oseba, ni potrebno opravljati zaslišanja (uradne osebe, stranke) in dodatnih poizvedb, temveč se le izda sklep o izločitvi. V sklepu o izločitvi se določi uradno osebo, ki bo namesto izločene osebe opravljala posamezna dejanja ali vodila celoten postopek oziroma odločila o zadevi (prvi odstavek 39. člena ZUP).