V organu je bil opravljen izredni nadzor s strani področne inšpekcije (npr. v osnovni šoli). Ob nadzoru so bile ugotovljene določene nepravilnosti, in sicer: postopka niso vodile in odločale osebe, ki imajo opravljen strokovni izpit iz ZUP; 2. nekatere vloge so bile oddane po elektronski pošti brez varnega e-podpisa; organ ni zahteval dopolnitev vlog in o odločitvah je organ izdajal obvestila (o vpisu na sam zavod), ne pa odločb, upoštevaje 214. (obrazložitev) in 215. (pouk o pravnem sredstvu) člen ZUP-a, tako da ni bilo omogočeno pravno varstvo. Inšpekcija je organ opozorila, da mora glede na izvedene postopke (npr. postopek prepisa učenca na osnovni šoli) izdati ustrezne akte in da mora enega od postopkov ponoviti. Ob tem se zastavljajo naslednja vprašanja:
1. Ali lahko uradna oseba uporabi izredno pravno sredstvo obnove postopka po drugem odstavku 268. člena ZUP-a, glede na to, da so postopke vodile osebe, ki ga ne bi smele, saj sedma točka prvega odstavka 260. člen ZUP-a določa, da je možna obnova postopka, če je odločbo izdala uradna oseba, ki je ni imela pravice izdati? Ob tem je treba poudariti, da organ sploh ni izdajal odločb.

2. Ali se lahko pojmuje, da je bil odgovor šole, obvestilo, nepopolna odločba brez obrazložitve in pouka o pravnem sredstvu?

3. Ali naj uradna oseba stranke, ki so bile udeležene v postopku samo pozove, da dopolnijo vloge, in nato izda odločbe, stranki, ki pa je bila udeležena v postopku, pa izda sklep o obnovitvi postopka po uradni dolžnosti ali kaj drugega?

Organ lahko v že izvedene postopke in izdane odločitve posega le s pravnimi sredstvi iz razlogov, ki jih zakon opredeljueje kot relevantne.

Sprejemanje vlog po elektronski poti brez varnega elektronskega podpisa nikakor ni v nasprotju z ZUP-om, celo nasprotno, saj je v tretjem odstavku 67. členu ZUP izrecno določeno, da organ lahko obravnava vlogo, ki jo dobi na prej opisan način, če ne dvomi, da je vlogo poslala oseba, ki je navedena kot vložnik (oz. zakoniti zastopnik).

Zaradi pravne varnosti in varstva pravic strank, zaradi nedvomne vsebine pravice ali obveznosti, o kateri se je odločalo, zaradi lažje izvršitve in da se olajša izpodbijanje odločitve in presoja zakonitosti odločbe, je v upravnem postopku uveljavljena obličnost upravnih odločb, ki sestoji iz pisnosti akta in sestavin določenih v zakonu (212. člen ZUP in naslednji). Nekateri materialni zakoni določajo še posebej strogo obličnost (npr. potni list, prometno dovoljenje, ipd.), spet drugi pa v upravnih zadevah manjše pomembnosti, kjer se ugodi zahtevku stranke in v nujnih primerih zopet odstopajo od načela obličnosti. Pomanjkanje oblike izdane odločbe tako ne more negativno vplivati na pravice stranke v postopku (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 397-398). Ker obličnost akta ne vpliva na njegovo pravno naravo, v opisanih primerih kršitev ni potrebno oz. niti ni dovoljeno uporabljati izrednih pravnih sredstev. V kolikor se izdani akti (obvestila) niso izpodbijali v pritožbenem postopku, bo odločitev ostala v veljavi, ne glede na očitne napake v postopku. Glede na dejstvo, da je organ obveščal o vpisu brez odločb z vsemi sestavinami po ZUP (ni upošteval 214. in 215. člena ZUP), lahko obvestila štejemo kot formalno odločitev. Tudi sodišče je v nekaj primerih (Up 237/2009 in Up 1507/2005) takšno postopanje štelo kot formalno odločitev, zoper katero pa so možna pravna sredstva (čeprav pouka v dopisu ni, je pritožba dovoljena). Zato ne drži, da se stranke zoper "obvestilo" ne bi mogle pritožiti, res pa je, da jih tudi nepopoln pravni pouk ali celo pomanjkanje tega ne obvaruje pred nepoznavanjem zakonov in njihovih pravic, ki jim jih dajejo (npr. 6. člen Zakona o upravnem sporu (Uradni list RS, št. 105/06 in novele)). Ker je bila sama odločitev o vpisu že sprejeta in je veljavna, bi novo izdana odločba ustvarila nedopustno situacijo, ko bi o isti stvari organ ponovno odločal.


Kar se tiče postopka prestopa učenca, mora zavod odločiti v upravnem postopku z upravno odločbo, vendar v kolikor je zavod tudi v tem primeru odločil s pisnim "obvestilom", velja enako kot pri vpisu. V kolikor zavod sploh ni izdal nobene odločitve, potem mora to storiti takoj, saj vloga/postopek ne more ostati brez odločitve.

Glede uporabe izrednega pravnega sredstva obnove postopka se sedma točka 260. člena ZUP nanaša izključno na primere, če je odločbo izdala (podpisala) oseba, ki jo ne bi smela, zato zakon ne dovoljuje obnove, če so v postopku samo sodelovale osebe, ki niso izpolnjevale formalnih kriterijev glede opravljenega strokovnega izpita, tako da so postopek vodile, ne pa tudi odločile.